Natasha Solovyova is Head of Finance & IT bij het Clingendael Institute, dat is de officiële benaming voor de CFO van het bekende Nederlands kennisinstituut voor internationale betrekkingen. De oorspronkelijk uit Oekraïne afkomstige CFO woont al 26 jaar in Nederland.
“Ik heb een finance- en informatica-achtergrond en ben mijn carrière ooit gestart bij de TU Delft. Daar heb ik 15 jaar gewerkt in verschillende Finance posities. Daarna wilde ik wel wat anders en heb ik als Finance Manager gewerkt, onder andere bij Fitch Finance en bij VluchtelingenWerk Zuid-Nederland. Toen mijn opdracht daar klaar was, was ik op zoek naar iets anders en kwam Clingendael op mijn pad. Hier combineer ik IT en Finance, wat ik ook eerder heb gedaan bij de Technische Universiteit: controlling op onderzoeksgebied in een managementpositie.”

“Toen ik aankwam, wisten we aan het einde van het jaar echt niet waar we op zouden uitkomen.”

Van rapporteren naar voorspellen

Toen Solovyova aankwam bij Clingendael waren er binnen Finance en IT genoeg uitdagingen. De finance-organisatie professionaliseren, een goede planning- en controlecyclus opzetten, nieuwe mensen aannemen. “De administratie had vaste medewerkers, maar controlling was nog in ontwikkeling. Dat vond ik een mooie klus om voor een langere periode aan te pakken. Dus ik heb nieuwe controllers aangenomen en de controlling rondom de projectorganisatie opgezet. We hebben goede maandrapportages opgezet, strakke sturing en structuren, met iedere maand cijfers en goede voorspellingen van resultaten. Toen ik aankwam, wisten we aan het einde van het jaar echt niet waar we op zouden uitkomen. Qua vastlegging was Finance redelijk goed op orde, maar voorspellingen, vooruitkijken was heel moeilijk. Er werd een financieel systeem gebruikt dat heel basic was ingericht en waar in vijf jaar niet veel meer mee gedaan was. Met mijn kennis van zowel Finance als IT was het goed om daar ook stappen in te maken.”

In de vijf jaar dat Solovyova nu in dienst is, zijn er mooie resultaten geboekt. “De voorspelbaarheid van resultaten en prognoses is sterk verbeterd. Mensen weten waar ze naartoe werken. Het op tijd signaleren van groei of tegenslagen zorgt voor een betere sturing en groei van de organisatie.”
Het geheim van de CFO? “Ik stel doelen voor mezelf en weet waar ik naartoe wil, werk met een uitgestippelde lijn en begrijp dat er in het begin tegenslagen kunnen zijn. Wij zijn als instituut indirect sterk afhankelijk van externe ontwikkelingen, meer dan andere bedrijven in Nederland.”

“Mijn ouders zijn gevlucht naar Nederland na de inval en ik heb hen de eerste twee jaar thuis opvangen, dus de oorlog kwam op deze manier heel dichtbij.”

Oorlog, energiecrisis, groei

De oorlog in Oekraïne, de energiecrisis daarna – voor veel bedrijven was het een zeer moeilijke periode, maar de experts van een kennisinstituut als Clingendael werden overal gevraagd. “Onvermijdelijk onderdeel van onze business is dat we veel opdrachten binnenkrijgen als er veel crises zijn in de wereld. Groei is dus zeker niet onze missie, maar we willen met onze kennis en expertise graag bijdragen aan een duurzame en rechtvaardige wereld. Dat blijft onze focus.”

Zag Solovyova, die opgroeide in Oekraïne de Russische inval eigenlijk aankomen? “Ik heb het scenario meerdere keren besproken met onze experts in de maanden daarvoor. We zagen wel dat er steeds meer dreiging werden geconstateerd, maar niemand dacht dat het echt zou gebeuren. Zelf kon ik het ook niet geloven. Ik ben opgegroeid in de Sovjet-Unie, met een Russisch-Oekraïense vader en Oekraïense moeder. Heb ook het begin meegemaakt van Oekraïne als een zelfstandige staat. Daarna ben ik naar Nederland gekomen dus de oorlog heb ik gelukkig niet meer van dichtbij meegemaakt. Maar mijn ouders zijn gevlucht naar Nederland na de inval en ik heb hen de eerste twee jaar thuis opvangen, dus de oorlog kwam op deze manier heel dichtbij.”

Als CFO moest Solovyova ook iets met de oorlog . “In de anderhalf jaar na de inval heeft Clingendael ongeveer 10-15% groei doorgemaakt, zowel qua FTE als qua omzet. De groei is verdeeld over trainingen aan diplomaten en professionals en in onderzoeksprojecten. Onze naamsbekendheid is flink vergroot de afgelopen jaren, en dat trekt ook meer animo voor onze trainingsprogramma’s.”

“Je loopt als Finance vaak achteraan, want de business doet eerst alle deals, tenders en sales.”

Financial control 

Wat betekent een dergelijke groei voor financial control? De CFO is er eerlijk over: “Je loopt als Finance vaak achteraan, want de business doet eerst alle deals, tenders en sales – dat is de businesskant. Daarna word je geconfronteerd met de facturen en orders die verwerkt moeten worden. Maar door de automatiseringsslagen die ik in de Coronatijd heb doorgevoerd, is dat best soepel verlopen. Dankzij de lessen die we leerden tijdens Corona konden we de verhoogde stroom van facturen goed verwerken met de capaciteit die we nu hebben. Voor volgend jaar zijn we bezig met verdere ontwikkelingen en inrichting in ons AFAS-systemen en projectrapportages via PowerBI.”

Het Finance team van de CFO is niet zo groot. “Ik heb twee financiële medewerkers, twee projectcontrollers en een werkstudent als projectadministrateur. Samen verwerken wij rond de 450 projecten en samen met onze collega’s zorgen wij voor 20 miljoen aan omzet.”
Clingendael doet ook vaak mee in tenders voor grote EU-projecten, wat weer een aparte dynamiek met zich meebrengt. “EU-projecten binnenhalen is goed voor onze positie in Brussel. Maar deze projecten zijn vaak vrij bureaucratisch, met allerlei extra rapportagevereisten. En vaak worden onze tarieven niet volledig vergoed. Dat moeten je dan wel goed incalculeren. Wanneer je minder marge haalt bij die projecten dan bij andere opdrachten, moet het wel ergens gecompenseerd worden. We zijn een stichting, dus we streven niet naar hoge winsten, maar wel naar gezonde en duurzame resultaten om ons voortbestaan te waarborgen.”

Lees ook op CFO.nl: Louise van Schaik (Head of Unit EU & Global Affairs, Clingendael): “De onrust rondom de Rode zee was te voorzien als je iets wist van de verhoudingen in de regio.”

Geef jouw finance team een voorsprong: stuur ze naar FM Dag 2025!

Op dinsdag 15 april nemen we tijdens FM Dag 2025 een diepe duik in de kleine veranderingen die zorgen voor grote impact. Geïnspireerd door The Tipping Point van Malcolm Gladwell ontdekken jouw finance professionals hoe ze AI-tools kunnen inzetten, rapportages digitaliseren en data-analyse versterken. Het resultaat? Meer efficiëntie, betere beslissingen en een organisatie die klaar is voor de toekomst. Investeer in de ontwikkeling van jouw team en maak gebruik van onze speciale groepstickets met korting. Zorg dat jullie deze kans niet missen!

Meer informatie