Van lean en mean naar een buffereconomie?

Door Iwan Drost & Alex van den Doel

Tot voor kort leek het een onvoorstelbaar scenario. Onvoorstelbaar én onderschat blijkt nu, maar wel voorspelbaar.

Eerder hadden we al een uitbraak van SARS en MERS. Het risico dat een via de lucht verspreid virus de wereld zou veroveren, was al langer bekend. Inmiddels staat vele ondernemers en bedrijven het water tot aan hun lippen. Wat leert COVID-19 ons over onvoorstelbare, maar wel voorspelbare risico’s en bedrijfscontinuïteit?

De coronacrisis is voor veel bedrijven een wake-up call om zich beter voor te bereiden op allerlei risico’s en hoe die te overleven als ze zich voordoen. Veel bedrijven zitten nog in de crisismodus, maar gaan langzaamaan naar afschaling en evaluatie. De aandacht voor de continuïteit van bedrijven is nu actueler en relevanter dan ooit.

Bereid je voor op onvoorstelbare, voorspelbare scenario’s

Ga niet uit van de kans dat een bepaalde situatie zich voordoet, ga uit van de impact die een situatie kan hebben. Breng de belangrijkste risico’s voor de bedrijfscontinuïteit in kaart, bedenk wat de impact is en stel maatregelen vast om het bedrijf draaiende te kunnen houden. Zorg dat er een plan is voor bijvoorbeeld voorzieningen die uitvallen, langdurig geen toegang hebben tot gebouwen, logistieke problemen, personele problemen, op afstand werken en vraag en aanbod die wegvallen. Dat is geen one size fits all aanpak, maar vraagt om uitwerking van specifieke scenario’s per sector of bedrijf.

Integrale aanpak

Het voorbereiden en beheersen van risico’s als een pandemie vraagt om een integrale aanpak en meer samenwerking. Het vraagt om een professionele inrichting van risicomanagement en business continuity management. Niet als een moetje, maar als een noodzaak voor het eigen voortbestaan bij toekomstige bedreigingen. Herijk eventueel bestaande plannen met de kennis van nu. Zorg dat verschillende disciplines in de organisatie hun expertise inbrengen. Van IT, logistiek, HR tot en met finance, legal en productie. Bedenk met elkaar hoe je je kunt voorbereiden op storende invloeden van buitenaf en hoe je de gevolgen op de bedrijfscontinuïteit kunt beperken.  

Heroverweeg het ‘lean and mean’ principe

Het belang van het opbouwen van buffers wordt door de huidige crisis aangetoond. De afhankelijkheid van compleet stil gevallen leveranciers in door lock-downs getroffen gebieden als China is voor sommige ondernemers de doodsteek. De waardeketen staat onder druk, moet korter en misschien ook wel dichterbij; lokaal sourcen. De vraag is welke prijs wij daar met elkaar voor willen betalen. Een buffereconomie is immers duurder dan een lean and mean economie. 

Just in case, just in time of diversificatie van de supply chain  

Het aanhouden van buffervoorraden zal vanwege de kosten selectief moeten worden ingezet door bedrijven. De uiteindelijke supply chain zal na deze crisis een mix zijn. Een combinatie van de klassieke just in time productie met lagere voorraden, maar tegelijkertijd ook meer buffers voor kritische producten. Daarnaast zal steeds meer de keuze gemaakt worden voor verschillende leveranciers uit verschillende landen, maar worden juist om strategische redenen bepaalde grondstoffen en producten ook weer in eigen land of regio geproduceerd, bijvoorbeeld medische beschermingsmiddelen en medicijnen.

Investeer in samenwerking

De praktijk leert dat de afhankelijkheid van anderen voor het voortbestaan soms groter is dan gedacht. Een goede verstandhouding, fatsoenlijke tarieven en intensieve samenwerking betalen zich uit op het moment dat je elkaar hard nodig hebt. Kortstondige relaties die alleen gebaseerd zijn op het afdwingen van een zo laag mogelijke prijs helpen je momenteel niet door de crisis heen.

Onderschat het opstarten niet

Bedrijven staan voor de uitdaging om na het overleven van de korte termijn gevolgen zich voor te bereiden op mogelijke lange termijn gevolgen en de terugkeer naar het nieuwe normaal. Een nieuw normaal met bijbehorende restricties en behoefte aan flexibiliteit om in te spelen op veranderingen. Bedenk daarbij dat afschalen makkelijker is dan weer opschalen. Bereid de verschillende scenario’s voor.  

Iwan Drost is practice leader bedrijfscontinuïteit, en Alex van den Doel, managing director global risk consulting bij Aon.