Bereid u voor op veranderingen in regelgeving

Door Grant Thornton

Als de spelregels van de race veranderen, zijn goed voorbereide raceteams in het voordeel. Voor ondernemingen geldt dat net zo als het om wet- en regelgeving gaat. 

Veranderingen in wet- en regelgeving kunnen kansen bieden, maar met veel ondernemingen die zich richten op het dagelijks overleven, zijn recente veranderingen in de (internationale) regelgeving bijzonder problematisch gebleken. In de beginfase van de pandemie moesten overheden snel handelen om levens te beschermen en de economie te ondersteunen. Nu de aandacht zich richt op de toekomst en het herstel, zijn verdere veranderingen in de regelgeving onvermijdelijk. Nu veel overheden spreken over een 'groen herstel' kunnen de milieu-, sociale en bestuursregels strenger worden. In sommige landen kiest de overheid voor een beleid om de lokale productie en dienstverlening te stimuleren. 

De onderzoeksgegevens van ons International Business Report laten zien dat de bezorgdheid over regelgeving en bureaucratie tijdens de crisis is toegenomen: 47 procent van de respondenten wereldwijd ziet regelgeving als een beperking in de eerste helft van 2020, vergeleken met 43 procent in de tweede helft van 2019. 

Terwijl de overheid de regels aanscherpt, moeten ondernemingen zorgen dat ze aan deze regels kunnen voldoen, terwijl ze tegelijkertijd gebruikmaken van stimuleringsprikkels die het herstel bevorderen.  

Blijf op de hoogte van de laatste regels 
Het is te verwachten dat overheden en andere instanties in alle regio's en sectoren de regels blijven aanpassen naarmate we meer uit de crisis komen. Dat geldt in mindere mate in Nederland, maar speelt zeker in andere landen. Of het nu gaat om gezondheids- en veiligheidsmaatregelen in de winkel of op kantoor, insolventiewetgeving of rapportageregels: de richtlijnen kunnen snel veranderen. Dus zeker voor ondernemingen die internationaal zakendoen is het belangrijk om daarop in te spelen en de gevolgen door te vertalen op alle relevante onderdelen binnen de organisatie. Het duidelijk, nauwkeurig en tijdig communiceren van veranderingen aan werknemers, die met deze veranderingen in de regelgeving te maken krijgen, is van cruciaal belang voor de naleving van deze regels. Geef regelmatig updates, al dan niet ondersteund door virtuele trainingen en personeelspresentaties, om de boodschap en het gedrag te versterken. 

Houd er ook rekening mee wat nieuwe regels betekenen voor uw leveranciers of elders in de keten, zeker als het gaat om  gereguleerde activiteiten. Het is van cruciaal belang om grip te krijgen op de veerkracht van derde partijen. 

Arie Kuiper, partner global compliance bij Grant Thornton, zegt: "Zorg voor een goed proces om veranderingen in wet- en regelgeving te monitoren en snel de vertaalslag te maken naar de gevolgen voor uw onderneming. Natuurlijk kunnen wij u daarbij helpen. Grant Thornton verzamelt wereldwijd alle specifieke regelingen in een internationale database.” 

Zorg voor up to date processen voor compliance-verplichtingen in verschillende landen 
Door verschuiving van prioriteiten als gevolg van de crisis is er minder focus op het naleven van complianceregels. Maar dat is niet zonder risico en kan onnodige kosten tot gevolg hebben. Kuiper: “Door de crisis hebben ondernemingen hun handen vol om de zaak draaiende te houden en dagelijkse problemen op te lossen en is er minder aandacht voor wettelijke verplichtingen en het volgen van veranderingen op dat gebied. Daardoor loopt u het risico dat u niet meer scherp op het netvlies heeft wanneer u welke aangiftes moet doen bijvoorbeeld. Zeker als u internationaal zaken doet met landen die veel strikter handhaven op nalevering van de regels. Dat kan u forse boetes op leveren. Zorg dus dat u – of uw accountant – dat goed in de gaten houdt.” 

Naast de feitelijke veranderingen in de regelgeving in afzonderlijke landen worden internationale ondernemingen geconfronteerd met meerdere uitdagingen op het gebied van compliance, zoals taal, tijdzones en verschillende instanties voor rapportage, de vennootschapsbelasting en de omzetbelasting. 

Kuiper vult aan: "Bij payroll is de problematiek groot als gevolg van de crisis. Werknemers hadden geen inkomsten of werkgevers konden salarissen niet meer betalen. Het was een grote uitdaging de steunmaatregelen vanuit de overheid te implementeren in de verschillende salarissystemen. Dat geldt vooral voor internationaal opererende ondernemingen, die te maken kregen met afwijkende regels in verschillende landen.” Die complexiteit neemt alleen maar toe naarmate de steunmechanismen van de overheid evolueren en versmallen. 

Kuiper vervolgt: "Als u over de grenzen zaken doet en dus te maken heeft met een grote diversiteit aan compliance regels, is streng projectmanagement nodig. Het kan dus van onschatbare waarde zijn om iemand te hebben die u daarin ondersteunt en/of werk uit handen neemt." 

Wees de overheid een stap voor: probeer te begrijpen wat ze willen bereiken 
Christiaan Buizer, partner tax bij Grant Thornton, zegt: "Ondernemingen moeten meer gevoel krijgen bij de plannen en denkrichting van de overheid en begrijpen welke kant het uitgaat, zodat ze daar snel op in kunnen spelen." 

"Bij een duurzaam bedrijfsmodel moet u zich bewust zijn van wat er om u heen gebeurt. Stel dat ik producten verkoop die schadelijk zijn voor het milieu of maatschappelijk ongewenst zijn. De kans is groot dat die producten uit de schappen worden gehaald. Dan mag je verwachten dat ik daar op voorhand al rekening mee houd. Hetzij door mijn producten aan te passen hetzij door mijn assortiment te veranderen."  

Sinds vorig jaar zijn er veel subsidieregelingen door de pandemie. Waarvan sommige ook best ingewikkeld. Breng goed in kaart waar u recht op heeft, waar u aan moet voldoen en hoe u het aan kunt vragen. En voorkom dat u straks moet terugbetalen. Buizer: “De NOW-regelingen zijn in het leven geroepen als noodsteun. Toch zijn er genoeg voorbeelden van ondernemingen die ondanks de steun dividend of bonussen willen uitbetalen. Natuurlijk is dat begrijpelijk, maar is er dan wel sprake van nood. De kans is groot dat zij straks een groot deel van de steun moeten terugbetalen. Denk dus na over wat de overheid met dit soort regelingen wil bereiken en handel in de geest van de wet. Het kan veel schade aanrichten als u dat niet doet.”  

Als het gaat om voorbereiden op regelgeving moet u ook denken aan de formatie van het nieuwe kabinet. De kleur van het nieuwe kabinet bepaalt welke kant we op gaan. Het nieuwe regeerakkoord laat dan misschien nog even op zich wachten maar rond Prinsjesdag is zeker nieuwe wetgeving te verwachten. Buizer voegt toe: “Ik verwacht dat het nieuwe kabinet doorpakt op een aantal zaken die nu al aan de orde zijn, zoals klimaat en duurzaamheid of omgaan met fraude zoals nu in de toeslagenaffaire. Dillema’s als strenger handhaven bij fraude, maar toch oog houden voor de menselijke maat. Die lijn zal een nieuw kabinet zeker doorzetten.” 

Sinds oktober 2020 is ook het UBO-register ingevoerd als voortvloeisel uit Europese regelgeving. Ook dat is wetgeving waar ondernemers mee te maken krijgen. Er is veel kritiek geuit op de regeling. Buizer: “Het privacy vraagstuk is vooral onderwerp van de discussie. In hoeverre moet je alles van elkaar weten. Aan de andere kant is transparantie belangrijk. Weten voor en met wie je werkt en wie aandeelhouders zijn.”  

Om maar weer even terug te grijpen op de racerij: het is niet voor niets dat de regels zo vaak veranderen in de formule 1. Dat leidt tot innovatie bij concurrerende teams. Op dezelfde manier moeten ondernemingen reageren op de veranderingen in wet- en regelgeving. Maar denk ook na over de duurzaamheid van uw bedrijfsmodel en de langetermijnkoers om u binnen uw sector te onderscheiden. Buizer: “Naast veelal Europees ingestoken wetgeving, zijn het in Nederland vooral ethische discussies die nu spelen, waarbij een moreel beroep wordt gedaan op de ondernemer: Gedraag u als een goed ondernemer. Volg niet alleen de regels van de wet, maar kijk ook naar wet ethisch verantwoord is.”  

Maak een pitstop
In een serie artikelen delen wij inzichten met u – ondernemingen in het middenbedrijf – om u te helpen kijken naar de externe en interne mogelijkheden om uw bedrijfsstrategie te ondersteunen, prestaties te verbeteren en uw veerkracht te vergroten.
Abonneer u om 'in de race' te blijven