CFO’s van grote bedrijven hebben het niet makkelijk. Alsof onderhandelingen met banken over kredietlijnen en convenanten nog niet genoeg stress opleveren, staat tegenwoordig een andere afdeling klaar om het leven zuur te maken: KYC… Know Your Customer.

Klinkt onschuldig, bijna vriendelijk: een bank die je beter wil leren kennen. Maar vergis u niet. Waar de afdeling Bijzonder Beheer tenminste nog doet alsof ze samen met u aan een oplossing werken, lijkt KYC soms meer op een digitale hindernisbaan vol formulieren, bewijsstukken en onmogelijke vragen.

Wat is KYC eigenlijk?
In essentie: de wettelijke plicht van banken om te weten wie hun klanten zijn en waar hun geld vandaan komt. Op papier nobel en noodzakelijk, in de praktijk een bureaucratische monsterklus. Banken zijn doodsbang voor toezichthouders en boetes, dus gooien ze de bal volledig bij de klant. En die klant bent u.

KYC is geen eenmalige exercitie. Het is een doorlopende verplichting. Zodra u denkt dat u alles hebt ingeleverd, komt er een nieuwe mail: “Kunt u toch nog even deze aanvullende documenten opsturen?”

Leadership in Finance Summit | Expeditie CFO

De wereld verandert. Onvoorspelbaar. Complex. Vol risico’s én kansen. Juist nu vraagt leiderschap méér dan alleen cijfers. Het vraagt visie. Lef. Kompas. Tijdens 𝗘𝘅𝗽𝗲𝗱𝗶𝘁𝗶𝗲 𝗖𝗙𝗢 gaat een selecte groep CFO’s het avontuur aan door een landschap vol onzekerheid. Geen standaard conferentie,  een dag vol reflectie, strategische verdieping en inspiratie.

Reserveer jouw ticket

Waarom CFO’s dit moeten weten
De KYC-afdeling kan uw dagelijkse business flink frustreren. Nieuwe financieringen kunnen weken vertraging oplopen, internationale betalingen worden geblokkeerd en contracten met leveranciers staan stil totdat u het juiste formulier uit 2009 hebt teruggevonden.
Met andere woorden: het is niet alleen irritant, het kan ook direct impact hebben op de liquiditeit en continuïteit van uw bedrijf.

De ironie van KYC
Het wrange is dat banken jarenlang zonder blikken of blozen miljarden door hun systemen lieten vloeien richting witwassers, drugskartels en belastingontwijkers. Nu moeten juist, de keurige bedrijven, bewijzen dat ze geen schimmige constructies in Panama hebben.
En CFO’s weten: hoe groter het bedrijf, hoe groter de lijst met entiteiten, aandeelhouders en UBO’s (ultimate beneficial owners). Elk kruisje op het formulier leidt tot een nieuwe vraag.
Kortom: KYC is soms minder een “know your customer” en meer een “kill your customer”.

Lees ook op CFO.nl: Frank Erkens (Holland Integrity Group): “Voor een succesvolle aanpak van fraude is het essentieel om verder te kijken dan interne systemen.”

Hoe u zich kunt voorbereiden
De beste manier om niet kopje-onder te gaan in de zee van formulieren is proactief te zijn. Zie het als een belastingcontrole: u weet dat hij komt, u weet dat het pijnlijk wordt, maar u kunt er wel voor zorgen dat u niet compleet verrast wordt.

Zes Take-Aways voor CFO’s

1. Bouw een KYC-dossier op voordat de bank erom vraagt.

Zorg dat u altijd up-to-date documenten paraat hebt: statuten, organogram, UBO-overzichten, jaarrekeningen, kopieën paspoorten van bestuurders, verklaringen van aandeelhouders. Denk aan een digitale map met alles netjes geordend.

2. Maak iemand verantwoordelijk.

Wijs binnen uw finance team één persoon aan die KYC-dossiers beheert. Niet sexy, wel cruciaal. Deze persoon wordt uw interne “KYC-officer” die weet welke documenten waar liggen en hoe vaak ze vernieuwd moeten worden.

3. Naam nummer controle.

U verstuurt een factuur op naam van een bedrijf. Komt de betaling ook daadwerkelijk van dat bepaalde bedrijf of van een ander bedrijf met een ander bankrekeningnummer. Check dit.

4. Verwacht vertraging en plan vooruit.

Nieuwe financiering nodig? Reken niet op een snelle doorlooptijd. Reserveer extra weken in uw planning, want zonder volledig KYC-dossier geen cent op de rekening.

5. Communiceer proactief met uw bank.

Ga in gesprek met de KYC-afdeling alsof u een klant bent die service verwacht. Vraag wat zij precies nodig hebben en tot wanneer. Zet afspraken zwart op wit. Humor kan helpen: een luchtige opmerking maakt de relatie net wat menselijker.

6. Zie het als reputatiemanagement.

KYC is niet alleen compliance, het zegt ook iets over hoe u uw bedrijf bestuurt. Een CFO die zijn KYC op orde heeft, straalt betrouwbaarheid uit. Banken onthouden dat – en dat kan u in de toekomst juist helpen.

ESG, greenwashing en fraude

Met het definitief worden van de CSRD, opent zich voor de accountant het ESG domein ter controle. Dat betekent dat er heel wat nieuwe niet-financiële situaties door de accountant moeten worden gecontroleerd, waarbij de gecontroleerde huishouding er wellicht belang in stelt iets te mooi voor te stellen of juist te verzwijgen (greenwashing versus greenhushing). In deze cursus neemt forensisch accountant Peter Schimmel je mee in deze complexe nieuwe wereld.

Bekijk de cursus

Nieuwe realiteit
KYC is de nieuwe realiteit. Lastiger dan Bijzonder Beheer, bureaucratischer dan de Belastingdienst en soms komisch in zijn absurditeit. Maar met voorbereiding, structuur en een beetje relativeringsvermogen kunt u als CFO het tij in uw voordeel keren.

Of, om het in banktermen te zeggen: zie KYC niet als kostenpost, maar als investering in vertrouwen.

Lees ook op CFO.nl: Niels Koenen (CFO van Acknowledge): “Ik heb gemerkt dat Business Controllers en Finance Controllers elkaar scherp kunnen houden in data-kwaliteit.”