Strategie & uitvoering afstemmen met behulp van rolling forecasts

Door Scott Stern, Directeur van product marketing bij OneStream

Rolling Forecasts  omschreven
Waarom werken met een rolling forecast? Voor een financieel leider en business partner zijn voortschrijdende prognoses belangrijk, omdat het uw verantwoordelijk is om bij alle aspecten van uw organisatie een vinger aan de pols te houden. Dit geldt zowel voor de strategie als ook de uitvoeringsplannen.  

Als de recente pandemie iets heeft duidelijk gemaakt, dan is het wel dat het voor eens en voor altijd duidelijk is dat elke organisatie de vruchten kan plukken van het werken met een rolling forecast. Voor vrijwel alle sectoren is er geen ontkomen aan de fluctuaties in de wereldmarkt, de olieprijzen, de de distributieketen en de consumentenvoorkeuren.

Hieronder een aantal overwegingen voor de implementatie van een rolling forecast:

Stop met statische budgetten 
In de meeste organisaties is een jaarlijks operationeel plan het standaard hulpmiddel bij het vaststellen van de verwachtingen of voor het vastleggen van bonustargets. Zo’n plan is echter weinig behulpzaam bij het toekennen van middelen in een dynamisch bedrijf. Sterker nog, in de huidige markt is een jaarlijks operationeel plan seconden nadat het is ingediend al achterhaald.

Figure 1: Rolling Forecasts

Een rolling forecast (zie Figuur 1) is bedoeld om het management in staat te stellen continu bedrijfsactiviteiten te plannen. Hier zijn wat percentages uit een marktonderzoek, The Dresner Advisory 2019 Wisdom of Crowds EPM Market Study. Dit onderzoek laat zien hoe vaak zien hoe vaak organisaties hun prognoses uitvoeren:
•    62% van de organisaties maakt gebruik van rolling forecasts  
•    14% gebruikt rolling forecasts in plaats van een jaarlijks plan
•    35%  werken met een rolling forecast op maand basis
•    21% werken met een rolling forecast op kwartaal basis
Een best practice is ervoor te zorgen dat rolling forecasts het huidige kalenderjaar of fiscale jaar kunnen overschrijden. De forecasts kunnen reiken van 12 maanden in een aaneengesloten periode tot aan wel 18 of zelfs 24 maanden.

Leg de focus op business drivers en KPI’s
Het is ook belangrijk om te letten op wat de organisatie eigenlijk plant. Wist u dat 50% van de financiële leiders aangeeft dat ze maar weinig waarde halen uit hun financiële planning ?  Waarom komt dit door, denkt u? 

Figure 2: Considerations for Integrated Business Planning 

Dat komt omdat statische financiële plannen weinig waarde toevoegen voor managers en geen impuls geven aan de bedrijfsactiviteiten. Vergeet niet dat budget, planning & forecasting NIET alleen over financiën gaan. Ze gaan ook over het voortsturen van meetbare bedrijfsresultaten. Om dat te kunnen doen, moet een organisatie zich richten op datgene wat daadwerkelijk een impact heeft op de bedrijfsactiviteiten. Het is een van uw taken als financieel leider om processen te creëren, die ondersteunend zijn bij de vertaalslag van de impact van veranderingen op de winst en verlies rekening, de balans en de cashflow. Als uw proces rondom budgetting, planning & forecasting zich op dit moment niet richt op business drivers en zakenpartners niet meegenomen worden, is het wellicht tijd tijd voor een meer geïntegreerde planning (zie Figuur 2).

Afstemming operationale en financiële resultaten met rolling forecasts. 
Laten we niet vergeten dat organisaties de boeken moeten afsluiten en zowel maandelijkse als driemaandelijkse financiële resultaten moeten rapporteren.  

Jammer genoeg zijn veel organisaties nog steeds afhankelijk van ouderwetse corporate performance management (CPM 1.0) tools, voor planning, consolidatie en financiële rapportages. Deze tools bestaan vaak uit een gefragmenteerd landschap van applicaties en verschillende technologieën, waardoor Finance teams belast worden om data van de verschillende systemen te valideren en correleren. Wat houdt dat in? Het houdt in dat uw financiële team dat rapporten samenstelt actuele, budget- en forecastdata vanuit verschillende applicaties moet integreren en reconciliëren om de basics te kunnen doen.      

Maar stel dat er een betere manier is om probleemloos de boeken af te kunnen sluiten, een forecast te kunnen rapporteren, plannen en managen? Stel dat er een manier is om dit allemaal te kunnen doen met een echt geïntegreerde aanpak van CPM met behulp van maar één applicatie, die meerdere oplossingen biedt (CPM 2.0).  

Figure 3: OneStream XF Unified SmartCPM™ Platform

Met meer dan 500 klanten wereldwijd is OneStream hard op weg om het toonaangevende CPM platform te worden. Het is ontworpen om dezelfde behoeften op het gebied van budgetting, planning & forecasting, financiële consolidatie en financiële rapportage te adresseren als waar organisaties traditioneel meerdere point-solutions voor nodig hebben. Niet alleen adresseert OneStream (zie Figuur 3) deze behoeften, maar gaat een stap verder en biedt een uniforme architectuur en een moderne, technische aanpak. Dit betekent dat Finance teams toegang hebben tot een breder pakket aan toepassingen, zoals b.v. predictive analytics, dat de productiviteit van Finance teams verbetert waardoor dezemeer tijd kunnen besteden aan interactie met hun business partners en ze ondersteuning kunnen bieden bij de besluitvorming en het afstemmen van de strategie en uitvoering door de gehele hele organisatie heen. 

Strategie en uitvoering op één lijn brengen bij Reunert
Reunert beheert een portefeuille van bedrijven op het gebied van elektrotechniek, informatiecommunicatietechnologieën (ICT) en toegepaste elektronica. De groep werd opgericht in 1888 en is uitgegroeid tot een wereldwijde onderneming met een omzet van meer dan 10 miljard ZAR en +6.600 werknemers. De diverse bedrijfsonderdelen runnen hun bedrijf met behulp van verschillende GL/ERP-systemen, waaronder SAP, Sage, Syspro, AccPac en op AS/400-gebaseerde systemen.

Voor financiële consolidatie, rapportage en budgettering gebruikte de organisatie een oudere versie van SAP BPC die sinds 2008 niet meer was geüpgrade. De SAP BPC omgeving werd steeds duurder in onderhoud en kon niet meer voldoen aan de veranderende bedrijfsbehoeften zonder een grote upgrade/vervanging te doen. Het Finance team was sterk afhankelijk van Excel als front-end voor SAP BPC ten behoeve van zowel de financiële als de managementrapportages. Het upgraden van SAP BPC zou een lang en duur project zijn geweest, geschat op $ 4 miljoen USD, en met een doorlooptijd van ongeveer drie jaar om de oplossing opnieuw te implementeren.

Reunert besloot in plaats daarvan diverse andere opties te evalueren en koos uiteindelijk voor OneStream's uniforme platformbenadering en indrukwekkende klantreferenties.

Met de OneStream-consolidatieoplossing in gebruik bij 80 juridische entiteiten met zes verschillende valuta's, concentreerde Reunert zich op het migreren van hun planningsprocessen, waaronder een driemaandelijks forecastproces, naar OneStream. De oplossing wordt ingezet voor 128 gebruikers in zowel Group Finance als Operations in Zambia, Zweden, de VS en Australië.

Doordat actuals en budget beide worden ondersteund door één uniform platform, omvat het planningsproces tevens intercompany-eliminaties om 100% nauwkeurigheid te garanderen bij het afstemmen van de bedrijfsplannen met de daadwerkelijke uitvoering. Verder maakt Reunert ook gebruik van Cashflow forecasting, gebaseerd op mutaties in banksaldi.

Zoals Christian Fourie, Group Management Accountant het zelf verwoordt, “Het grote voordeel voor ons is dat de applicatie deze functionaliteiten standaard al in zich had, dus alles was relatief eenvoudig te implementeren. De supportafdeling van OneStream was geweldig en loste alle uitdagingen die we tegenkwamen snel op." Groepsconsolidatie wat vroeger 12 werkdagen duurde in SAP BPC, gebeurt nu binnen zeven werkdagen met OneStream. Dit stelt het Finance team in staat om ruim voor de maandelijkse managementvergaderingen informatie te verstrekken aan de groepsleiders. "Finance medewerkers van de portfoliobedrijven van Reunert kunnen hun aanvullende gegevens veel sneller en gemakkelijker indienen dan voorheen", voegt Fourie nog toe.
 
Leer meer
Download hier onze whitepaper voor meer informatie over hoe organisaties zoals Reunert SAP BPC vervangen door OneStream.