Twijfels delen

Aangeboden door:

Donderdagochtend 09.00 uur: Petra denkt er al de hele week over na, maar het maken van een keuze valt haar lastig. Wel of niet geen goedkeuring geven voor een ogenschijnlijk interessante deal? 

Eerder deze week heeft ze de voor- en nadelen op een rij gezet: als de deal slaagt, zal dit veel omzet opleveren. Maar anderzijds kan ze de gevolgen wanneer het niet lukt, lastig inschatten. Voor zware schade zal het niet zorgen, of toch wel? 

Haar zakelijke kennis verwacht deze week een reactie, maar Petra merkt dat ze het er best moeilijk mee heeft. Ze denkt erover om haar manager Bart om zijn mening te vragen, maar ja… Hij heeft natuurlijk wel iets beters te doen: donderdag is één van de drukste dagen van de week, en wat als iedereen uit het team de manager gaat vragen om hen te helpen beslissen? 

Bovendien wil ze ook niet dat Bart denkt dat ze geen eigen besluiten kan nemen, of zelf de belangen kan afwegen. En wat als er binnenkort zich weer een moeilijke casus aandient? Ze kan hem toch niet zo vaak om hulp vragen? Misschien moet ze het toch maar zelf oplossen… Ze twijfelt, om haar twijfels te delen. 

Volgens de Van Dale  is twijfel te definiëren als:

‘Onzekerheid, gebrek aan vastheid van wil of besluit, besluiteloosheid, aarzeling, onzekerheid en dubio. Iets in twijfel trekken niet geloven; het lijdt geen twijfel het is zeker.’

Deze omschrijving geeft het begrip ‘twijfel’ een negatieve connotatie. Twijfel wordt gelijkgesteld aan besluiteloosheid, of een gebrek aan vastheid van wil. Hiermee wordt praktisch het idee gecreëerd dat twijfel gelijkstaat aan iets niet kunnen; namelijk, niet kunnen beslissen. 

Door twijfel louter negatief weg te zetten, wordt er volledig voorbij gegaan aan de positieve effecten die voort kunnen komen uit twijfels. Ergens over twijfelen kan men ook zien als een teken dat zaken serieus worden genomen, belangen worden afgewogen, echt wordt nagedacht over wat de beste optie nou eigenlijk voor wie zou zijn. Eigenlijk heel veel zaken waarvan je zou willen dat een medewerker deze meeneemt bij het maken van een beslissing, toch? Een volgende stap is, dat binnen de werkomgeving het bovendien veel opleveren kan wanneer deze twijfel ook openlijk wordt gedeeld. Het blijkt dat het delen van deze twijfels op veel manieren efficiënt kan werken. Maar de kaders om dit te (durven) doen, worden in de praktijk vaak niet als eenvoudig beschouwd.  

In dit artikel belichten we een alternatieve, gebalanceerde kijk op het delen van twijfels: we beschouwen het niet per definitie als besluiteloosheid of onzekerheid, maar als iets dat ook een teken kan zijn van een goede overweging wat de beslissing, het team en de organisatie verder kan helpen.  

Twijfel als een tweesnijdend zwaard
Uit de literatuur blijkt twijfel in beperkte mate onderzocht. In een recent artikel ‘Doubt and Organization’  van Andre Spicer komt twijfel naar voren als een ‘tweesnijdend zwaard’. Spicer stelt hiermee dat twijfel zowel positieve als negatieve resultaten kan hebben, maar dat de bestaande literatuur zich over het algemeen focust op deze negatieve resultaten. Daarnaast wordt twijfel ook vaak over het hoofd gezien, of simpelweg genegeerd, binnen het organisatorische leven. Zonde, want twijfel kan er juist voor zorgen dat een organisatie groeit, doordat haar medewerkers veel overleggen en buiten de kaders durven te denken. 

Door twijfels te onderzoeken en te bespreken, worden leerprocessen op gang gebracht en duurzame keuzes gestimuleerd. Ten eerste kan het letterlijk hardop bespreken van twijfels ervoor zorgen dat de gedachtegang van een individu met betrekking tot de twijfel wordt gestructureerd, wat tot nieuwe inzichten kan leiden. Daarnaast bevordert en stimuleert dit de samenwerking. Doordat medewerkers elkaar meenemen in mogelijkheden en oplossingen wordt echte samenwerking tot stand gebracht, waarbij informatie geven en brengen een gezamenlijke verantwoordelijkheid betreft. Ten slotte kan men elkaar daadwerkelijk ondersteunen in het buitenkaders te denken of juist de richting te geven door binnen de gestelde kaders te blijven. Dit alles bevordert veelal een goede werksfeer en  betere resultaten. 

Petra, uit bovengenoemde casus, heeft niet het gevoel dat zij twijfels zomaar vrijuit zou kunnen delen. Medewerkers moeten zich wel veilig en vertrouwd voelen bij het delen van hun twijfels. Centraal hierbij staat het belichten van de positieve punten van twijfel: twijfel als het maken van weloverwogen keuzes, twijfel als daadwerkelijk nadenken en twijfel als het stimuleren van denken in kansen. De overweging om twijfels te delen kost Petra nu alleen maar meer verloren energie, omdat ze deze basis om vrijuit te durven delen vanuit de organisatie niet ervaart. Twijfels kunnen immers veel tijd kosten en stress- en angstgevoelens oproepen doordat men tegen een beslissing zit aan te hikken. Uit vele praktijkonderzoeken blijkt dat hetgeen wat mensen tegenhoudt om twijfels op de werkvloer te delen, enorm uiteen kunnen lopen en organisaties het soms lastig vinden om dit zogenoemde gewenste gedrag, het delen van twijfels, te bevorderen. 

Breng in kaart wat medewerkers beperkt 
Om twijfelen bespreekbaar te maken binnen een organisatie is het allereerst van belang dat men helder op het netvlies heeft wat medewerkers precies tegenhoudt om twijfels te delen. Dit kunnen ook kleine drempels zijn. Maar zonder echt te weten waar deze redenen liggen, dus niet gebaseerd op aannames, is het lastig om dit gewenste gedrag te bevorderen. Ga dus eerst na of en waarom medewerkers hun twijfels niet of weinig delen, dat de twijfels er zijn valt niet over te twisten. Bovendien kan zo’n inventarisatie er al voor zorgen dat medewerkers ervaren dat dit gedrag van hen gewenst wordt.

De redenen kunnen erg uiteen lopen; wij spreken medewerkers die het gevoel hebben dat er toch niets met hun twijfels wordt gedaan, dat collega’s hen als lastig ervaren, er sprake is van tijdsgebrek om het issue daadwerkelijk bespreekbaar te maken en bovendien niet ‘als iemand te boek willen staan die geen keuzes durft te maken’. Daarnaast komt het veelvuldig voor dat de leidinggevende nooit actief vraagt naar twijfels en overwegingen van medewerkers én zelf nooit degelijke zaken vraagt of deelt. Waarom zouden medewerkers dit dan wel doen?

Het delen van twijfels bespreekbaar maken 
Leading by example: Voorbeeldgedrag van managers en directie is van groot belang om het gewenst gedrag te stimuleren en kan de basis vormen om dit bij medewerkers te bevorderen. Het bevordert een open cultuur, waarbij medewerkers het voorbeeld van hun leiding volgen en zich gehoord/gezien voelen. Petra deelt haar twijfels tegenwoordig steeds vaker nadat Bart positief reageerde na het delen van haar weloverwogen mogelijkheden en het kost ook nog eens veel minder tijd.

Daarnaast is het ook van belang dat twijfelen in het algemeen niet uitsluitend wordt gezien als iets negatiefs. Spreek waardering uit voor medewerkers die hun twijfels delen en benoem dat dit binnen de organisatie gezien wordt als het serieus afwegen van verschillende belangen. Maak daarnaast ook duidelijke afspraken om eventuele tijdsproblemen te ondervangen: spreek bijvoorbeeld af dat twijfels met collega’s besproken kunnen worden. Er kunnen ook afspraken worden gemaakt op welke manier managers betrokken kunnen worden bij het delen van twijfels: bijvoorbeeld eerst via de mail, in een teamoverleg, en daarna pas telefonisch of aan de hand van een aparte afspraak. 

Zoals benoemd is het van groot belang eerst in kaart te brengen wat de beweegredenen zijn van medewerkers om twijfels nog niet te delen, voordat dit gewenste gedrag doelgericht gestimuleerd kan worden. Door hiervoor als organisatie een basis in te bieden, waarin ook de voordelen ruimschoots naar voren komen, biedt dit veel aanknopingspunten.

In de organisatie van Petra is ‘het delen van twijfels’ nieuw leven in geblazen – ná het onderzoeken van de redenen voor het ontbreken van dit gedrag. Tegenwoordig staat het delen van twijfels standaard op de agenda bij team-overleggen, wordt het gestimuleerd aan de hand van zogenoemde dilemmasessies en weten collega’s elkaar steeds vaker te vinden. Ook voor nieuwe medewerkers wordt het in hun eerste werkweek al duidelijk: twijfels delen? Ja graag! 

Geschreven door Elke Weijkamp, gedragswetenschapper en onderzoeker bij Hoffmann en Nina Verhoeven, junior security consultant bij Hoffmann