Public CFO moet zich verdiepen in Big Data

Door: Paul Kelder, Mark TelgenkampVoor publieke organisaties is geld sinds de kredietcrisis een strategischer vraagstuk geworden. Daarbij geldt dat de laatste jaren meer taken bij lokale overheden zijn gelegd die financiële maar ook politieke risico’s met zich meebrengen. ConQuaestor verwacht dat de financiële en politieke risico’s beter kunnen worden beheerst met gerichte inzet van big data en dat tevens het adagium ‘meer voor minder’ veel beter kan worden waargemaakt.Social media en het beschikbaar stellen van data (zgn. open data) via het internet zal naar verwachting leiden tot een heroriëntatie van veel overheidsdiensten. De directe samenwerking met het publiek en brede verantwoording gaan anders ingevuld worden waarbij de publieke taak  transparanter en tegelijkertijd kwetsbaarder wordt. Deze ontwikkelingen in het publieke domein hebben consequenties voor de financiële functie bij publieke organisaties. Juist de CFO kan een aanjagende rol spelen om big data en open data slim in te zetten. Denk aan het beheersen van financiële risico’s in de keten, het sterker maken van de financiële verantwoording en het verbeteren van de effectiviteit en efficiency van de organisatie. Niet elke CFO kan deze nieuwe taak vervullen. Het vergt een stevige CFO-positie als business partner, hij/zij moet kennis van zaken hebben en opereren als financieel leider conform de definitie van ConQuaestors onderzoek waarin de rol van de CFO wordt beschreven(*3). Big data en open data maken het voor de CFO mogelijk om de rol van financieel leider te vervullen. Sterker nog, in dit artikel laten we zien dat over enkele jaren een CFO zonder gedegen kennis van deze materie de rol van business partner waarschijnlijk niet meer kan waarmaken.In dit artikel geven we aan welke rol big data en open data spelen in de (toekomstige) taak van de CFO en waarom de financieel leider zich erin moet verdiepen. De voorbeelden in dit artikel kunnen helpen de eigen gedachten hieromtrent te vormen. Dit artikel is mede ontstaan door een vruchtbare rondetafelbijeenkomst met leden van de Nederlandse Public Control Beroepsvereniging (het EDPC) en de Belastingdienst in het bijzonder. Daarnaast is geput uit de vele klantgesprekken en trajecten die ConQuaestor uitvoert ten aanzien van big data en open data.Verbetering van publieke voorzieningen door big data – internationale voorbeeldenIn het publieke domein zijn aansprekende voorbeelden te vinden van het gebruik van big data en open data die hebben geleid tot verbetering van de publieke voorziening. Hieronder volgt een selectie uit internationale voorbeelden.Meer voor minderGedurende een aantal jaren heeft men in Chicago data verzameld over rattenoverlast in de stad. Op grond hiervan zijn statistische algoritmes vastgesteld ten aanzien van de plaats en de tijdsperiode van potentiële broedplaatsen. Door deze informatie in te zetten bij de bestrijding van rattenplagen, wordt de overlast nu beter bestreden met minder inzet. Beheersing van risico’s/meer voor minderIn New York is jarenlang data verzameld en vervolgens geanalyseerd over de grootste potentiële brandhaarden in de stad. Op basis van deze gedetailleerde data van allerlei gebouwen is beleid voor brandpreventie ontwikkeld. Met de risicoclassificaties die zijn vastgesteld, worden de 50.000 brandweerinspecties per jaar nu veel beter geprioriteerd. Dit heeft ertoe geleid dat brandrisico’s beter worden beheerst en de kosten voor de brandweer dalen. Samenwerken in de keten leidt tot effectiever beleidIn het Verenigd Koninkrijk is succes geboekt met het ‘Troubled family program’ waarbij gebruik wordt gemaakt van big data. ‘Troubled families’ zijn gezinnen die betrokken zijn bij jeugdcriminaliteit en asociaal gedrag. Ze hebben kinderen die spijbelen of niet meer naar school mogen komen, één of beide ouders zijn werkloos en ze kosten de overheid veel geld (politie, zorg, juridische bijstand, ziektekosten, etc.). Doel van dit programma is dat alle kinderen van het gezin minimaal één jaar op school zitten. Bovendien moet er sprake zijn van minder criminaliteit en asociaal gedrag en de werkeloze ouder moet drie maanden of meer aan de slag zijn. Op lokaal niveau zijn – met data analytics tools – gezinnen geïdentificeerd die het meest baat hebben bij deze aanpak. Door integratie van diverse databronnen zijn de onderlinge verbanden in het gezin in kaart gebracht. Informatie van problemen bij (één van) de ouders en het effect op het schoolgedrag van de kinderen wordt zo zichtbaar. Er is inzage in de data voor diverse relevante partijen, wat leidt tot een betere en effectievere samenwerking in de keten van publieke instanties (zoals school, zorg, en politie). Door veranderingen in de omstandigheden nauwkeurig bij te houden, kan snel en effectief worden gehandeld als er iets in de situatie verandert en wordt verdere escalatie voorkomen.  Het ‘Troubled family program’ is zo succesvol dat dit beleid, na een positief persbericht van premier Cameron, verder wordt uitgerold. Hoge mate van transparantie voor burgersVeel overheidsorganisaties streven ernaar via websites zo goed mogelijk inzicht te geven in de activiteiten die ze uitvoeren voor het publiek. De Wet openbaarheid van bestuur is daarvoor in Nederland een goede waarborg. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) bepleit open data van publieke instellingen, waaronder gemeentes. De gemeente Amsterdam is bijvoorbeeld een paar jaar geleden gestart met de buurtbegroting die inmiddels bij andere gemeentes navolging heeft gekregen. De Algemene Rekenkamer heeft recent een warm pleidooi gehouden voor vervolgstappen richting meer relevante open data.Nederland staat niet alleen in zijn visie op meer transparantie voor de burger. Ook andere landen pakken dit op. Uit de voorbeelden van een aantal Amerikaanse steden blijkt dat het streven naar open data zeer serieus wordt genomen:• In Kansas City is er een “dashboard” met informatie beschikbaar over wat er allemaal wordt gedaan met publiek geld. Burgers kunnen zo op gedetailleerd niveau nagaan of de strategische prioriteiten worden gerealiseerd, onder andere op het vlak van onderhoud van wegen, veiligheid, service van overheidsdiensten, etc. Zie: http://kcmo.gov/kcstat/• In Chicago is een gedetailleerd dataplatform beschikbaar gesteld, waarin zelfs salarissen per overheidsmedewerker zijn te vinden. Ook warenhuisinspecties van de afgelopen jaren en voedselinspecties op restaurantniveau zijn er te vinden. Het systeem is gebouwd op een zogenaamd “open source” data platform, een platform dat dus ook door anderen kan worden gebruikt. Zie: https://data.cityofchicago.org/ • Last but not least. Van New York stad is bijna de gehele financiële administratie in te zien, zelfs van recente datum. Zie http://checkbooknyc.com/contracts_landing/status/A/yeartype/B/year/117?expandBottomCont=trueWat leren deze voorbeelden ons?Deze en andere voorbeelden laten zien dat er met big data en open data voordeel is te behalen, zonder grootschalige aanpassingen van de structuur van de dienstverlening:• Door de koppeling van diverse externe en interne databronnen kunnen gedetailleerde analyses worden uitgevoerd. Dit kan leiden tot inzicht in relevante verbanden, zoals de relatie tussen hangjongeren, werkeloze ouders en gezondheidsklachten, of de broedplaatsen van ratten. Inzage in deze verbanden leidt tot een effectievere inspanning, die meer preventief van aard zal worden.• Door het opzetten van centrale databestanden over organisatorische entiteiten heen, kan samenwerking in de keten worden bevorderd en kan men effectiever en efficiënter opereren.• Met big data kan men, op basis van aansprekende voorbeelden, de politieke bestuurders helpen hun agenda beter waar te maken.• Nieuwe technieken maken het mogelijk om het publiek toegang te geven tot gedetailleerde datasets, wat de transparantie van overheidsactiviteiten sterk verbetert.• Met big data kan het adagium “meer voor minder” – wat speelt bij veel overheidsdiensten – beter worden ingevuld.Big data en open data en de betekenis voor de financiële functieIn het verleden hield de financiële functie zich met name bezig met boekhouden en het verantwoorden van de financiën. Uit onderzoek3 blijkt dat de financiële functie tegenwoordig steeds meer een financieel en business adviseur is. Met de ontwikkelingen rond big data en open data lijkt ook de rol als business adviseur niet meer voldoende. Het wordt relevant dat de CFO als financieel leider een stempel kan drukken in het besluitvormingsproces om de doelen van de organisatie zowel op lange termijn als op strategisch niveau, te realiseren. Deze ontwikkeling is gevisualiseerd in de onderstaande figuur. Binnen een organisatie heeft de financiële functie een groot aantal taken. ConQuaestor heeft die onderverdeeld in: 1. het sturen en richten van de organisatie;2. het presteren van haar eigen financiële organisatie; 3. het beheersen van de risico’s binnen de organisatie; 4. het sturen op liquiditeiten en belastingen en 5. het verschaffen van inzicht door transparantie. Als deze taken beter worden vormgegeven, kan de financiële functie doorgroeien van boekhouder naar business adviseur en vervolgens naar financieel leider. Belangrijke randvoorwaarde is dat de (financiële) informatiehuishouding op orde is.Mogelijkheden voor de financieel leiderBig data geven nieuwe kansen en mogelijkheden om de rol van financieel leider te bekrachtigen, met name omdat er nieuwe inzichten worden gecreëerd zoals blijkt uit de voorbeelden in dit artikel. Juist een CFO kan aangeven waar besparingsmogelijkheden liggen door het onafhankelijk analytisch vermogen van big data in te zetten. Vervolgens kan de financieel leider in een managementteam richting geven aan op feiten gebaseerde besluitvorming. Dit sluit aan bij de taak ‘sturen en richten van de organisatie’, passend bij de financieel leider.In New York heeft men serieus werk gemaakt van de taak ‘verschaffen van inzicht door transparantie’ door de financiële administratie (inclusief forecasts) op internet te zetten. Burgers kunnen maandelijks op gedetailleerd niveau de ‘open data’ volgen en zien waaraan het geld wordt besteed. Dit vraagt sterk financieel leiderschap en hoogwaardige processen, omdat fouten en/of correcties in de cijfers direct op straat liggen.___________________________________________________________________________________________________Bezoek Big Data Day op 30 maart 2016 – Eindelijk praktische antwoordenBig Data & Analytics verandert continu uw werk. Ruim 85 procent van de financials wil daarom verregaand investeren in deze capaciteit. Maar hoe begint u? Hoe werkt het? Wat kost het? U ontdekt het op 30 maart 2016 tijdens Big Data Day, een uniek event voor CFO’s en controllers. Leer via praktijkvoorbeelden en verhalen van top experts hoe u Big Data & Analytics succesvol toepast. Zij helpen u om het laag hangende fruit direct te plukken. Schrijf u nu in.___________________________________________________________________________________________________  Herijking van de CFOHet invullen van de rol van financieel leider met de hulp van big data en open data roept ook vragen op. Het is bijvoorbeeld de vraag welke aanpak succesvol is en welke organisatorische setting nodig is om van big data een succes te maken. ConQuaestor verwacht dat de financieel bestuurder in ieder geval zijn/haar mindset moet verbreden naar big data en open data. De CFO moet de financiële informatiehuishouding beheersen op een hoog niveau omdat de financiële open data voor iedereen tot op gedetailleerd niveau zichtbaar is. Daarnaast dient  de organisatie kennis en kunde gewaarborgd te moeten worden om met big data nieuwe inzichten te creëren. Bovendien moet de financieel leider helder voor ogen hebben hoe die informatiehuishouding moet worden ingericht. Het vraagstuk van privacy van data is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Deze herijking van de rol van de financieel leider heeft naar de mening van ConQuaestor alleen kans van slagen als de financiële bestuurder zelf kennis van data-analyse heeft en door de bril van een data scientist kan kijken. Statistische kennis en kennis van de opzet van voorspelmodellen (predictive modelling) is een eerste vereiste. De CFO moet bovendien om kunnen gaan met onzekerheden aangezien verschillende soorten interne en externe operationele data worden gebruikt. Het is niet een kwestie van of het één of het ander, alle aspecten moeten op hoog niveau worden gewaarborgd.Voor de verdere beantwoording van deze vragen en het ijken van de visie van ConQuaestor is nader onderzoek nodig. Op het Jaarcongres Public Finance gaat ConQuaestor hier uitgebreid op in en worden de vragen in een workshop in overleg met financiële bestuurders verder uitgewerkt.ConcluderendEr blijven nog vragen open die moeten worden beantwoord, maar de voorbeelden in dit artikel maken duidelijk dat de financieel leider met behulp van big data actiever kan opereren. Hij/zij kan op een objectievere wijze bijdragen aan de strategische agenda en effectiever en efficiënter de geldbeweging in de keten bewaken. Bovendien biedt het handvatten om risk management en fraudepreventie te verbeteren. De CFO kan ook de transparante verantwoording van publieke gelden verbeteren door te waarborgen dat steeds meer open data beschikbaar komt. Met die transparantie zal overigens een nieuwe dynamiek ontstaan als burgers over de schouder van de overheidsbestuurder mee gaan kijken.De financieel leider van de toekomst zal ingrijpende beleidskeuzes met feiten willen onderbouwen en de realisatie van het beleid ook ‘fact based’ willen verantwoorden. Dat kan alleen door big data te omarmen. Zo niet, dan raakt de CFO achterop bij collega’s die dit wel beheersen en wordt uiteindelijk voorbijgestreefd.Literatuurlijst1. Springer International Publishing Switzerland 2015 V. Morabito, Big Data and Analytics, Big Data and Analytics for Government Innovation2. Rapport van de Algemene Rekenkamer, Trendrapport open data 2015, 31 maart 20153. De toekomst van de CFO: op weg naar financial leadership door Oscar van Leeuwen en Maarten Mookhoek, Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie, juni 2014. (http://www.conquaestor.nl/nieuws/de-toekomst-van-de-cfo-op-weg-naar-financial-leadership)4. Diverse websites, vermeld in het artikel.