Psychologische veiligheid – een keiharde businesscase voor de CFO.

Tekst: Ignatia Mannoe en Joriene Beks

Een onveilig werkklimaat is niet alleen verschrikkelijk voor de slachtoffers, maar ook een niet te onderschatten risico voor organisaties. Ook voor finance organisaties, zo betogen Ignatia Mannoe en Joriene Beks. Maar hoe zorg je dat je eigen werknemers beschermt?

Al decennialang zijn financials aan de slag met cijfers: eerst handmatig in een kasboek, toen in een spreadsheet en in (geautomatiseerde) programma’s. Inmiddels is er zelfs sprake van robotisering en zijn FinTech organisaties upcoming. Het moge duidelijk zijn, het vakgebied finance is afgelopen decennia sterk veranderd. Om relevant te blijven voor haar omgeving moeten organisaties wendbaar zijn en snel kunnen schakelen, van ‘reactief naar cijfers kijken’ naar een meer ‘proactieve, adviserende en voorspellende’ rol.

Een transformatie die ook vraagt om (sociale) innovatie, nieuwe kennis en expertise, aangeleerd of aangetrokken van buiten. Maar laat het nou net zo zijn dat het behouden en aantrekken van talent in de huidige krappe arbeidsmarkt een enorme uitdaging is.
De CFO heeft dus een uitdagende taak om de performance op peil te houden, te werken aan een transformatie – en tegelijkertijd talent binnen de finance organisatie te ontwikkelen en te behouden. Ondanks het feit dat behoud en ontwikkeling van talent misschien niet helemaal tot op twee decimalen na de komma uit te rekenen valt, is sturen op gedrag en psychologische veiligheid binnen je finance team hierbij van groot belang. Maar dit werkt alleen als je het doet vanuit een intrinsieke motivatie en niet omdat het ‘moet’.

Schijnveiligheid

Gedrag speelt een grote rol in de keuzes die mensen maken op financieel en economisch vlak en ook binnen organisaties. Wanneer je kosten laag wilt houden, processen efficiënter wilt maken, ‘in control’ wil zijn op resultaten, dan is het van belang te begrijpen hoe de gedragskant van de mens werkt. Alleen spreadsheets en KPI’s zijn niet voldoende. Als je duurzaam wil groeien (of bezuinigen) is inzicht in het gedrag dat leidt tot bepaald handelen, van groot belang.

Er zijn voldoende voorbeelden van organisaties waar de processen op orde waren, maar waar verkeerde cultuur of gedrag hebben gezorgd voor gigantische missers, imagoschade, of zelfs de ondergang van een organisatie. Het lijkt zo logisch. Je geeft mensen een concrete opdracht met heldere en meetbare doelen. En als de doelen worden behaald, is daar een welverdiende bonus. Dan gaan mensen hun best om doen die doelen te behalen. Over de voortgang op de doelen heb je een overleg. En hierin stuur je bij waar nodig. Zo ben je ‘in control’.

Maar wat nu als tijdens de voortgangsoverleggen niet alle risico’s op tafel komen? Wat nu als cijfers net iets mooier worden gemaakt om toch die bonus te krijgen? Wat nu als mensen in de lagen onder jou niet open en eerlijk zijn naar elkaar? Dan ben je beland in de zogenaamde ‘schijnveiligheid’. Het voelt alsof je in control bent, maar dat is verre van waar. Je kunt als CFO berusten in weten dat je niet alle risico’s kent, je kunt paranoïde worden – en alles daartussenin.

Het goede nieuws is: het kan ook anders. Je kunt als CFO ook een werkklimaat creëren waarin het logisch is om open en veilig samen te werken; een ‘psychologisch veilig werkklimaat’.

Een ‘must have’

De uitdagingen waar een finance organisatie voor staat maakt dat het sturen op psychologische veiligheid geen ‘nice to have’ is maar een ’must have’. In onderstaand figuur wordt de relatie weergegeven tussen psychologische veiligheid en performance.

Performance in relatie tot psychologische veiligheid (Amy Edmondson)

Wanneer je als CFO met je finance organisatie wil uitkomen in de bovenste kwadrant van Amy Edmondsons overzicht, moet er binnen je team ruimte zijn om te leren, maar ook ruimte voor andere ideeën en perspectieven. Het laten ontstaan van deze andere ideeën en perspectieven vraagt van de finance organisatie – en dus ook van de CFO – sturing op diversiteit en inclusie. Diversiteit binnen de finance organisatie gaat over de zichtbare en onzichtbare verschillen tussen personen. Denk hierbij aan gender, etniciteit, leeftijd, maar bijvoorbeeld ook over minder zichtbare verschillen zoals opleiding, klasse, wereldbeeld, karaktereigenschappen en leiderschapsstijl. Maar wat zijn de risico’s als de finance organisatie er niet in slaagt om te sturen op diversiteit, inclusie en psychologische veiligheid?

• Gebrek aan psychologische veiligheid kan ervoor zorgen dat de finance organisatie niet tijdig transformeert omdat (sociale) innovatie wordt belemmerd: medewerkers durven zich niet uit te spreken, geen fouten te maken. Er is geen ruimte om te leren, feedback te geven, te vragen. Je team durft niet om met innovatieve ideeën te komen.

• Gebrek aan psychologische veiligheid kan zorgen voor een onveilige werkomgeving waardoor een verhoogde kans bestaat op ongewenst- en grensoverschrijdend gedrag, fysieke en sociale veiligheidsincidenten, uitval vanwege psychosociale arbeidsomstandigheden, het verloop van medewerkers en imagoschade. Ook het aantrekken van nieuwe medewerkers wordt moeilijk.

Als we naar de genoemde risico’s kijken dan wordt duidelijk dat de CFO zichzelf de volgende vraag moet stellen: hoe hangt de vlag er op dit moment werkelijk bij als het gaat om diversiteit, inclusie en psychologische veiligheid?

Een vaak gehoorde zin van de bestuurders is: ‘Mijn deur staat open voor iedereen’. Maar de vraag is: staat die deur wel echt open? En als de deur open staat, durven mensen dan ook echt naar binnen te stappen en hun verhaal te doen? Dat het ‘openstaan’ van een deur niet voldoende is, hebben we kunnen zien bij de The Voice of Holland, daarna bij BNN-Vara en nu weer bij de NOS. Verschrikkelijk voor de slachtoffers en ook heel slecht voor de organisatie zelf. Uiteindelijk was het ook John ‘we hebben loketten’ de Mol, die zijn cashcow in een paar dagen zag verdampen.
In gesprekken die wij hebben met leiders zien we vaak dat leiders over het algemeen een veel positiever beeld hebben van het werkklimaat bij hun organisatie. De werkvloer is vaak kritischer – en hoewel dit verschillende oorzaken kan hebben, wijst een dergelijke kloof in beleving er vaak op dat er op het gebied van inclusie en psychologische veiligheid nog de nodige drempels aanwezig zijn.

Nieuwe business case

Wat is de financiële schade wanneer een organisatie verzuimt om te sturen op een inclusief en veilige werkomgeving? Hoeveel kost het de finance organisatie als een medewerker vanwege werkdruk of ongewenst gedrag – die men niet tijdig heeft (durven) aangeven – uitvalt? Uitval vanwege werkdruk kost gemiddeld tussen de 250 en 400 euro per dag, afhankelijk van de branche en functie. Uitval vanwege ongewenst gedrag kost gemiddeld zeven extra verzuimdagen. Wanneer je alleen al kijkt naar Nederland: circa 900 miljoen euro per jaar (TNO, Monitor Arbeid). En wat zijn de kosten om nieuwe medewerkers aan te trekken omdat een finance professional vertrekt omdat zijn/haar talent niet wordt gezien, of omdat hij/zij zich niet gehoord voelt? Uit diverse studies blijkt dat wervingskosten en de inwerktijd van een nieuwe medewerker, circa 20% van een jaarinkomen kan kosten. De economische ‘waste’ wanneer goede innovatieve ideeën en talent binnen de finance organisatie niet de ruimte krijgen om te floreren, is in cijfers misschien wat moeilijker uit te rekenen, maar je hoeft geen doorgewinterde finance professional te zijn om in te zien dat een onveilige omgeving financiële impact heeft. Het is aan de CFO om kosten en waste rondom diversiteit, inclusie en psychologische veiligheid verder in kaart te brengen. Het begint allemaal bij parameters inrichten rondom diversiteit, inclusie en psychologische veiligheid – en daarna concrete doelen formuleren. Veel data is waarschijnlijk al aanwezig binnen de organisatie. Denk aan cijfers over ziekteverzuim, verloop, medewerker tevredenheidsonderzoeken, integriteitsincidenten, aantekeningen van exit gesprekken, etc. Andere data zal opgehaald moeten worden door het voeren van gesprekken of door eigen onderzoek. Neem de Psychological Safety Ladder van Timothy Clark er eens bij. Met een beetje moeite heb je opeens een nieuwe business case, inclusief kosten- en baten analyse.

CFO legt fundering

Als het gaat om psychologische veiligheid is een cruciale rol weggelegd voor de leider(s). Het is de CFO die een belangrijke fundering legt – of niet – voor een inclusieve en veilige werkomgeving. Ten eerste is het dus van belang om als CFO te beseffen dat jij de toon van leiderschap neerzet en dat dit doorsijpelt naar beneden. Als CFO ben jij in de positie om, naast harde doelstellingen en KPI’s ook doelstelling op te nemen die gaan over de as van cultuur, gedrag en leiderschap. Dit is prima meetbaar te maken door eerst een nulmeting uit te voeren om daar vervolgens een groeidoelstelling aan te koppelen.

• Reflecteer als CFO op je eigen leiderschapsstijl en stel jezelf de vraag; hoe willen we met elkaar omgaan en welke waarden zijn daarbij van belang? In hoeverre is mijn eigen leiderschap in balans – en bij de rest van het finance team?
   
• Definieer wat voor leiderschap nodig is en bespreek dit met elkaar. Niet eenmalig, maar structureel. Draag de principes van een inclusieve en veilige werkomgeving uit en geef hierin het goede voorbeeld door je kwetsbaar op te stellen en empathie te tonen.
   
• Geef je eigen finance organisatie de ruimte om te experimenteren en om fouten te maken. Het is hierbij van belang dat er ruimte is om (snel) te leren van fouten, dit typeert een (high performance) organisatie.
   
• Geef vertrouwen en stimuleer het jezelf uitspreken binnen alle lagen van de organisatie. Nodig finance medewerkers actief uit om hun mening, ideeën en zorgen te delen en motiveer het managementteam om hetzelfde te doen.
   
• Stel nieuwsgierige en onderzoekende vragen en luister oprecht naar de input die wordt gegeven.
   
• Durf met een andere bril te kijken naar bestaande en nieuwe finance processen, systemen en de wijze waarop de besluitvorming plaatsvindt. Worden de juiste mensen betrokken? Is er sprake van diversiteit? Is er ruimte voor echte feedback. Is er ruimte om nieuwe frisse ideeën aan te dragen?
   
• En last but not least: ‘educate yourself’ op de onderwerpen diversiteit, inclusie en psychologische veiligheid. Hiermee bouwt de finance organisatie kennis op. Lees artikelen, volg trainingen en faciliteer de dialoog. Besef dat iedere medewerker uiteindelijk zowel negatief als positief kan bijdragen aan een inclusieve en veilige werkomgeving.

Is het makkelijk om aan diversiteit, inclusie en psychologische veiligheid te werken? Ja en nee. Je kunt als CFO met iedere interactie het verschil maken, maar het vraagt leiderschap en discipline om het vast te blijven houden.

Ignatia Mannoe is Senior Operational Auditor en Diversity & Inclusion manager bij Eneco. Daarnaast is ze ook docent, facilitator en keynote spreker Psychologische Veiligheid

Joriene Beks is auteur van “Psychologische Veiligheid. Zo vorm je vrijmoedige teams” en “Veldgids Psychologische Veiligheid”. Ze is ook docent, trainer, coach en spreker over Psychologische Veiligheid.