Topprioriteit voor CFO’s: kun je je data wel vertrouwen?

Beslissingen nemen, risico’s beheersen, plannen maken; dat doe je op basis van relevante data en inzichten. Er is tegenwoordig meer data dan ooit beschikbaar, dus dat is het probleem niet. Organisaties worstelen vooral met de manier waarop je al die data effectief gebruikt.

Rob Cools is Product Marketing Director bij Workday.

Het is een veelgehoord probleem. Finance teams werken met data die afkomstig is uit een veelheid van systemen. Ze zijn veel tijd kwijt met het verzamelen en het eenduidig maken van data om die vervolgens in een hapklaar formaat voor de business klaar te zetten. Dat is een arbeidsintensief proces, dat snelle beslissingen in de weg staat. Dat blijkt ook uit ons recente onderzoek ‘Finance Redefined’ waarvoor wereldwijd 670 CFO’s en financiële beslissers werden bevraagd. Daaruit kwam naar voren dat slechts 35 procent van de respondenten structureel gebruikmaakt van geavanceerde analytics voor planning, budgettering en prognoses. Wat zijn de belemmeringen? ‘Inefficiënte systemen’ staat op nummer twee van de belangrijkste barrières om bedrijfsinzichten te verwerven uit data. Het slecht kunnen integreren van financiële en niet-financiële data staat op één.

‘A single source of truth’

Gebrekkige systemen zijn een belangrijke drempel om data effectief te gebruiken. Ik zie dat regelmatig bij bedrijven die ik bezoek. Daar wordt elke maand de boekingsperiode afgesloten, waarvoor de data wordt opgehaald, bij elkaar gebracht, geformatteerd en vervolgens geanalyseerd. Tegen de tijd dat je dan de cijfers aan de organisatie kunt presenteren, ben je twee weken verder en is het al te laat om adequaat te reageren. Dat betekent dat je altijd terugkijkt naar historische data. Je analyseert nooit de actuele data die je zou kunnen gebruiken om direct een beslissing te nemen.

Lees ook: Hoe CFO's het tekort aan talent bij finance kunnen oplossen

Ik denk dat dit een van de topprioriteiten van CFO’s zou moeten zijn. Hoe weet je zeker dat de cijfers die jouw teams gebruiken accuraat en actueel zijn? En hoe kun je ervoor zorgen dat iedereen altijd met één en dezelfde dataset werkt. Dat is een noodzakelijke voorwaarde om gefundeerde beslissingen te nemen. Engelstaligen noemen dit: a single source of the truth. Waarom is het zo belangrijk om één bron van ware cijfers te hebben? Op veel gebieden (zo niet  overal) kan dat een groot verschil maken.

Managers voeden met juiste data

Als je realtime data en inzichten van hoge kwaliteit rechtstreeks beschikbaar kunt maken op de laptops en mobiele apparaten van managers, heeft dat een grote positieve impact op hun manier van werken en op de beslissingen die ze kunnen nemen voor hun teams en de organisatie. Bij ons heeft Finance voor de managers dashboards ingericht in het systeem. Op elk moment hebben zij een overzicht van hun afdeling en zien ze de status van budget en prognoses versus daadwerkelijke uitgaven en bezetting. Zo kunnen zij op elk moment zelf beslissingen nemen voor de lopende periode. Op basis van actuele gegevens kunnen ze bijvoorbeeld meer budget beschikbaar stellen of budgetten verschuiven. Dat helpt managers om op een meer strategisch niveau te opereren en om op koers te blijven. Bovendien kunnen ze beter verantwoording afleggen en zijn ze meer bewust van de financiële implicaties van beslissingen.

Geavanceerde analytics

Bij de verdere ontwikkelingen van analytics – door meer operationele data toe te voegen en nieuwe technologieën als machine learning en AI in te zetten – wordt het des te belangrijker om één bron van data te hebben. Meer relevante data gebruiken – ook uit externe bronnen – levert diepere en rijkere inzichten op. Dan wordt het wel cruciaal om ervoor te zorgen dat iedereen met één en dezelfde dataset werkt.

Sterke partnerschappen en inhoudelijke conversaties

De grootste winst van een enkele bron van waarheid is dat de kwaliteit van de gesprekken tussen Finance en de andere organisatieonderdelen sterk verbetert. Het gebeurt nog maar al te vaak dat de managers van Finance, HR, marketing en andere afdelingen een vergadering hebben en dan allemaal over verschillende data beschikken. Er gaat veel tijd verloren met de discussie over wat de juiste en meest relevante cijfers zijn. Die tijd zou je beter kunnen gebruiken met een inhoudelijke conversatie over wat de cijfers daadwerkelijk betekenen. Als iedereen dezelfde (lees: juiste) data heeft, gaat het niveau van de conversatie omhoog en heeft iedereen veel meer vertrouwen in de genomen beslissingen.

Het zijn mooie tijden nu Finance dankzij technologische ontwikkelingen in staat is om meer gegevens – en niet alleen de puur financiële cijfers – beter te gebruiken om meer waarde toe te voegen aan de business. Maar dan moet de basis wel goed zijn. Je moet kunnen vertrouwen op de data. Alleen dan kun je echt profiteren van de verdere ontwikkelingen in analytics.