Risicomanagement: verkennen, voorkomen, verzekeren

Let’s talk about risk, hoe risicobewust ben jij? Die vraag beantwoorden bleek, tijdens de ronde tafel op FM Dag 2023 nog niet zo eenvoudig. Martin Weltje, Director Risk VLC & Partners, trapte af door de strategie van zijn organisatie aan te stippen. “Verkennen, voorkomen, verzekeren. Risicomanagement voor bedrijven, op een simpele manier. En ja, dat is in de praktijk best complex!”

Vervolgens trad Nicole Lammers van Risk Consultant AccountAbility – ze werkte voor ze haar eigen bedrijf, begon bij VLC & Partners – naar voren. Kordaat, duidelijk, to the point. Of de ongeveer twintig aanwezige CFO’s en financieel-directeuren één kenmerk, één uitdaging van en voor hun bedrijf, van hun organisatie kunnen noemen? Enkele van de antwoorden: change, innoveren, ‘als het mis gaat, gaat het ook goed mis’, beweging, klanttevredenheid, polariteit, plezier in combinatie met verbinding, energie en technologie. Maar ook: ‘keep exploring’.

Laatste trap van de risicoraket

Bij risicomanagement gaat het dus in eerste instantie om ‘voorkomen’ en ‘vermijden’. Het slotstuk is verzekeren. Maar hoe voorkom je dat die laatste trap van de risicoraket moet worden losgelaten? Nicole Lammers legde dat aan de hand van Business Model Canvas uit. Hoe een organisatie waarde creëert, levert en vervolgens ook weet te behouden.

Lammers noemde als voorbeeld een producent van kwalitatief hoogwaardige coffee cups – en stelt haar aandachtig luisterende gehoor de vraag: ‘Wat voor soort medewerkers heb je in zo’n bedrijf nodig?’

Antwoorden uit de zaal, na een bedenktijd van vijf minuten: IT, R&D, security, productontwikkeling, business analisten, verbinders, mensen die duurzaamheid- en ESG-beleid ontwikkelen, marketeers die zich bijvoorbeeld op influencers richten, HR-professionals, juristen en ja, ook financials.

Hoe zijn medewerkers een risico?

Dan komt Nicole Lammers met een vraag die tot meer nadenkendwingt – vijf minuten zijn dit keer niet voldoende om tot een oordeel te komen. ‘Hoe kunnen medewerkers een risico vormen voor de organisatie?’

Lammers geeft in één adem een belangrijke tip voor leden van Management Teams: “Je laat mensen eerst zélf nadenken, de antwoorden vervolgens persoonlijk opschrijven en daarna bespreek je het pas plenair binnen het MT. Zo voorkom je dat één van hen het voortouw neemt en daarmee het gras voor de voeten van de anderen – wellicht niet zo mondig en extrovert  – wegmaait.”

‘Generatiekloof overbruggen is een reis’

Risico’s rond medewerkers die een bedrijf wellicht schade brengen, kúnnen zijn: een onlogische leeftijdsopbouw, grote verschillen hoe jonge en oudere collega’s werkplezier ervaren. Eén van de CFO’s vertelt hoe zijn bedrijf afgelopen jaren heel actief was in fusies en overnames en dus onstuimig groeide, ook in personeelsbestand. “Dat leidde tot een generatiekloof tussen al die, deels nieuwe, werknemers”, kijkt hij terug. “En nee, dat los je niet zo maar op. Dat is echt een reis.”

Een CFO-collega van hem, werkzaam voor een non-profit organisatie: “Wij bestedenin ons recruitmentbeleid op gerichte wijze aandacht aan evenwichtige leeftijdsopbouw – en in ons geval dus, verjonging. Door de nadruk te leggen op het werven van medewerkers jonger dan 35 jaar. En nee, dat is zeker geen wet van Meden en Perzen, maar je móet iets doen.”

‘Buddysysteem zorgt voor acceptatie’

Een derde CFO geeft aan dat in zijn organisatie een buddysysteem is ingevoerd. “Oudere werknemers nemen jongere collega’s onder hun hoede. Die eerste groep is meer van de koffie, de tweede van de – zeg maar – bubbles… Maar als buddy’s komen ze tot elkaar, leren ze elkaar accepteren, waardoor er vervolgens ook op de werkvloer onderling respect ontstaat.”

Een ambtgenoot benadrukt dat nieuwe generaties groot belang hechten aan Environmental, Social en Governance. “Als je ESG  niet op orde hebt, als je als organisatie nalaat daarvoor een strategie te hanteren, dan blijven ze weg, die jongeren. Dan komen ze anno 2023 écht niet bij je werken.”

‘Discriminatie en bully-gedrag nijpend probleem’

“Ook een probleem is”, zegt een andere CFO, “dat jongeren op hun scholen, academies en universiteiten hebben geleerd te werken met moderne systemen. Als ze dan bij ons binnenkomen en al die verouderde computers zien, schrikken ze zich in eerste instantie dood.” Een financieel-directeur, werkend voor een bedrijf met veel nationaliteiten en verschillende culturele achtergronden, stipt een ander nijpend probleem aan. “Uit intern onderzoek bleek dat 17 procent van onze collega’s met discriminatie en ‘bully gedrag’ te kampen heeft. Natuurlijk zijn we geschrokken. Daar hebben we nog een weg te gaan.”

Eveneens vaak genoemd, waar het risico’s rond medewerkers betreft: onduidelijkheid in de verschillende rollen, conflict aangaand vermogen, fair pay/equal pay, elkaar durven aanspreken op verantwoordelijkheden, de druk van continue roosters, cultuurverschillen, veranderende wet- en regelgeving, het ontbreken van inwerkprogramma’s.

Gevaren van fraude en datalekken

Maar praten over risk gaat ook over de gevaren van fraude en datalekken. “We voorkomen door medewerkers gepleegde fraude zoveel mogelijk door controles in onze operationele processen”, zegt een CFO. Een ander benadrukt dat binnen haar organisatie bewustwording over phishing-risico’s in een doorlopend testprogramma in leven wordt gehouden. En dan zijn er ook nog de fysieke gevaren, door bijvoorbeeld ongelukken op de werkplek. “Als je collega’s vraagt tien foto’s van gevaarlijke situatie te nemen, schrik je van het resultaat.”

Lammers komt met een tot de verbeelding sprekend voorbeeld: “Ik was eens op een school in de Botlek. Daar was het verplicht om met één hand de trapleuning bij op- en aflopen vast te houden. Om zo, ook alvast voor die latere loopbaan in het havengebied, bewustwording voor veiligheid te laten landen. Bij een tweede verzuim was de sanctie even duidelijk als hard: einde oefening, weggestuurd worden van school.”

‘Niet alleen benoemen, ook toetsen’

Het bespreken van risicobewustzijn door middel van Business Model Canvas duurt ‘normaal’ gesproken een dagdeel. Tijdens FM Dag 2023 hadden Weltje en Lammers maar 75 minuten. Vandaar dat op FM Dag 2023 een verkorte versie met één voorbeeld – de producent van coffee cups uit het topsegment – werd gebruikt.

De reacties van de deelnemende CFO’s en financieel directeuren waren er niet minder enthousiast door. Algemene tendens, aan het einde van deze round table: “Het blijf vaak bij risico’s benoemen, maar het is zaak méér te toetsen.” En: “Met Business Model Canvas kunnen we verder, er wachten immers genoeg uitdagingen.” Tot slot: “Een structuur en methodiek om mee te werken.”