Scenario-based planning: De grip op onzekerheid versterken

Door Andre Jansen, Jerome Coenen,Yaroslavna Stepanova en Ruud KuijpersDe invloed van volatiliteit en onzekerheid op de planning van organisaties is niet nieuw. De omstandigheden zijn echter zo veranderd dat de voorbereiding, responsiviteit en flexibiliteit van organisaties op deze onzekere situaties inmiddels zijn uitgegroeid tot succesfactoren. Maar hoe pak je dat in de praktijk aan? Scenario-based planning biedt het antwoord. Bij deze aanpak accepteert een organisatie dat meerdere scenario’s de potentie hebben in de toekomst te materialiseren. Dit helpt ze om beter te anticiperen op de toekomst. In plaats van het analyseren van aannames, het managen van verwachtingen en het verklaren van verschillen tussen de verwachtingen en gerealiseerd bedrijfsresultaat, ligt de focus op het bereiken van de doelstellingen. Dit biedt de organisatie een basis voor het genereren van integraal inzicht.Meerdere scenario’sDoor te accepteren dat meerdere scenario’s de potentie hebben om in de toekomst te materialiseren kan een organisatie enerzijds sneller reageren op nieuwe kansen, en anderzijds effectiever bedrijfsrisico’s afwenden. Organisaties die sterk afhankelijk zijn van kapitaalintensieve projecten hebben traditioneel behoefte aan instrumenten om hun investeringen op strategisch niveau te managen. Zo heeft een toonaangevend Nederlands olie- en gasbedrijf een robuust model ontwikkeld voor scenario-analyses met een tijdshorizon tot 2050. Toenemende volatiliteit in de externe omgeving heeft nu ook andere industrieën, zoals de financiële sector, aangezet tot scenario-based planning.Niet alleen sturen op historieOrganisaties die last hebben van veel volatiliteit moeten accepteren dat zij zelf aan zet zijn om de impact op het bedrijfsresultaat te beperken. Dit is vooral relevant voor hun planning & control cyclus. Uit onderzoek van Accenture blijkt echter dat 80% van de bedrijven nog steeds stuurt op historische gegevens. Dat is zelfs in tijden van minder volatiliteit suboptimaal.Een iteratief besluitvormingsprocesHet model van scenario-based planning ondersteunt verschillende domeinen binnen Enterprise Performance Management. Het helpt een organisatie bijvoorbeeld om doelstellingen te realiseren met rationele actieplannen. Bovendien is het mogelijk om gedurende het proces eventuele corrigerende acties te identificeren. Organisaties die scenario-based planning in het besluitvormingsproces toepassen, onderzoeken de beste succeskans doormiddel van een iteratief proces van besluitvorming. Daarbinnen ligt de focus expliciet op het managen van externe onzekerheden die een risico vormen voor het bereiken van de doelstellingen.Een visuele weergaven van het scenario-based planning proces   (1) Identificeren van factoren met een materiële impact op de organisatie. (2) Beschrijven van relevante scenario’s en operationele modellen. (3) Identificeren van het meest waarschijnlijke scenario. (4) Ontwikkelen van het budget. (5) Voorspellen van de impact van ieder scenario op het bedrijfsresultaat. (6) Identificeren van waardes waarop een ander scenario relevant wordt. (7) De activatie van de triggers leidt tot wijzigingen in de tactische bedrijfsvoering van de organisatie, in overeenstemming met het nieuwe scenario.Ondersteunende softwareDe effectieve inzet van scenario-based planning hangt sterk af van het vermogen om de relaties tussen waardecreatie en de gedefinieerde scenario’s goed te doorgronden. In de implementatiefase is het identificeren van deze relaties vaak een uitdaging. Dit is eenvoudiger als de organisatie al beschikt over een driver-based planning model. Dat impliceert namelijk dat er al meer zicht is op de impact van onzekere factoren, zoals wisselkoersen en grondstofprijzen, op het bedrijfsresultaat. Bij scenario-based planning zijn deze factoren triggers voor het iteratieve proces van scenario-evaluatie. Wanneer de relatie tussen waardecreatie en scenario’s bekend is, kan een integraal planningsmodel worden ontwikkeld. De juiste keuze voor een bijpassende software-oplossing hangt sterk af van de aard van de organisatie, het aantal factoren en de complexiteit van de relaties. Een dergelijke oplossing biedt het management een platform om scenario’s te identificeren en strategische opties te evalueren. Minder complexe scenariomodellen zijn in applicaties zoals Excel te evalueren. Wanneer een breed scala van externe factoren het scenario-model complexer maken, dan is een krachtig softwarepakket vereist.De CFO als beschermheer van waardecreatie In de loop der jaren heeft de CFO zich ontwikkeld van accountant tot beschermheer van waardecreatie in de organisatie. Zo toont onderzoek van Accenture aan dat 73% van de CFO’s de afgelopen twee jaar meer betrokken was in het strategische planningsproces. Deze strategische betrokkenheid maakt de CFO bij uitstek geschikt om het scenario-based planning proces te drijven.Andre Jansen, Jerome Coenen,Yaroslavna Stepanova en Ruud Kuijpers zijn werkzaam bij Accenture