Verbeter uw purchase to pay proces in 5 stappen met Lean six Sigma

Door Christian Willemsen Business Consultant ICreative

Het purchase to pay proces van corporate organisaties bestaat uit meerdere strategische processen (sourcing, contractmanagement) en operationele processen (inkoopproces, goederenontvangst en factuurverwerking). Deze processen kunnen efficiënter verlopen als ze geautomatiseerd worden. De eerste ingeving die men vaak heeft is: gelijk aan de slag te gaan zodra er een mogelijkheid is om iets verbeteren. Toch loont het om iets meer geduld te hebben en op een methodische manier het proces te verbeteren. Door vooraf processen in kaart te brengen, kunt u zien waar nog aan gewerkt moet worden en wordt het makkelijker om tot een oplossing te komen. Een bewezen methode die hierbij kan helpen is de Lean Six Sigma methode.

Wat is Lean Six Sigma?
Bij de Lean methode wordt er gekeken naar tijdverspilling binnen een proces. Waar zit de verspilling? Hoe kunnen we deze verminderen? Waarbij de focus ligt op het achterhalen van stappen of handelingen in een proces, die geen meerwaarde opleveren voor de eindgebruiker. Nadat deze helder zijn kunt u deze stroomlijnen en standaardiseren.

Met de Six Sigma methode meet u variaties en afwijkingen. Waarna u vervolgens variaties probeert te verminderen en het proces te optimaliseren.

Het is mogelijk om de methodes los van elkaar te gebruiken, maar om tot betere resultaten te komen is de combinatie van methodes beter. Stel nou dat u uw factuurverwerkingsproces wilt verbeteren. Door eerst Lean te gebruiken, komt u erachter dat facturen te lang blijven liggen en dat dit komt doordat de leverancier niet wordt herkend door de factuurverwerkingssoftware. Met Six Sigma, brengt u vervolgens in kaart hoelang het duurt voordat de factuur betaald wordt – hiermee verduidelijkt u het probleem met de hulp van data-analyse. Waarna u aan de slag kan met het optimaliseren van het proces.

In 5 stappen naar een beter proces
De Lean Six Sigma methode bestaat uit 5 stappen:

1. Define
2. Measure
3. Analyse
4. Improve
5. Control

Door deze stappen te doorlopen kunt u uw processen via een gestructureerde manier optimaliseren en doorlopend blijven verbeteren.

Stap 1: Define

Problemen worden pas vaak herkend door een klacht, of wanneer een KPI niet wordt behaald. Maar het echte probleem zit vaak een paar stappen daarvoor in het proces en is moeilijker te herkennen. De oplossing begint daarom vaak met het goed benoemen van het probleem en een duidelijk beeld te schetsen van hoe het proces eigenlijk zou moeten werken. Om uw huidige proces beter te begrijpen, is het belangrijk om door te vragen. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat uw Lean Six Sigma consultant en uw afdelingen dezelfde definities hanteren, daar moeten geen misverstanden over bestaan.

Neem bijvoorbeeld het eerdergenoemde voorbeeld over het factuurverwerkingsproces. De leverancier klaagt dat facturen te lang blijven liggen en niet op tijd worden betaald. Dit is niet het echte probleem, maar het gevolg van iets wat daarvoor in het purchase to pay proces heeft plaatsgevonden. De eerste stap is dan ook het goed definiëren van het probleem en te benoemen hoe u wilt dat het proces zou moeten verlopen, namelijk dat een factuur op tijd betaald wordt.

Stap 2: Measure

Nadat de eerste stap is doorlopen, gaat u met data aan de slag om te inventariseren hoe het proces nu verloopt. Uit welke stappen bestaat het proces? Hoeveel tijd kost dit? En waar zit de verspilling? Om dit te kunnen achterhalen zoekt u informatie en data die bij het gedefinieerde probleem horen waarmee in de volgende stap een objectieve analyse uitgevoerd kan worden.

Aan alleen data heeft u niet genoeg. Want de data laat zien wat er gebeurt, maar niet waarom het gebeurt. Om dit te achterhalen moet u uw verschillende afdelingen erbij betrekken en krijgt u compleet inzicht in het huidige proces. In het eerdergenoemde voorbeeld van de factuurverwerking, kijkt de organisatie naar de hoe het proces nu loopt. Hoe vaak komt het voor dat facturen te lang blijven liggen? Of onderzoek wat de doorlooptijden zijn van de ontvangst tot uitbetaling en wat de variatie is: blijven facturen gemiddeld 5 dagen liggen of duurt het langer?  

Stap 3: Analyse

In deze stap gaat u analyseren wat in de vorige stap duidelijk is geworden, dus hoe het huidige proces er nu uitziet. Als voorbeeld noemen we het proces de Y (de afhankelijke variabele) en de invloeden hierop de X (de onafhankelijke variabelen). Dan gaan we in deze fase op zoek naar de ‘X-en’ die van invloed zijn op de Y uit de define fase.  

Om het wat praktischer te maken, grijpen we terug op het voorbeeld waarbij de facturen niet op tijd worden betaald. Welke handelingen zijn er gedaan? Wie heeft deze uitgevoerd? Wat laat de data zien? Welke oorzaak-gevolg relaties schuilen hierachter? En welke mediërende en modererende factoren hebben hier invloed op? Misschien zorgt het handmatige werk dat komt kijken bij het verwerken van de factuur voor het probleem? Hapert het proces bij het omzetten van pdf-bestanden naar databestanden, waardoor facturen te lang blijven liggen? Zijn de gegevens niet compleet, waardoor de factuur ergens in het proces blijft steken? Gebeurt dit alleen bij specifieke leveranciers die grote aantallen facturen versturen, of komt u dit probleem bij al uw leveranciers tegen?

Stap 4: Improve

In deze fase gaat u aan de slag met het bedenken van oplossingen, om vervolgens te  bepalen welke oplossing de meeste kans van slagen heeft. Het proces wordt geoptimaliseerd door het implementeren van de gekozen oplossing. Als het gaat om factuurverwerking, om nog even bij dat voorbeeld te blijven, kan het bijvoorbeeld gebeuren dat de leveranciersgegevens niet herkend worden bij het automatisch valideren van inkomende facturen. Dit komt voor als bijvoorbeeld de gegevens in het ERP systeem niet meer actueel zijn, of omdat een organisatie meerdere keren in het systeem staat. Om dit op te lossen is het zaak om de datakwaliteit van het ERP systeem aan te pakken. Software helpt u om inzage te krijgen in het probleem, waarna het mogelijk is om met oplossingen te komen die geïmplementeerd kunnen worden.  

Stap 5: Control

Nadat u de oplossing heeft geïmplementeerd begint het eigenlijk pas. Want om processen optimaal te laten presteren is continuous improvement erg belangrijk. Hierbij wordt er doorlopend gemeten wat er nog beter kan. Want het perfecte proces bestaat niet, processen zijn aan verandering onderhevig of er zijn afwijkingen op. Met continuous improvement bent u bezig om deze afwijkingen continu te verkleinen. Dat betekent dat u steeds opnieuw alle stappen doorloopt.  

Kennispartner voor Purchase to pay procesoptimalisatie
Neem het purchase to pay proces onder de loep en blijf dit optimaliseren. Dan werkt u efficiënter, krijgt u nieuwe inzichten en het vermindert handmatige werkzaamheden. Als u dit via de Lean Six Sigma methode wilt doen, is het verstandig om een kennispartner te nemen de taal van Lean Six Sigma spreekt, maar ook de purchase to pay processen door en door kent.