‘Kans om forecasting te verbeteren’

Heijnsbroek, managing partner van data-analytics adviesbureau MIcompany en docent Big Data Strategie op de Universiteit van Amsterdam, spreekt regelmatig met CFO’s. Het valt hem op dat de opkomst van finance- en ERP-software de afstand tussen de CFO en data sterk heeft vergroot. En daardoor mist de CFO een kans om forecasting meer “fijnmazig en betrouwbaar” te krijgen. “Dit gebeurt nu vaak op basis van geaggregeerde in plaats van ruwe data”, zegt Heijnsbroek. Terwijl daardoor juist zoveel mogelijk wordt. “Hier ligt een grote kans.”

Waarom heeft de CFO de grip op de data verloren?
“De financieel directeur van vroeger werkte met handgeschreven journaalposten. Na de ERP-golf zijn we in een fase gekomen waarin niemand meer naar die posten zelf kijkt. Alles wordt automatisch bijgewerkt, controllers krijgen rapporten uit het systeem. De controlevraag is nu of de systemen nog wel goed werken. Vroeger gingen medewerkers nog wel eens door de details van de boekhoudlijsten, maar werken of het bewerken van data gebeurt nu eigenlijk veel minder. Laat staan dat je op die data interessante berekeningen doet. 

"De controller werkt op basis van gemiddelden, met geaggregeerde data. Terwijl in de wereld van big data en AI steeds meer vraag is naar ‘granulaire’ inzichten, op detailniveau dus. Het gaat niet meer om ‘de klant’, als een grote homogene groep, maar juist om specifieke segmenten van klanten. In de golf van big data, lijkt finance zelfs een stap omhoog gegaan qua fijnmazigheid, en heeft daardoor geen enkele connectie meer met de data waar het op dit moment om gaat.”

Waarom is die grip op data zo hard nodig? 
“De CFO gaat over rendementsturing. Op dit gebied ligt er een kans om met de data op detail niveau, de sturing van rendementen te verbeteren. Of het nu gaat om investeren in fte’s, marketingcampagnes, of het machinepark. 

“Tegelijkertijd is het gewoon noodzaak. Zaken als risicomanagement, rapportages aan aandeelhouders en forecasting behoren tot de kern van de financiële functie. De vraag is hoe je in control kunt zijn op het gebied van deze essentiële taken, als je niet goed vooruit kunt kijken. Hoe je trendbreuken door de impact van digitalisering kunt identificeren als je naar geaggregeerde omzet per product kijkt. Dan ga je heel veel missen. 

“De CFO wil adviseren en controleren. Dat kan niet goed, wanneer je niet in de data kunt kruipen. Want de rapportages die de ERP-systemen leveren gaan niet ver genoeg. Door de forecasting op ruwe data te baseren krijgen stakeholders betere informatie, krijgt het bedrijf beschikking over betere scenario-analyses en heeft finance meer zicht op hoe het gaat in het bedrijf. Zeker nu de rest van de wereld steeds meer vooruit gaat kijken, is dat gewoon een must.

“De CFO kan het bedrijf ook optimaliseren door over divisies en klantgroepen heen te kunnen kijken, om te bepalen hoe en waar men return on equity kan krijgen. Waar moet het bedrijf in investeren, waarin minder. Voorheen kon dat met geagregeerde data, nu staat er een bak met gegevens tot de beschikking. Denk naast financiële data ook aan gegevens over prijzen van goederen van concurrenten, feedback op social media, data van HR… Dat gevoel voor de data moet daarom terugkomen bij die CFO.”

Wat is er nodig om meer uit data te halen?
“Over het algemeen geldt dat bedrijven beter moeten worden in de vaardigheden en het begrip van data. Ook de CFO moet die vaardigheden dus leren. Want een bedrijf kan wel meer aan forecasting gaan doen, maar hoe beheer je zo’n ingewikkeld forecasting systeem dat op machine learning technieken gebaseerd is? En hoe test je het? Daar zijn nieuwe skills voor nodig. Gezien het belang hiervan gaan mensen die deze vaardigheden hebben harder groeien binnen het bedrijf dan mensen die dit deze niet hebben.

“Over het algemeen zie je nog weinig mensen met bijvoorbeeld analytische skills binnen finance. Een wiskundige of econometrist zal het over het algemeen niet aantrekkelijk vinden om zich in de accountancy wereld in te werken. Daar draait het namelijk puur om terugkijken, in plaats van het vinden van verbanden en patronen. In de corporate wereld zie ik binnen finance nog veel traditionele profielen, al neemt de awareness voor data analytics wel toe.”

Op welk niveau zitten finance-afdelingen met forecasting?
“Probleem is dat er nog veel op basis van spreadsheets gebeurt. Die hangen met plakband aan elkaar en zijn niet gelinkt. Vaak is er sprake is van tientallen tot wel honderd verschillende spreadsheets die input geven op de forecasting. Daardoor worden er berekeningen gemaakt die niet met elkaar gekoppeld zijn en krijg je inconsistenties. Bovendien zijn er vaak geen datafeeds aangelegd, er is sprake van handmatige input, waardoor er fouten ontstaan. De ene forecast zegt dan iets anders dan de andere. De discussies gaan vervolgens daarover in plaats van over de inschattingen. Het is dus zaak om in die ‘spreadsheet jungle’ te gaan snoeien.  Het standaardiseren van de aanpak en die verschillende bronnen bij elkaar brengen. Dan pas kun je betere output krijgen.
 
“Voor finance draait het in eerste instantie om de topline. Maar als die eenmaal staat, kan men ook forecasts op andere gebieden gaan doen. Voorspellingen over bijvoorbeeld de vraag per product, klantgroep of land, die zijn voor inkoop ook interessant. Slimme modellen kunnen bovendien ook inzicht in variantie geven. Wat is de kans dat een scenario zich voordoet?”

Welk advies geef je CFO’s die forecasting naar een hoger plan willen brengen?
“Allereerst moeten ze kiezen voor een nieuw paradigma. CFO’s moeten niet meer inzichten willen halen uit data, want nog meer inzichten leiden uiteindelijk zelfs in de finance-functie tot ‘informatie-overload’. Hoe meer inzichten je creëert, hoe complexer het wordt.

"Ze moeten kiezen om op een echte datagedreven manier te gaan werken. Dan komen die inzichten vanzelf. Dat betekent dat je het forecasting-algoritme bijvoorbeeld gaat automatiseren, Die spreadsheet jungle moet omgebouwd worden tot één systeem. Neem een bedrijf dat honderden producten heeft in verschllende landen, en klantsegmenten. Je kunt topdown dan gemakkelijk een systeem bouwen, waarin die misschien wel honderden verschillende forecasts consistent verbonden zijn.  Dus als de verkoop van het ene product stijgt, kan dit betekenen dat een ander daalt. 

“Uiteindelijk de uitdaging om die data-gedreven finance-functie te bouwen om één ding: en dat is dat finance weer zelf toegang krijgt tot de data. Alleen op deze manier kan een CFO de control- en adviesfunctie versterken.”