“We hebben onze factuurverwerking geautomatiseerd.” Klinkt als een mijlpaal, toch? En heel lang was dat ook dé mijlpaal. Maar wie verder kijkt dan de digitale verwerking van inkomende facturen, ziet al snel dat het purchase to pay (P2P) proces veel meer omvat. Inkooporders, pakbonnen, contracten — allemaal documenten die cruciaal zijn voor een soepel proces. Toch blijven ze vaak hangen in silo’s, los van elkaar en los van de factuur. En dat is zonde.

Want hoe ‘touchless’ is je P2P-proces echt, als je nog steeds handmatig moet zoeken naar een bijbehorende PO of een getekend contract? En natuurlijk, je kunt je afvragen of volledig touchless haalbaar is, er zijn altijd uitzonderingen, maar met een open blik je processen beoordelen en verbeteringen in kaart brengen is nog nooit een slecht idee geweest.

Waarom de factuur alleen niet genoeg is
Veel organisaties hebben de eerste stappen richting automatisering gezet: OCR, workflows, digitale goedkeuring. Maar de focus ligt vaak op de factuur zelf. En hoewel dat een belangrijke component is, is het slechts één puzzelstukje.

Zonder integratie van andere documenten blijft het proces fragmentarisch. Denk aan:

• Inkooporders die in een ander systeem staan dan de facturen
• Contracten die op SharePoint of in e-mailboxen zweven
• Pakbonnen die fysiek worden opgeslagen of via PDF binnenkomen

Het gevolg? Veel handmatig werk, risico op fouten en beperkte controle. En dat terwijl Finance juist behoefte heeft aan grip, snelheid en transparantie.

Slim ontsluiten van documentstromen
De echte versnelling zit in het slim ontsluiten van álle documenten binnen het P2P-proces. Niet alleen de factuur, maar ook de documenten eromheen. Door deze informatiebronnen met elkaar te verbinden, ontstaat er een geïntegreerd proces waarin documenten elkaar versterken in plaats van tegenwerken.

Technologieën zoals Intelligent Document Processing (IDP) spelen hierin een sleutelrol. Ze maken het mogelijk om:

• Documenten automatisch te herkennen en classificeren
• Informatie te extraheren uit PO’s, contracten en pakbonnen
• Documenten te koppelen aan transacties en processen
• Inconsistenties of ontbrekende informatie automatisch te signaleren

“Dit kennen we toch allang, dit is OCR!”
Het heeft zeker overeenkomsten, maar er is een belangrijk verschil tussen deze technieken.

OCR werkt met vaste sjablonen. Je moet van tevoren vertellen wáár informatie staat. Zolang de documenten er steeds hetzelfde uitzien, gaat dat prima. Maar wat bij de ene leverancier linksboven staat, staat bij de volgende leverancier rechtsonder. OCR heeft moeite om daarmee om te gaan.

IDP werkt slimmer. Het maakt gebruik van OCR in combinatie met AI en machine learning. Het begrijpt de context, past zich aan verschillende documenten aan en kan vervolgacties uitzetten.

Lees ook op CFO.nl: Anton Rademakers (CFO van 4Cee): “Als verlengstuk van mijn denken en doen is AI echt een turbo.”

Wat levert het op?
Stel je voor: een leverancier stuurt een pdf-factuur. Het systeem herkent belangrijke informatie zoals factuurnummer, datum en bedrag en zet dit door naar het juiste systeem, ongeacht de lay-out. Het valideert automatisch de factuur waarbij gegevens uit het bijbehorende contract of inkoopaanvraag gebruikt worden. Zodra er een pakbon binnen is, worden de gegevens hierop ook automatisch geëxtraheerd en verwerkt in het juiste systeem, waarna de factuur met alle bekende gegevens verder verwerkt kan worden. Alles klopt? Dan wordt de factuur geboekt en klaargezet voor betaling — zonder tussenkomst van een medewerker.

Dat levert niet alleen een soepel proces op, maar ook:

• Minder fouten: documenten worden automatisch gecontroleerd en gevalideerd.
• Minder handwerk: gegevens overtypen en OCR-sjablonen maken en bijhouden is niet meer nodig.
• Beter inzicht: inzicht in documentstromen, wat voor documenten krijg ik binnen, en van wie? En wat is de kwaliteit daarvan?
• Meer efficiëntie: meer tijd voor belangrijker en leuker zaken.

Van proces naar strategie
Het ontsluiten van documentstromen is niet alleen een operationele verbetering — het is ook een strategische stap. In het bredere verhaal van digitalisering binnen Finance, in de whitepaper Bouwen aan The Office of the CFO, kun je Intelligent Document Processing plaatsen binnen de technologieën die het verschil maken in The Office of the CFO. Want hoe beter je processen zijn ingericht, hoe meer ruimte er ontstaat voor analyse, sturing en waarde creatie. Of je blijft zoeken in archiefkasten waardoor de realiteit van vandaag de dag je binnen no time inhaalt…

Trends die je niet mag missen
De beweging richting document gestuurd werken wordt versterkt door een aantal actuele ontwikkelingen:

• AI-gedreven documentverwerking: IDP combineert OCR met machine learning en NLP, waardoor ook ongestructureerde documenten slim worden ontsloten.
• Van automatisering naar orkestratie: de focus verschuift van losse stappen naar end-to-end procesflows waarin documenten, data en systemen samenwerken.
• Compliance als drijvende kracht: strengere regelgeving vraagt om transparantie en controle — document gestuurde processen maken dat mogelijk.
• Focus op gebruiksgemak: tools worden steeds intuïtiever, zodat gebruikers sneller aanhaken en het proces écht gaat leven binnen de organisatie.

Welke documenten kosten jou de meeste tijd?

Klaar voor de volgende stap?
Benieuwd naar trends in The Office of the CFO en hoe technologieën het verschil maken en hoe ze mét elkaar werken in plaats van naast elkaar? Download dan de whitepaper Bouwen aan The Office of the CFO