Pluk jij als CFO wel alle vruchten van Integrated Business Planning?

De overstap van traditionele, silo-planning naar geïntegreerde bedrijfsplanning (IBP) helpt teams in een organisatie beter samen te werken door alle gegevens die ertoe doen in één platform te integreren, ongeacht hoe complex de bedrijfsomgeving is. Het resultaat is een completer beeld van een organisatie en haar prestaties, waardoor teams slimmer kunnen werken, beter kunnen samenwerken en het doel kunnen bereiken.

Wat is geïntegreerde bedrijfsplanning?

Integrated Business Planning (IBP) is de rode draad die finance, sales, marketing, HR, supply chain en environmental, social and governance (ESG) met elkaar verbindt en integreert organisatie-overschrijdende gegevens in één bron van waarheid. Dit elimineert silo's, overbrugt hiaten in prestatiebeheer en voegt een rijkere context toe aan de cijfers. De overstap van geïsoleerde afdelingen en ongelijksoortige systemen naar IBP elimineert inconsistente rapporten en prognoses, die bijdragen aan een gebrek aan transparantie en dubbele inspanningen. IBP maakt ook naadloze integratie mogelijk met bestaande systemen, zoals Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, SAP en Oracle.

Wat geïntegreerde bedrijfsplanning niet is

Geïntegreerde bedrijfsplanning is niet geïsoleerd en lineair zoals traditionele planningsmethoden en richt zich niet alleen op financiële teams zoals financiële planning en analyse (FP &A). In traditionele planning functioneren teams zoals finance, sales, HR, supply chain en ESG afzonderlijk met hun eigen processen. Elk team maakt interne plannen en KPI's en gebruikt vaak verschillende systemen en gegevensbronnen om deze te maken. Bijgevolg zijn hun processen niet gekoppeld. Dit leidt tot meerdere versies, lange planningscycli en te veel tijd besteed aan het samenvoegen van de stukjes van "het grote geheel". Daardoor kunnen groeidoelstellingen slechts vaag worden aangepakt en blijven nieuwe kansen onontdekt.

Aan de slag met geïntegreerde bedrijfsplanning

IBP kan transformatieve verandering brengen voor mensen, processen en technologieën. Gebruik deze zeven stappen om een strategie te definiëren en het kader te creëren voor een succesvolle implementatie:

1. Maak een plan met duidelijke doelen

Een duidelijk gedefinieerde strategie is van cruciaal belang voor een succesvolle planning. Maak een goed gedocumenteerd plan met duidelijke financiële doelen en deel het in de hele organisatie. Besteed aandacht aan zinvolle doelen die zijn gekoppeld aan het groeiplan van de organisatie. De strategie moet aangeven hoe elk doel te bereiken, op welke productcategorieën u zich moet concentreren, op welke markten u zich moet richten en welke klantsegmenten speciale aandacht nodig hebben. Door deze informatie in een vroeg stadium te delen, kunnen teams de strategie integreren in hun interne plannen.

IBP zorgt voor afstemming op de kritieke doelstellingen van de organisatie, waardoor alle teams kunnen worden gecoördineerd en in staat worden gesteld om zo efficiënt mogelijk te werken. Dit vereist een vroege planning, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden en een gecoördineerd schema. IBP kan worden afgestemd op de volgende doelstellingen:

• Groeicategorieën plannen
• Richting productontwikkeling en innovatie
• Digitale kanalen targeten
• Liquiditeitsdoelstellingen halen
• Margedoelstellingen behalen

2. Definieer kritieke mogelijkheden

Het identificeren van de unieke behoeften van de organisatie is cruciaal. Voordat u demo's met meerdere oplossingsproviders plant, moet u de onmisbare mogelijkheden van de organisatie en de nice-to-have-mogelijkheden verduidelijken. Functies zijn belangrijk, maar een tool met zeer complexe rekenmogelijkheden slaat de plank mis als het team 90% ervan niet gebruikt.

Het is ook essentieel om teamleden te ondersteunen bij hun dagelijkse taken. Spreadsheets worden nog steeds veel gebruikt, ook al vormen ze planningsuitdagingen. Teams kunnen hun autonomie verliezen wanneer ze overstappen op een IBP-oplossing die afhankelijk is van IT. Finance zou bijvoorbeeld nog steeds verantwoordelijk zijn voor het budgetteringsproces, maar zou het niet langer zelfstandig kunnen beheren. De sleutel is het balanceren van de autonomie die spreadsheets met zich meebrengen met het aanpassingsvermogen van een IBP-oplossing.

3. Betrek alle afdelingen

Het doel van IBP is om de planning en prestaties in de hele organisatie te stroomlijnen, dus samenwerking tussen afdelingen is de sleutel tot een succesvolle implementatie. Zorg ervoor dat besluitvormers van elk team al vroeg aan dezelfde tafel zitten om hiaten te identificeren en een gedeeld pad voorwaarts te vormen. Betrek bijvoorbeeld IT vroegtijdig om te bepalen hoe bestaande systemen kunnen worden geïntegreerd, gegevensbescherming en -beveiliging kunnen worden gewaarborgd en dat er maatwerk en autonomie voor bepaalde teams kan worden ingebouwd.

Een snelle start met belangrijke gebruikers ondersteunt het efficiënt opbouwen van vaardigheden en capaciteit. Realistische doelen kunnen worden gesteld en bereikt in korte tijd. Een langzame start brengt aanzienlijke uitdagingen met zich mee – wanneer ibp-implementatie zes maanden of langer duurt, kunnen teamleden veranderen en verliest de organisatie de oorspronkelijke doelen uit het oog. Efficiënte IBP-implementatie moet in verschillende snelle fasen plaatsvinden.

4. Stel gedeelde KPI's vast

Transparante communicatie van de basisstatistieken en budgetdoelstellingen van de organisatie is essentieel. Gedeelde KPI's moeten worden ontwikkeld voor gebruik tussen afdelingen, zodat de definities van deze KPI's worden gedeeld en begrepen door alle besluitvormers. Dit stemt de acties van elk team af op gemeenschappelijke doelen, verbetert het vertrouwen in de informatie en verhoogt de transparantie. Het spreken van dezelfde taal creëert een enkele bron van waarheid en maakt eenvoudige, eenvoudige planning mogelijk.

5. Overweeg kunstmatige intelligentie

Kunstmatige intelligentie (AI) is nu wijdverspreid, met de explosie van generatieve AI, zoals ChatGPT. Organisaties maken steeds vaker gebruik van AI om de planning te stroomlijnen en de interne en externe drijfveren te identificeren die de grootste impact hebben op hun bedrijf. Krachtige IBP-oplossingen omarmen de kracht van AI en zouden deze al in hun platforms moeten hebben ingebed, waardoor teams snel en eenvoudig voorspellende prognoses kunnen gebruiken. Deze praktische oplossingen helpen teams een grotere planningsefficiëntie te bereiken, tijdrovende activiteiten te stroomlijnen en tijd vrij te maken voor taken met een hogere waarde.

Hoe ontwikkelt de inkoop van materialen, zoals productie- en transportcapaciteit, zich? Welke product- of servicegebieden hebben de hoogste groeipercentages? Dit zijn slechts enkele belangrijke drijfveren die AI-gestuurde planning vereisen.

6. Zoek een partner voor de lange termijn

IBP-oplossingen moeten meer doen dan alleen het planningsproces ondersteunen. Ze moeten niet alleen hoogwaardige technologie leveren, maar ook waarde toevoegen in termen van innovatie, beste praktijken en voordelen op lange termijn. Solution providers moeten in staat zijn om basisorganisatiespecifieke vragen te beantwoorden. In plaats van zich alleen op de demo te concentreren, moeten ze controleren of de oplossing voldoet aan de unieke behoeften van de organisatie en of ze een haalbaarheidsworkshop kunnen opzetten.

Cross-organisatorische teams zullen tot ver in de toekomst de vruchten plukken van IBP als ze een strategie ontwikkelen op een pad voorwaarts met een partner die hun bedrijfsdoelen begrijpt. Een gedefinieerd pad naar IBP zal betere samenwerking en zelfverzekerde besluitvorming mogelijk maken, ongeacht economische onzekerheid of onvoorspelbare wereldwijde gebeurtenissen.

7. Kies een geïntegreerde oplossing voor bedrijfsplanning

Gebouwd om zich aan te passen aan elke organisatie, kunnen teams op elk moment in hun digitale transformatietraject de vruchten plukken van IBP-oplossingen zoals Jedox. Of een organisatie nu nieuwe bedrijfssectoren, gegevensbronnen of modellen nodig heeft, deze kunnen op elk gewenst moment worden toegevoegd.

Teams kunnen ook eenvoudig aan de slag met AI. De ingebouwde Jedox AIssisted-planningswizards™ stellen teams in staat om gegevens van voorheen ongelijksoortige systemen te integreren wanneer ze er klaar voor zijn. Gebruikers beginnen onmiddellijk de vruchten te plukken van het snel identificeren van de interne en externe stuurprogramma's die de grootste impact hebben op hun bedrijf.

Deze IBP-capaciteiten maken een cultuur van daadkracht en vertrouwen mogelijk, zodat teams kansen kunnen plannen, snel kunnen reageren op veranderingen en kunnen ontdekken wat ze niet wisten dat mogelijk was.

Conclusie

IBP heeft de kracht om datasilo's te elimineren en het volledige verhaal van de organisatie en haar prestaties te vertellen. Alle teams kunnen profiteren van de voordelen van IBP door beter samen te werken, toegang te krijgen tot realtime gegevens en bruikbare inzichten te genereren die anders onbenut zouden blijven.

Nieuwsgierig? Lees dan hier onze whitepaper over de kracht van IBP