Meer inkoop? Meer fraude

Door Maarten Erasmus 

Volgens de jaarlijkse fraude-in-dicator van Crow Clark Whitehill gaat in westerse landen gemiddeld 6 procent van de omzet verloren door fraude. Een belangrijk deel hiervan, 5 procent , is inkoopfraude. Ook andere rapporten, bijvoorbeeld van PWC, stellen dat veel fraude terug te voeren is op eigen medewerkers en leveranciers. Bekende trucs zijn het opvoeren van extra kosten op de factuur, of leveranciers die een complot smeden met medewerkers, bijvoorbeeld om valse facturen te laten goedkeuren of betalingen naar een privérekening te sluizen.

Er zijn grote verschillen tussen de onderzochte organisaties. Crow Clark Whitehill vond in de 10 jaar dat zij onderzoek doet, uitschieters naar 0.02 procent en 27.5 procent van de omzet. Veel verschillen zijn terug te voeren op de cultuur van de organisatie, in het bijzonder de ethische cultuur van het management. In organisaties met veel fraude ontbreekt de ‘natuurlijke supervisie’. 

De ethische cultuur komt extra onder druk te staan in bedrijven die veel zaken doen in hoge risicolanden en in bedrijven met een sterke bonuscultuur. Dit is terug te zien in de ranglijst van sectoren. Productiebedrijven en financiële dienstverleners prijken daarin bovenaan en aan de onderkant staan zorginstellingen en onderwijs, die de minste fraude kennen. 

In de praktijk wordt fraude meestal ontdekt door een interne audit, een tip of door toeval. Veel organisaties investeren in maatregelen om fraude aan het licht te brengen, variërend van een klokkenluidersregeling tot het ophangen van camera’s. Inkoopfraude is volgens de opstellers van het rapport goed op te sporen. Hiertoe volg je de relatie tussen de uitgaven, betrokken individuen en leveranciers. Niet alleen op papier, maar ook in de praktijk. Dus met inbegrip van de ingekochte artikelen of diensten en de gerelateerde werkprocessen.

Het valt op dat in organisaties waar de inkoopuitgaven zijn gedaald, ook het verlies door fraude is gedaald en vice versa. In de meeste sectoren zijn de inkoop-uitgaven echter toegenomen. Dat is de reden dat fraude in het algemeen stijgt. Ten opzichte van 2016 is de fraude in absolute zin met 10 procent toegenomen. Het geeft hoop dat organisaties die maatregelen nemen succesvol zijn in het signaleren en voorkomen van fraude. Dus als de inkoop toeneemt, let dan ook meer op fraude.

Maarten Erasmus is managing consultant bij Emeritor