Onderzoek: helft van financials ziet maverick buying als probleem

Maverick buying zorgt voor hogere kosten, gebrek aan inzicht en extra handmatig werk.

Bijna de helft van de finance medewerkers vindt maverick buying binnen zijn of haar organisatie een probleem, blijkt uit recent onderzoek door DirectResearch en ICreative. Niet verwonderlijk, want maverick buying kan onder meer leiden tot hogere kosten, bijkomend handmatig werk en gebrek aan inzicht in de geldstromen. Maar hoe kunnen organisaties hier iets aan doen?

Wat is maverick buying?

Als we het hebben over maverick buying, dan gaat het over aankopen die buiten bestaande contracten met leveranciers om worden gedaan. Met andere woorden: deze aankopen zijn niet bij voorbaat goedgekeurd, en er gelden geen bestaande inkoopprocedures voor.

Organisaties doen er goed aan om maverick buying te minimaliseren. Er kleven namelijk verschillende nadelen aan deze ongecontroleerde aankopen, zoals:

Geen afspraken met leveranciers

Allereerst vormt het gebrek aan gunstige leveranciersvoorwaarden een probleem. Hierdoor betaalt uw bedrijf hogere prijzen dan het geval zou zijn als de aankoop binnen de leveranciersvoorwaarden zou geschieden. In een gewenst scenario profiteert een bedrijf van volumekortingen, maar maverick buying opereert daarbuiten en drijft daardoor de prijzen flink op.

Beperkt grip op uitgaven

Daarnaast bemoeilijkt maverick buying het behouden van voldoende inzicht over de binnenkomende en uitgaande uitgaven. Zodra de financiële afdeling een factuur ontvangt na afloop van de aankoop, is er pas grip op de zaak. Rijkelijk laat, want zo wordt een financieel medewerker onverwachts opgezadeld met het afboeken van een onverwachte order. Een verspilling van zowel tijd als geld. Met alle gevolgen van dien voor het beheren van budgetten of het maken van financiële prognoses.

Extra werk voor finance afdeling

Ten slotte zorgt maverick buying voor veel extra werkdruk waar geen rekening mee gehouden is. Niet-gecontracteerde uitgaven moeten per order handmatig worden ingevoerd, en dat kan zo maar eens flink oplopen qua werkuren. Dat is
kostentechnisch natuurlijk niet erg efficiënt en is bovendien vervelend voor de
financiële afdeling.

Financials ervaren maverick buying als probleem

Dat laatste zien we ook terug in de cijfers in het Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2024. Uit het onderzoek blijkt dat meer dan de helft (54%) van de financiële professionals in grote organisaties maverick buying ervaart als problematisch. Voor middelgrote bedrijven ligt dit percentage op 44%. Inkopers ervaren dit probleem minder vaak; 33% van de inkopers bij grote bedrijven en 29% bij middelgrote bedrijven beschouwen dit als een probleem.

Hoe groot het probleem daadwerkelijk is, komt ook naar voren in het rapport. Grootbedrijven hebben namelijk gemiddeld 41% van hun indirecte kosten niet onder controle. In het mkb is het aandeel maverick buying nog veel groter: daar gebeurt gemiddeld 60% van de indirecte uitgaven niet onder beheer.

De cijfers liegen er niet om: maverick buying komt vaak voor binnen bedrijven. De impact hiervan op de totale bedrijfsfinanciën mag niet onderschat worden. Bij grootbedrijven zijn de indirecte kosten namelijk goed voor gemiddeld 34% van de totale bedrijfsuitgaven. In het mkb is dat 28%.

Maverick buying voorkomen

Kortom, effectief spend management zou bij veel bedrijven hoog op de agenda moeten staan. Dit is het proces van het beheren, volgen, analyseren én verbeteren van de uitgaven binnen een organisatie. Een aantal best practices voor het minimaliseren van maverick buying binnen een organisatie:

Betrek medewerkers bij het proces

Maverick buying is regelmatig het gevolg van inefficiënte inkoopprocessen, waarbij een medewerker het liever makkelijk dan moeilijk oplost. Ga dus actief aan de slag om feedback op te halen bij medewerkers, want zij zijn uiteindelijk degenen die het verschil gaan maken als het gaat om het elimineren van maverick buying.

Duidelijke inkoopprocedures

Zonder duidelijkheid geen handhaving. Begin dus met het opstellen van heldere inkooprichtlijnen. Daarbij horen ook nauwkeurig gedefinieerde goedkeuringsniveaus en een afgekaderde selectie van leveranciers. Een inkoopportaal kan hierbij uitkomst bieden. Via een inkoopportaal kunnen medewerkers op eigen initiatief benodigdheden bestellen, waarbij ze de keuze hebben uit vooraf geaccordeerde producten. Zo kan een bedrijf erop toezien dat er alleen producten van geselecteerde leveranciers beschikbaar zijn. Ook een goedkeuringsflow kan automatisch worden ingesteld. Op deze manier wordenbestelprocessen eenvoudig en toegankelijk gemaakt voor medewerkers,waardoor compliance de norm is, in plaats van een omslachtige optie.

Training en bewustwording

Een bewuste medewerker is een medewerker die de regels naleeft, over het algemeen genomen. Zorg dus voor voldoende training om erop toe te zien dat de medewerkers begrijpen wat er van hen verwacht wordt op gebied van inkoopprocedures. Regelmatige trainingen en workshops zijn hierbij sterk aan te raden.

Download het Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2024