Technologie versnelt een toekomstige veerkracht

Door Grant Thornton

Technologie ging van een groeistimulator naar een continuïteitsfactor in de lockdown. Beiden zijn nodig om klaar te zijn voor de toekomst.

Pauzeer voor een pitstop
COVID-19 heeft het ondernemerslandschap als geen ander uitgedaagd en veel ondernemers in het middenbedrijf zijn nu volledig gericht op het opbouwen van meer veerkracht in hun bedrijfsvoering. Maar echte veerkracht gaat verder dan overleven op korte termijn – het betekent dat u snelheid moet maken om uw onderneming terug te brengen naar een groeitraject.

Digitale transitie op de lange termijn
Technologie had een belangrijke rol om de gevolgen van het virus te beperken. Het werd mogelijk om op een nieuwe, andere manier zaken te doen. Of het nu gaat om werknemers te helpen bij het uitvoeren van hun werk of om u een platform te bieden voor het beschikbaar stellen van producten en diensten. Door de pandemie kwam technologie in een stroomversnelling. Toch moeten we een goede balans vinden tussen de technologische toepassingen voor de korte termijn en het benutten van mogelijkheden voor de digitale transitie voor de lange termijn.

Het staat als een paal boven water dat technologie, digitale transformatie en innovatie essentiële voorwaarden zijn voor operationele veerkracht. Nu is het moment om te beoordelen hoe toekomstbestendig uw huidige plannen zijn.

Volgens de uitkomsten van het International Business Report van Grant Thornton gaf 45,6 procent van de respondenten wereldwijd aan, dat ze na de coronacrisis meer gebruik zouden moeten maken van technologie en digitale transformatie. Tegelijkertijd is 78 procent van plan om de komende 12 maanden hun investeringen in technologie op peil te houden of te verhogen.

Check uw IT-systemen op capaciteit en veiligheid
Na de stroomversnelling in technologie in de eerste fase van de crisis, loont het nu om te beoordelen of de maatregelen en systemen ook voor de lange termijn een veilige en efficiënte bedrijfsvoering mogelijk maken en duurzaam zijn.

Migiel de Wit-Beets, partner cyber risk services bij Grant Thornton, zegt: "Vóór COVID-19 waren ondernemingen met totaal andere onderwerpen bezig met betrekking tot hun IT-infrastructuur. Van continu online werken was nog helemaal geen sprake; althans niet op de schaalgrootte waarin we dat nu zien. Door die plotselinge omslag moeten ondernemingen hun IT-infrastructuur opeens anders inrichten waarbij (cyber)veiligheid ook een grotere rol gaat spelen.” Op dat punt heeft De Wit-Beets nog een belangrijke tip aan ondernemingen: “Overweeg in dit kader eens een onderzoek te laten uitvoeren over de veiligheid en beveiliging van de totale omgeving. Het kan tenslotte zomaar gebeuren dat een medewerker, die op het bedrijfsnetwerk inlogt met de iPad van zijn zoon, ineens een risico vormt voor de uitwisseling van bedrijfsdata. Door deze risico’s te identificeren en maatregelen te treffen, vergroot u de wendbaarheid van uw onderneming.”

Kijk of u routinematige taken kunt automatiseren
Een aspect van de crisis is de mate waarin personeel onder druk is komen te staan om specifieke routineprocessen thuis uit te voeren, terwijl ze ook gezinsverplichtingen hebben.

Toch moeten basale taken – die ook vaak nog tijdgevoelig zijn – gewoon worden uitgevoerd. Egbert Jan Blonk, partner accountancy bij Grant Thornton zegt: " Sommige processen kunnen in korte tijd en met weinig inspanning geautomatiseerd worden, waardoor u al snel de druk bij uw medewerkers kunt verlagen. En slimme automatisering helpt u om processen efficiënter in te richten. Juist omdat mensen nu thuis werken, moeten ze alles makkelijk onder één knop kunnen vinden in plaats van allerlei losse formulieren voor administratieve taken. Bovendien heeft u dan ook continu inzicht in alle zaken die van invloed zijn op uw financiële positie.”

Neem de tijd om de juiste technologische investeringen te doen
Sommige ondernemingen waren nog wat terughoudend met de toepassing van technologie en digitalisering. Door de pandemie is dat over de hele linie opeens in een stroomversnelling gekomen en zijn plannen opeens veranderd in een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Toch is het goed om zorgvuldig na te denken en investeringsbeslissingen weloverwogen te nemen. Kijk niet alleen naar de korte maar ook naar de lange termijn. Het denken vanuit een roadmap kan helpen om in een duidelijk pad naar digitale transformatie te lopen.

Jacob Mook, serviceline leader tax bij Grant Thornton, zegt: "Als het gaat om een impactbeslissing op lange termijn, willen mensen weten waar ze nog mee te maken krijgen in de toekomst. Als u vandaag het proces voor uw belastingaangiftes volledig digitaliseert, wilt u er wel zeker van zijn dat dit over twee jaar ook nog compatibel is qua interface met de Belastingdienst. Maak uw keuze dus weloverwogen en vraag advies aan experts op dat vlak. Gelukkig is er veel informatie beschikbaar, zoals benchmarks waaruit u kunt afleiden wat voor u de beste oplossing is ten opzichte van de investering die u wilt doen. Over wel of niet investeren in technologie is inmiddels geen discussie meer. De twijfel die we eerder zagen over de vraag of een u de tech-route moet volgen of niet, is nu een no-brainer.”

Gebruik technologie voor het omzetten van data naar bruikbare informatie
Eenmaal omgezet in bruikbare informatie, is data een waardevol bezit bij het opbouwen van veerkracht en het opnieuw afstemmen van uw onderneming wanneer ze worden afgestemd op uw scenarioplanning. Zorg ervoor dat u beschikt over de juiste analyses, dashboards, rapportagesets en datastructuren om u te helpen bij de besluitvorming.

Blonk zegt: "Informatie uit data is altijd belangrijk. Niet alleen om succesvol te zijn en op de hoogte te blijven van de veranderende omgeving, maar ook om signalen te krijgen om op tijd bij te sturen. Wat er ook op uw pad komt, met heldere inzichten wat er in uw bedrijf gebeurt, bent u in staat om goed op koers te blijven, ook als deze pandemie voorbij is.”

Maar u moet ook goed weten wat er buiten uw bedrijf gebeurt. Indicatoren die u helpen om nieuwe kansen te vinden. Denk aan een concurrent met financiële problemen als potentiële overnamekandidaat. Gebruik bronnen zoals klantinzichten, personeelsenquêtes, informatie van de Kamer van Koophandel om hier zicht op te krijgen.

Cybersecurity risico’s vormen een groot gevaar
Door het toenemende aantal werknemers dat op afstand zal blijven werken, wordt ook het risico groter dat cybercriminelen ook uw bedrijfssystemen hacken. De Wit-Beets: “Cyberrisico's vormen een steeds groter gevaar en ondernemingen krijgen te maken met ongekende beveiligings- en compliance risico’s door het lekken van gegevens, onder andere door het werken op afstand. U moet er nu voor zorgen dat uw cloud-systemen en infrastructuur veilig zijn en dat er duidelijkheid is over wie verantwoordelijk is voor het beveiligen en controleren ervan.

Implementeer ook een privacy beleid, zodat u inzicht en controle heeft over wie toegang heeft tot gegevens. Maar zorg er ook voor dat uw leveranciers van technologische diensten voldoen aan basisbeveiligingsnormen. En dat u weet welke risico’s bestaan in de toeleveringsketen. Overweeg een Security Assessment waarmee u inzicht krijgt hoe goed uw huidige digitale beveiliging nu is en waarbij u pragmatische tips krijgt om die risico’s te verkleinen.”

Leidende technologieverandering vanuit de directiekamer
De uitdaging met technologie zit in opleiding, bijscholing en het aantrekken van de juiste mensen. Maar het vraagt ook een bepaalde mate van begrip en kennis bij directie en management.

Marcel Welsink, voorzitter raad van bestuur bij Grant Thornton, zegt: "Ik denk dat er een gebrek is aan technische kennis op managementniveau. Neem zoiets als AI; het is geen nieuw fenomeen, maar als we kijken naar de reden waarom het niet volledig is omarmd of gebruikt, dan komt dat meestal omdat de top niet weet wat AI kan opleveren. Dat zien we trouwens ook terug in de uitkomsten van ons jaarlijkse commissarissen benchmarkonderzoek. In de boardroom is de gebrekkige kennis en ervaring met de rol van technologie een kritisch verbeterpunt.”

Als u die technologie omarmt en gebruikt, versterkt u uw concurrentiekracht en vergroot u uw veerkracht. Welsink: “Realiseer u daarbij dat technologieverandering niet alleen gaat over het implementeren van techniek, maar vooral ook een cultuurverandering is. U kunt nog zo’n mooi systeem uitrollen, maar als uw medewerkers er geen gebruik van maken, dan slaat u de plank mis. Zet u technologieverandering niet op de agenda van het managementteam, maar laat u het alleen over aan het IT-team, dan raakt u ongetwijfeld achterop. De implementatie van technologische, en de daarbij horende culturele verandering, moet door leiderschap gedragen worden.”

Ondernemingen die hun technologische capaciteit en visie het snelst aanpassen, komen als winnaars uit de race. Met een duidelijk beeld van zowel toekomstige kansen als de risico's die technologie vermindert, bent u optimaal in positie voor de toekomst.

Maak een pitstop
In een serie artikelen delen wij inzichten om u te helpen kijken naar de externe en interne mogelijkheden om uw bedrijfsstrategie te ondersteunen, prestaties te verbeteren en uw veerkracht te vergroten.

Abonneer u om 'in de race' te blijven