The rise and fall van OCR

Uiteraard heeft de automatisering rond het verwerken van analoge facturen niet stilgezeten en was de komst van Optical Character Reading (OCR) zo’n vijftien jaar geleden een uitkomst. Wanneer zo’n ‘old school’ factuur op het juiste (scan)adres binnenkomt, ben je als ‘ontvanger’ helaas wel genoodzaakt een postkamer in te richten waar personeel de nietjes uit de facturen haalt en je hoopt dat de OCR-scanner alle informatie goed uitleest. De praktijk is helaas anders: wanneer een OCR-scanner een goede dag heeft, haalt hij een nauwkeurigheidsgraad van zo’n 85 procent. En dat is te weinig.

OCR is anno 2018 achterhaald, geeft CFO’s geen enkel inzicht in het cash management, is een onacceptabele technologie en kan verwoestende uitwerkingen hebben. Ieder bedrijf wil volledige controle over de cashflow, weten wanneer wat moet worden betaald en weten of working capital geoptimaliseerd kan worden. OCR werkt niet bepaald c.q. bepaald niet mee om deze mission critical informatie in kaart te brengen.

OCR was inderdaad ooit hot, net zoals Electronic Data Interchange (EDI) ooit hot was. Maar de evolutie heeft zich verder ontwikkeld en heeft OCR in machine readable pdf’s een opvolger gevonden die wél alle informatie uit een factuur haalt. Het is die ontbrekende 15 procent. En wie denkt dat oplossingen als machine readable pdf’s nog steeds zijn weggelegd voor grote bedrijven die meer dan 100.000 facturen per jaar sturen, zit ernaast. De bedrijfsgrootte is voor het digitaliseren van het factuur(verwerking)proces totaal onafhankelijk: papier moet weg, het liefst gisteren nog. Het hoort simpelweg niet meer op een administratie, punt uit. “Multinational of MKB: papieren facturen? Weg ermee.”

Elk zichzelf respecterend bedrijf zal de zichtbaarheid en de traceability omhoog zien schieten du moment dat pdf-facturen vanuit een computer naar afnemers worden gestuurd. Niet alleen ben je als organisatie in staat te volgen waar de pdf-factuur zich bevindt (traceability) maar kun je zelfs nagaan of de factuur wel op het goede adres is afgeleverd en wanneer betalingen zijn voldaan. Dat is een essentieel verschil. Met die extra zichtbaarheid creëer je meer klanttevredenheid en kun je de relatie met klanten optimaliseren. Er is controle en geen gezeur meer over randzaken die je core business beïnvloeden. 100 procent nauwkeurigheid van de data en goedkeuringsprocessen die vlekkeloos verlopen. Wanneer een CFO op de eerste dag van de betalingstermijn van 30 dagen een factuur goedkeurt, heeft hij nog welgeteld 29 dagen de tijd om iets met zijn geld te doen.

De voordelen zijn evident, maar wie gooit er een steen in de interne vijver? Wie durft zijn eigen bedrijf tegen het licht te houden en te concluderen dat er ‘slechts’ op basis van een nauwkeurigheid van 85 procent wordt gewerkt? Dat is de grote vraag. De CFO zelf zou degene moeten zijn die het eerste duwtje geeft om de bal intern te laten rollen. De CFO dient het bespreekbaar te maken bij de directie, en zodra er consensus is over de volgende te nemen stap zal waarschijnlijk de Finance Manager de opdracht krijgen dit automatiseringsproces in gang te zetten en met partijen (zoals Basware) in contact te komen. De CFO als strateeg – hij gaat immers over cash management en het rendabel maken van geld – en de Finance Manager in een meer tactische rol. 

Binnen de e-factuurindustrie heerst er stille hoop dat het binnen drie en vijf jaar gedaan zal zijn met de good ol’ papieren factuur. Maar dit is meer utopie dan werkelijkheid en zal het nog langer duren voordat hij echt helemaal is uitgestorven. In de queeste naar een papierloze toekomst kunnen leveranciers een meer dan belangrijke rol spelen. Heineken is hierin een goed voorbeeld en verplicht reeds zijn honderden leveranciers facturen voortaan elektronisch aan te leveren. ‘Wil je zaken met ons blijven doen, moet je overstappen.’ In onze optiek moet je als organisatie lak hebben aan je leveranciers: wanneer een bedrijf echt op papierloos wil overstappen, dienen zij gewoon die stap te maken ongeacht of leveranciers gereed zijn om hierbij aan te sluiten. Klanten call the shots en zijn uiteindelijk ook degenen die betalingstermijnen van 45, 90 of 120 dagen vaststellen. ‘Aansluiten of afhaken’: dát zou het credo moeten zijn bij het onboarding-proces van organisaties die OCR willen afzweren.

Voor de e-factuurindustrie is XML nog steeds de ideale ‘taal’ die zowel door mens als door computer wordt begrepen. En hoe graag partijen zoals Basware deze kant op willen en de markt voor dit XML-protocol gereed lijkt, is er met machine readable pdf’s een mooie tussenpaus gevonden. Voor deze ene keer heeft de techniek zich aan de marktvraag aangepast.