Randvoorwaarden voor een adaptieve leiderschapsstijl

Door Sjoerd-Jaap WestraOm deze verschillende petten op te kunnen zetten, moet je kennis van alle aspecten van de bedrijfsvoering hebben, vertelde hij. “Voordat ik CFO werd – en ingrijpende organisatieveranderingen ging doorvoeren – was ik accountant, maar ook operating partner bij zowel beursgenoteerde als particuliere bedrijven. Ik heb kennis van IT-processen en ik heb productmarketing gedaan. Daardoor ken je de impact van veranderingen op de diverse onderdelen binnen de organisatie. Die ervaring doet wat met je stijl van leidinggeven. Je hebt een strategie bedacht en weet dat de uitvoering pas succesvol kan zijn als je duidelijk bent over de te volgen koers. Zo is de kans op verstoring en financiële tegenvallers het minst.” “Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Wil je een organisatie transformatie succesvol doorvoeren dan moet je een adaptieve leidinggevende stijl hebben. Je moet de lijnen uitzetten, communiceren over het waarom, dit met voorbeelden illustreren en begrip tonen voor de situatie van de betrokkenen. Het is de kunst je niet te laten leiden door emoties, maar de ingezette weg te volgen en ondertussen mensen mee te krijgen. Zijn er tegenslagen? Wees dan transparant. Heb geduld, geef mensen de ruimte om mee te veranderen, maar wees besluitvaardig als de tegenstand blijft en ze hun oude werkwijzen niet willen veranderen.”Dit klonk plausibel. Deze CFO had, om zijn adaptieve leiderschap verder te ontwikkelen, allereerst de basis van zijn werkzaamheden op orde gebracht: standaardiseren van werkprocessen. Daar heb ik in een eerdere blog bij stil gestaan. Vervolgens heeft de CFO gekeken welke werkzaamheden efficiënter konden. Het resultaat van deze verkenning: het administratieve financiële werk uitbesteden. Dit noemde hij de optimalisatiefase. “Maar wat is de aanleiding voor die fase?” vroeg ik. “Dit kunnen er meerdere zijn”, antwoordde hij, “maar bij ons herkenden we de volgende symptomen;• Doordat gegevens en documenten in verschillende systemen werden opgeslagen ontbrak er                 één versie van de waarheid.• Door het gebruik van een groot aantal verschillende systemen en werkwijzen bleven de IT-                 kosten toenemen.In deze fase bleek de IT de blokkerende factor. Verouderde software, zoals spreadsheets, zijn vervangen door adaptieve cloudtechnologie die meer mogelijkheden biedt en beter toegankelijk is. Door gebruik van cloudtechnologie kan je veel sneller upgraden waardoor je innovatie sneller kan introduceren. De adoptiegraad is daardoor sneller dan wanneer je een lang on premise implementatietraject moet doorlopen. Daarnaast zijn de kosten van innovatie lager bij gebruik van cloudtechnologie. Kortom: door inzet van cloudtechnologie kan je sneller reageren op veranderingen en de verstoringsperiode tot een minimum beperken.”Ben je er dan? Nee nog lang niet. Adaptief leiderschap is pas echt effectief als je tools hebt die helpen om voorspellingen te kunnen doen aan de hand van je eigen data. Dan ontstaat inzicht in het effect van de ingezette strategie en is bijsturing mogelijk op basis van actuele gegevens. De laatste fase in de voorbereiding voor effectief adaptief leiderschap, noemde de CFO de stuurfase waarbij informatie via een selfservice tool geautomatiseerd binnenkomt. Kansen zijn in een vroeg stadium duidelijk en het is het mogelijk om eenvoudiger what-if scenario’s te genereren. Het is overigens niet genoeg om louter prestaties uit het verleden te presenteren in indrukwekkende dashboards. Performancerapportages zijn geen doelen op zichzelf. Integendeel, effectieve performancerapportages leveren informatie die de besluitvorming over toekomstige acties ondersteunt en op die manier de gewenste groei bevorderen. Daar moeten geen dure en tijdrovende adviesprojecten en implementaties voor nodig zijn. Het moet kant-en-klaar en direct bruikbaar zijn. Idealiter voegen performancerapportages financiële resultaten en stuurbare bedrijfsgegevens samen – door geautomatiseerde consolidatiestromen. Het resultaat: real time concrete informatie, zowel op groepsniveau als op entiteitsniveau.Dus eigenlijk kan een adaptieve CFO niet zonder technologie? “Natuurlijk wel” lachte de CFO. “Maar als je iets wil bereiken, dus effectief wil zijn, dan is technologische ondersteuning essentieel. Technologie heeft het mogelijk gemaakt om effectiever samen te werken en informatie uit data te halen die voorheen ondenkbaar was. Daardoor krijg je grondstof om je adaptieve leidersrol beter uit te voeren en daardoor je business te verbeteren.”De rol van de CFO anno 2016 is minder terugkijken en meer vooruitkijken. Meerdere scenario’s uitdenken en daarna de juiste beslissingen nemen en dankzij een adaptieve leidersstijl deze beslissingen effectief realiseren. Door uitbesteding en automatisering krimpt de financiële afdeling weliswaar, maar de finance business partners en de CFO kunnen wel meer waarde toevoegen aan de business. En daar draait het uiteindelijk om in een commerciële organisatie. Vergelijk dit transformatieproces met de opvoeding van kinderen. Net als in het echte leven, moet je op je tweede leren lopen om op je vierde te kunnen fietsen, op je zesde te kunnen lezen, op je achtste te kunnen rekenen, je komt in je pubertijd, gaat studeren en vervolgens – al dan niet na een wereldreis – ga je deelnemen aan het werkende leven. De weg naar volwassenheid verloopt in stapjes, hetzelfde geldt voor het doorontwikkelen tot adaptief en effectief leiderschap.Sjoerd-Jaap Westra, Global Product Marketing Manager ‘Office of the CFO’ bij Unit4