The future of finance

Organisaties willen het maximale uit beschikbare technologieën halen om daarmee de efficiëntie en accuratesse van bedrijfsprocessen te optimaliseren. Bovendien geven ze DMU’s bedrijfskritische informatie die nodig is om concurrentievoordelen te behalen én operationele risico’s tot een minimum te beperken. Finance heeft door onder meer purchase to pay-oplossingen het roer drastisch moeten omgooien en bovendien zijn er nog nieuwe trends en innovaties op komst. Er zijn drie technologieën die de toekomst van finance in grote mate vormen – voor zoverre ze daar al niet mee bezig zijn: Artificial Intelligence (AI) & Robotic Process Automation (RPA), Predictive Analytics én Blockchain.

#1: Artificial Intelligence & RPA

“Artificial Intelligence blijft evolueren en vandaag de dag zijn we reeds door ‘AI’ aangestuurde technologieën omgeven”, zegt Dany de Budt van Basware Nederland. “Technologieën die ons proberen te helpen of te beïnvloeden zonder dat we dat direct beseffen. Ze suggereren ons onder meer wat we zouden kunnen lezen, zien en kopen én sturen ons aan op basis van opgespoorde trends. Er zijn nu al ‘task assisants’ en vergelijkbare systemen waarmee je, mits je over de juiste interface beschikt, tal van taken door computers kunt laten uitvoeren. Finance is en belangrijker schakel in de rij van bedrijfsfuncties die beïnvloed worden door de snelle groei bij van AI en Robotic Process Automation.”

Al meer dan dertig jaar zijn er oplossingen voorhanden die processen op bijvoorbeeld de afdeling crediteurenadministratie vergemakkelijken. Hierdoor verlaagt niet alleen de werkdruk voor medewerkers maar ook het aantal FTE’s kan hierdoor worden aangepast of elders in het bedrijf worden ingezet. De Budt: “Oplossingen zijn zich door de toenemende automatisering blijven evolueren en RPA zal verder alle soorten van kunstmatige intelligentie gebruiken. Denk daarbij aan bijvoorbeeld machine learning, wat kan bijdragen om medewerkers te helpen bepaalde opdrachten uit te voeren en beslissingen te nemen.”

#2: Predictive analytics

AI-technologie vertrouwt volledig op correcte data; zonder betrouwbare (en voldoende) data is er niets waarvan AI kan leren om zodoende belangrijke bedrijfsbeslissingen te kunnen nemen. Daarom is het noodzakelijk om zoveel mogelijk correcte data te verzamelen en deze te bundelen teneinde een volledig financieel profiel van de organisatie te schetsen. Finance- en procurement-specialisten dienen oplossingen te implementeren die hen als bedrijf verder helpen. Drie zaken zijn daarbij van belang. Ten eerste dienen bedrijven ervoor te zorgen dat alle toeleveranciers op het P2P-systeem zijn aangesloten. “Los van nauwkeurige transacties kun je meer kortingen ontvangen, kan papierverbruik drastisch worden gereduceerd maar vooral het rendement en de productiviteit zullen verbeteren”, vervolgt De Budt. ”De meeste P2P-oplossingen werken alleen met leveranciers die met geavanceerde technologie werken en vertrouwd zijn met XML- of EDI-transacties. Maar er is ook een grote poule van middelgrote en kleine leveranciers die nog met ‘papieren’ facturen werken. Ook zij dienen door middel van een geschikte oplossing op het P2P-systeem aangesloten te worden.”

Daarnaast is het belangrijk om toegewijde medewerkers te hebben die met e-procurement overweg kunnen. “De nauwkeurigheid van data kan alleen verbeteren wanneer een uniform systeem voor procurement wordt gehanteerd. Om dit te realiseren, dient alles aan te sluiten op de werkwijze van medewerkers. Met andere woorden: medewerkers maken gebruik van een e-procurementoplossing omdat dit de makkelijkste oplossing is om inkopen te vast te leggen en niet omdat het systeem door de afdeling Inkoop is opgelegd.”

Ten slotte zouden alle bestellingen en facturen voor 100 procent moeten worden geautomatiseerd. 
De meeste P2P-systemen zijn alleen goed voor het automatiseren van facturen die via indirecte inkoopsystemen worden gegenereerd. Maar wat te doen met bijvoorbeeld directe facturen of zonder PO-nummer? Nogmaals De Budt: “Wanneer een bestaande P2P-oplossing de factuurtransacties niet voor 100 procent aankan, is het onmogelijk alle waardevolle data op te slaan. Daarom is het belangrijk dat de AP-zijde van de P2P-oplossing een ware AP-transactiehub wordt voor alle soorten en vormen facturen.”

#3: Blockchain

Misschien het grootste modewoord vandaag de dag is blockchain, een technologie die de nauwkeurigheid van gegevens aanzienlijk vergroot en waarbij transacties niet langer door een derde partij gevalideerd hoeven te worden (en op termijn het werk van een bank redundant zou kunnen maken). “Data die eenmaal in blockchain is ingevoerd kan niet worden gewijzigd, zelfs niet door degenen die deze informatie eigenhandig heeft ingevoerd. Omdat de integriteit van de financiële informatie is gegarandeerd, worden audits overbodig. Organisaties kunnen gerust zijn over transacties en zien een auditvrije toekomst met veel belangstelling tegemoet. Bovendien worden cycli verkort en de kosten gereduceerd omdat alles real time plaatsvindt. Door blockchain wordt de zichtbaarheid vergroot wat ten goede komt aan analyses en zodoende cashflow én zakelijke risico’s kunnen worden beheerst. De basisgedachte is, net zoals bij Bitcoin, een stroom van zichtbare transacties die door niemand kan worden gewijzigd.”

Met het oog op de toekomst

De toekomst van finance en procurement die door e-commerce worden aangestuurd, zal de werkwijze van organisaties niet alleen grondig veranderen: ook de manier van in- en verkoop en klantcontact zullen in de slipstream worden meegenomen. “Het is een platform dat moet worden uitgebouwd en dat met zijn tijd meegaat”, besluit De Budt. “Investeren in technologieën die voor de lange termijn zijn ontworpen en niet binnen de kortste tijd aan vervanging toe zijn. Daarom dienen bedrijven zich op hun mensen te richten en proberen te begrijpen wat zij, naast beschikbare technologieën, nodig hebben om succesvol bezig te zijn om de organisatie naar een volgende fase te brengen.”

Hoe blockchain te werk gaat:
•    Een transactie wordt in blockchain ingevoerd en gecodeerd
•    De transactie is alleen zichtbaar voor de handelspartners
•    Handelspartners bevestigen de nauwkeurigheid van de transactie in real time
•    Zodra de transactie is bevestigd, wordt deze definitief en onomkeerbaar zonder bijkomstigheid van een externe auditor
•    De transactie wordt opgeslagen in een openbaar, gedecentraliseerd grootboek met alle andere transacties