Lagere kosten, meer functionaliteit en beter in control met EPM-tool

Voordat we hier een uitspraak over doen, bekijken we eerst uit welke componenten EPM-tools bestaan. Vervolgens beschrijven we kort de hedendaagse EPM-markt om ten slotte in te gaan op de bovengenoemde selectiecriteria.

Componenten van EPM-tools

EPM-tools (of 'EPM solutions') vergroten de nauwkeurigheid en transparantie binnen talloze financiële processen. Dat stelt CFO's in staat een breed scala aan financiële, operationele en marktinformatie beter en vaak sneller te kunnen analyseren. De meest uitgebreide tools bieden tegenwoordig de volgende functionaliteiten, ook wel EPM-componenten genoemd: budgeting, planning & forecasting (BP&F), profitability modelling & optimization (PM&O), strategic planning and forecasting, financiële consolidatie & close management en ten slotte financial en management reporting & disclosure.

Marktoverzicht

Uit recent marktonderzoek blijkt dat 35 procent van de beursgenoteerde bedrijven en zelfs tot 65 procent van het middelgroot tot groot mkb gebruikmaken van Excel of legacy systemen voor hun cruciale financiële processen. Deze zelfgebouwde tools zijn vaak erg foutgevoelig, inefficiënt, kosten veel onderhoudstijd en bieden beperkte functionaliteit.

Steeds meer bedrijven realiseren zich dit en besluiten tot de aankoop van een EPM-tool bij een externe leverancier. Deze EPM-markt groeit nog steeds en we zien een gestage toename van het aantal bedrijven dat tot de aankoop van een EPM-tool overgaat. De EPM-markt wordt gedomineerd door de grote drie, te weten IBM, SAP en Oracle. De tools van deze leveranciers hebben allemaal een sterk productportfolio en bieden alle bovengenoemde componenten aan, maar worden ook wel eens als te groot of te duur beoordeeld. Bovendien geldt voor deze leveranciers dat veel functionaliteit in het verleden is aangekocht middels overnames van andere (EPM-)leveranciers. Hierdoor is van een echt geïntegreerde EPM-oplossing geen sprake, ondanks verwoede pogingen van deze leveranciers om de gebruiker anders te doen geloven.

Daarnaast zijn er op de markt talloze specialistische leveranciers die zich richten op slechts een of enkele van bovengenoemde EPM-componenten. Een ander specialisme dat de laatste jaren sterk opkomt, is ‘EPM in de cloud’.

EPM-tools – selectiecriteria

CFO’s hanteren talloze criteria als ze een keuze moeten maken voor een EPM-tool, maar goed beschouwd kunnen we daarin drie hoofdgroepen onderscheiden.

• Functionaliteit

• Leverancierskenmerken

• TCO

Functionaliteit is een erg belangrijk selectiecriterium. De EPM-tool moet immers allereerst kunnen doen wat de CFO wil, oftewel aan de systeemeisen voldoen. Deze eisen of 'requirements' verschillen per bedrijf en zijn sterk afhankelijk van de complexiteit van de financiële bedrijfsvoering van het bedrijf.

Onder functionaliteit vallen vele subcriteria, waarvan onderstaande de belangrijkste zijn.

• 'One version of the truth', oftewel consistentie van output

• Snelheid

• Analysefunctionaliteit

• Geïntegreerd platform, ook wel een geïntegreerde oplossing genoemd

• Schaalbaarheid en flexibiliteit

• Workflow en audittrail

Daarnaast willen bedrijven weten met wat voor leverancier ze in zee gaan. Is de leverancier wel financieel solvabel en kan hij continuïteit van de support waarborgen? Maar ook zaken als after sales, customer service en marktkennis kunnen belangrijke overwegingen zijn wanneer een leverancier beoordeeld wordt. Verder speelt de vraag of de leverancier in staat wordt geacht de transitie goed te begeleiden en hoeveel impact de transitie heeft op de huidige bedrijfsvoering.

Tot slot TCO. TCO omvat alle kosten die zijn toe te rekenen aan de gehele life-cycle van de EPM-tool. De life-cycle begint met eenmalige, projectgerelateerde kosten, ook wel 'one-off' kosten genoemd. De belangrijkste one-offs omvatten de volgende kosten.

• Licentiekosten voor de aanschaf van de tool

• Consultancykosten voor de implementatiepartner en de leverancier

• Kosten voor IT, zoals hardware, andere licentiekosten en eventueel netwerkkosten

• Personeelskosten in verband met training en de inhuur van tijdelijke krachten om projectmedewerkers te vervangen.

Gedurende de jaren volgend op de implementatie bestaan de belangrijkste kosten (buiten de salariskosten van de gebruikers) uit de volgende onderdelen.

• De jaarlijkse maintenance- en supportkosten die men aan de leverancier betaalt

• Consultancykosten voor upgrades of aanpassingen na organisatorische veranderingen.

Bij de financiële beoordeling van EPM-tools wordt helaas nog vaak alleen gekeken naar de one-off kosten. Een TCO-benadering verdient echter de voorkeur, omdat behalve de one-offs ook de jaarlijkse kosten significant kunnen verschillen.

Conclusie

In toenemende mate vereisen markomstandigheden dat CFO’s enerzijds nieuwe manieren zoeken om hun kosten te verlagen, terwijl ze anderzijds geacht worden steeds beter 'in control' te geraken. Daarnaast worden CFO's steeds vaker afgerekend op het behalen van strategisch organisatiedoelstellingen.

Om aan beide eisen te kunnen voldoen moeten CFO's de beschikking krijgen over verbeterde tools die een meer strategische focus ondersteunen. Alle grote leveranciers van EPM-tools zijn zich hiervan bewust: waar EPM-tools traditioneel alleen gericht waren op BP&F en consolidatie en reporting, zie je dat ze nu in toenemende mate ondersteuning bieden aan deze behoefte van de CFO. Maar aan al die functionaliteit hangt een evenredig prijskaartje. En hierin schuilt het dilemma van de keuze van de juiste tool: TCO versus functionaliteit. Dat dilemma is alom bekend en bevat niets nieuws: kwaliteit kost immers geld.

Toch lijkt dit niet op te gaan voor grote bedrijven die opereren in een complexe omgeving en snel veranderende marktomstandigheden. Voor deze bedrijven lijkt TCO het belangrijkste selectiecriterium te zijn. Door de complexiteit waarmee ze dagelijks worden geconfronteerd, zijn ze aangewezen op het topsegment van de EPM-markt. Alleen deze leveranciers – zo wordt geredeneerd – kunnen tegemoet komen aan hun requirements. Kijkend naar de aangeboden functionaliteit van de grote drie, kun je stellen dat ze alle in staat zijn aan de meeste requirements te voldoen. Uiteraard zijn er verschillen en is de ene leverancier wellicht meer geschikt voor bepaalde marktsegmenten dan de andere, maar grosso modo is er weinig verschil in aangeboden functionaliteit. Functionaliteit is voor dit soort bedrijven als het ware een ‘hygiëne’-factor geworden, een noodzakelijke voorwaarde.

De markt lijkt zich hiervan bewust en de crux lijkt toch te liggen in het ontwerp van de tool. Sommige EPM-tools bieden werkelijk een volledig geïntegreerde oplossing met alle gewenste functionaliteit die vergelijkbaar is met de traditionele grote drie. De voordelen zijn evident: één database, één applicatie, één licentie, wat de noodzaak tot data-matching en afstemming verkleint of zelfs elimineert met behoud van alle functionaliteit. Deze tools zijn vaak niet alleen sneller, maar hebben ook een aanzienlijk lagere TCO – zowel wat de licentieaanschaf (slechts één in plaats van meerdere licenties voor verschillende toepassingen) als wat de terugkerende consultancykosten betreft, omdat onderhoud en upgrades sneller gaan voor geïntegreerde oplossingen. Nieuwkomers op de EPM-markt – zoals OneStream XF – hebben deze ‘integrated approach’ nadrukkelijk als voorwaarde in hun ontwerp gesteld en dat lijkt vruchten af te werpen: wel de functionaliteit en dus voldoen aan de hygiëne-factor, maar simpelweg veel goedkoper.

Pascal Walk en Patrick Nas zijn partner bij Agium EPM. Agium EPM is gespecialiseerd in Oracle EPM en is tevens OneStream partner.