Niet alleen CFO heeft baat bij automatisering van finance

Door Chris Pope, VP of Innovation van ServiceNow

Aangezien financiële afdelingen een cruciale rol spelen binnen organisaties, wekt dit de verwachting dat binnen deze afdeling gebruik wordt gemaakt van de meest efficiënte en in hoge mate geautomatiseerde processen. Maar we weten allemaal dat dit lang niet altijd het geval is. Sterker nog, er wordt nog steeds vaak teruggegrepen op Excel-sheets als tooling. Hoe komt dat en hoe kan dat veranderd worden?

Trage processen
Uit onderzoek van Gartner blijkt dat op de financiële afdeling, na de juridische en de IT-afdeling, processen vaak het langzaamst verlopen. En dat blijft niet onopgemerkt; 73% van de financiële medewerkers ervaart toenemende druk om sneller te werken, ook omdat de vraag naar financiële informatie stijgt en budgetten hetzelfde blijven (of zelfs dalen). Kortom, de CFO moet op zoek naar efficiëntere financiële processen.

Maar hoe? De CFO bevindt zich van oudsher in een lastige situatie omdat hij een sluitstuk vormt van de procesgang binnen een organisatie. Gegevens die door andere medewerkers worden gegenereerd vormen de basis van zijn werkzaamheden. Deze data komen bovendien uit systemen die vanuit origine niet gemaakt zijn voor data-extractie en de processen zijn daar dan ook niet op ingericht. In de praktijk komt het vaak erop neer dat gegevens als plat bestand uit een systeem worden gehaald en in Excel gezet om vervolgens bewerkt te worden. 

Hierdoor is niet alleen de vraag gerechtvaardigd of de verstrekte data ook de juiste data zijn. Het werpt ook de vraag op hoe de betreffende data geïnterpreteerd dienen te worden. Praktisch voorbeeld: banken moeten gegevens aanleveren bij de ECB. In praktijk betekent dit dat ze hun systemen leegtrekken, in een Excel-sheet zetten en op basis daarvan de meer dan honderdvijftig datavelden van de ECB invullen. Maar iemand van de afdeling hypotheken kijkt hier met een andere bril naar dan iemand van de afdeling betalingen, waardoor er andere databewerkingen worden uitgevoerd om tot de gevraagde gegevens te komen. 

Dat maakt het probleem van de CFO extra complex: niet alleen heeft hij onvoldoende middelen om uit data relevante conclusies te trekken en op basis daarvan beleid vast te stellen. Hij beschikt ook niet over de tools om naar de buitenwereld toe eenvoudig een consistent beeld te kunnen geven. Er is altijd een interpretatie en bewerking van de cijfers nodig om deze geloofwaardig te maken. 

Procesautomatisering doorbreekt vicieuze cirkel
Hoe verander je deze situatie? Het automatiseren van dergelijke data-extractieprocessen kan een oplossing zijn, maar hiervoor is het noodzakelijk om te weten welke data uit welke systemen gehaald moeten worden en welke bewerking vervolgens nodig is. Daarvoor zijn investeringen nodig, en daar loopt het nog te vaak spaak. procesoptimalisatie is geen investering die direct wordt terugverdiend. In de huidige tijd is het lastig om voor dergelijke investeringen geld vrij te maken. 

Het is daarom onverstandig om alles in één keer te willen vervangen. En zelfs als je dit zou willen, is het onmogelijk om dat voor elkaar te krijgen. Veel verstandiger is om te bepalen waar de grootste pijnpunten liggen en daar slimme oplossingen voor te implementeren. Op die manier maak je veranderingen in werkprocessen direct tastbaar (in positieve zin). Denk bijvoorbeeld aan het vervangen van IT-systemen die aan de achterkant onnodig complex zijn, wat een negatieve invloed heeft op werknemersproductiviteit. 

Daarnaast is het belangrijk om te benadrukken dat de hele C-suite de vruchten plukt van een efficiëntere processen op de financiële afdeling. CFO’s moeten dit dan ook duidelijk maken wanneer ze voor investeringen in werkprocessen pleiten. Leg de COO uit dat de operatie efficiënter zullen verlopen; geef de CIO mee dat hij de beschikking krijgt over een overzichtelijker IT-apparaat, in plaats van het onoverzichtelijke woud aan applicaties waar op dit moment mee wordt gemaakt; vertel de CHRO dat personeel efficiënter ingezet kan worden, zinvoller en strategischer werk zal uitvoeren en daardoor tevredener zal zijn. Ook de CRO zal de vruchten plukken van efficiëntere processen doordat bijvoorbeeld de risicorapportages richting toezichthouders worden verbeterd. Wanneer de financiële ratio verbetert, zijn minder reserves nodig in het toetsingskapitaal en daar wordt de CFO zelf weer gelukkig van. Op die manier is de cirkel weer rond.