Transfer Pricing Compliance is een complexe uitdaging waar iedere multinational mee te maken heeft. Michel Wessel, CFO van Royal Talens, zag in AI een kans om zijn organisatie te helpen voldoen aan verschillende internationale regels.

Michel Wessel, sinds 2011 CFO bij Royal Talens, heeft zijn internationale financiële carrière opgebouwd bij verschillende bedrijven: Polaroid, Alcan, Amcor. Sinds 2011 is hij CFO bij Royal Talens. Ook daar heeft hij te maken met een breed scala aan financiële en strategische uitdagingen. “We zijn actief in meer dan 100 landen en beheren een complex netwerk van productie, distributie en verkoop. Dit betekent dat Transfer Pricing Compliance een grote rol speelt in onze financiële strategie.”

Transfer Pricing bij Royal Talens
Royal Talens, opgericht in 1899, is een toonaangevende producent van kunstschildersverf. Naast eigen productie is de organisatie gespecialiseerd in de verkoop van aanverwante producten zoals canvas, penselen, ezels, mediums en vernissen. Veruit de meeste producten worden geproduceerd in Nederland, maar het bedrijf heeft een wereldwijd netwerk van distributiecentra, verkoopkantoren en fabrieken. Wessel: “Onze fabriek in Denemarken heeft zich gespecialiseerd in hobbyverf en de fabriek in Spanje in schoolverf en olieverf voor de lokale markt. Deze fabrieken worden ondersteund door veertien verkoopkantoren en een zestal distributiecentra die onderling factureren en wereldwijd producten verzenden. Dit brengt aanzienlijke Transfer Pricing-uitdagingen met zich mee.”

Lees ook op CFO.nl: Acht gevolgen van AI op het dagelijks werk bij bedrijven

Ook het beheer van intellectueel eigendom en royalties voor merken als Amsterdam, Sakura, Talens, Rembrandt en Van Gogh, vereist zorgvuldige coördinatie. “De juiste transferprijzen moeten worden vastgesteld tussen de fabrieken en verkoopkantoren, rekening houdend met productcosting en supply chain-complexiteit. Strikte naleving van compliance-vereisten is noodzakelijk, waarbij uitgebreide documentatie richting belastingdienst vereist is. In Denemarken moet Royal Talens, sinds de aangescherpte Deense fiscale wetgeving in 2021, binnen 60 dagen na de deadline voor de vennootschapsbelastingaangifte, gedetailleerde informatie over de bedrijfsstructuur aanleveren aan de belastingdienst, over activiteiten, financiële prestaties en gecontroleerde transacties.”
Deze complexe structuur brengt aanzienlijke uitdagingen met zich mee op het gebied van Transfer Pricing. “Het voldoen aan Transfer Pricing-wetgeving vereist een enorme hoeveelheid documentatie, analyses en coördinatie. Zonder de juiste systemen loop je risico op fouten en mogelijke sancties”, aldus de CFO.

De rol van AI in Transfer Pricing Compliance
AI speelt een steeds belangrijke rol bij het optimaliseren van deze processen en het waarborgen van naleving van de regelgeving. Tijdens de Leadership in Finance Summit, een paar jaar geleden, raakte Wessel in gesprek met gelijkgestemde fi nanciële experts van Smart4Aviation en Samskip over de uitdagingen rondom Transfer Pricing Compliance: “We kwamen tot de conclusie dat er geen echt goede tool op de markt was die governance en documentatie kon stroomlijnen. Daaruit ontstond het idee om met een groep Launching Customers, waaronder Royal Talens, een AI-oplossing te ontwikkelen.”

Voor de oplossingen van de complexe Transfer Pricing Compliance vraagstukken is uiteindelijk gezocht naar de samenwerking met internationale bedrijven die, net zoals Royal Talens te maken hebben met TP Compliance. Wessel: “De tool, ‘Claire’, die wij ontwikkeld hebben op basis van een offline AI Language Model (LLM), biedt een geavanceerde maar veilige manier om complianceprocessen te beheren. In tegenstelling tot online AI-tools functioneert deze oplossing volledig offline, waardoor gevoelige financiële en juridische informatie beschermd blijft tegen cyberdreigingen en voldoet aan GDPR-regelgeving. Het grote voordeel van een offline AI-oplossing is dat je alle voordelen van AI benut zonder het risico van datalekken of ongewenste toegang tot bedrijfsgevoelige informatie.”

Lees ook op CFO.nl: Konstantin Dzhengozov (CFO van Payhawk): “Een CFO kan zorgen dat een bedrijf niet in de AI-kloof valt.”

De businesscase van ‘Claire’: ClariTPAI
‘Claire’ biedt gebruikers een data interface voor een duidelijk overzicht van hun entiteiten en fiscale vraagstukken. Daarnaast zorgt ‘Claire’ voor gestroomlijnde audits met automatische rapportages en transfer pricing documentatie. Wessel: “Al met al biedt de tool een enorme efficiëntie in tijdsbesteding en substantiële reductie van externe (tax) consultancy kosten. Onze AI-tool kan grote hoeveelheden gegevens snel en nauwkeurig te analyseren. Dit stelt bedrijven in staat om trends te identificeren, afwijkingen te detecteren en nauwkeurige benchmarks te creëren.”

Omdat ‘Claire’ een tool is die niet direct te maken heeft met de core business van Royal Talens, is bewust gekozen om de ontwikkeling niet te integreren in de eigen AI/LLM-werkgroep, maar uit te besteden. Wessel: “Gezien de grote vraag in de markt naar iets als een Transfer Pricing tool, was het een no-brainer om met behulp van externe partners de juiste AI-oplossing te ontwikkelen. Daarvoor is het bedrijf ClariTPAI opgericht. Met ClariTPAI helpen we nu dus niet alleen onszelf, maar ook collega bedrijven om de Transfer Pricing documentatie – zoals masterfiles, local files, CbC-reports – te archiveren, de TP rapportage te vereenvoudigen en de jaarlijkse TP update te monitoren – en om compliant te blijven aan de Internationale OESO-standaarden. Bij automatische monitoring moet je denken aan updates van intercompany transacties en compliance-eisen.”
De grootste uitdaging voor ClariTPAI ligt nu in het uitrollen van de TP tool bij de Launching Customers. Wessel: “Maar daarvoor zij we sinds kort gestart in samenwerking met een partner in software.”

AI en de CFO-rol
De ‘hype’ rondom AI heeft, ook bij Talens, geleid tot torenhoge verwachtingen, maar volgens Wessel begint nu de fase waarin de echte implementatie uitdagingen duidelijk worden. Binnen Royal Talens is een AI/LLMgroep opgezet waarin medewerkers uit verschillende disciplines samenwerken om het gebruik van AI binnen de organisatie te stimuleren. “We werken in de projectgroep met betaalde versies van CoPilot en ChatGPT om AI te integreren in onze processen. Daarnaast is er een gedragscode opgesteld voor het gebruik van AI.”

De rol van de CFO is de afgelopen jaren sterk geëvolueerd. Waar de focus vroeger lag op financiële verslaglegging, worden CFO’s nu gezien als strategische leiders die data-gedreven besluitvorming aansturen. Wessel: “Als de juiste oplossing niet bestaat, moet je hem zelf ontwikkelen. Dat vraagt om ondernemerschap binnen Finance, maar het is ook noodzakelijk om concurrentievoordeel te behalen.”
De case van Royal Talens laat zien hoe AI een krachtig instrument kan zijn voor CFO’s die grip willen krijgen op specifieke uitdagingen. Door te investeren in een op maat gemaakte AI-oplossing heeft het bedrijf niet alleen de compliance-processen geoptimaliseerd, maar ook besparingen gerealiseerd en de governance verbeterd. Aan CFO’s die zich afvragen of AI hun organisatie kan helpen in het stroomlijnen van hun compliance heeft Wessel een tip!: “De toekomst is digitaal. Het moment om de eerste stap te zetten in AI is nu!”

Leadership in Finance Summit | Expeditie CFO

De wereld verandert. Onvoorspelbaar. Complex. Vol risico’s én kansen. Juist nu vraagt leiderschap méér dan alleen cijfers. Het vraagt visie. Lef. Kompas. Tijdens 𝗘𝘅𝗽𝗲𝗱𝗶𝘁𝗶𝗲 𝗖𝗙𝗢 gaat een selecte groep CFO’s het avontuur aan door een landschap vol onzekerheid. Geen standaard conferentie,  een dag vol reflectie, strategische verdieping en inspiratie.

Reserveer jouw ticket