Verbetering uitgavenbeheer cruciaal voor naleven richtlijnen en kostenbesparing

In een tijdperk waarbij er steeds meer gevraagd wordt van de finance-afdelingen van organisaties door middel van ESG-criteria en CSRD-richtlijnen (Corporate Sustainability Reporting Directive), groeit de uitdaging ook om compliant te blijven. Veel organisaties kampen met inefficiënte processen die veel handmatige administratie vergen, alleen al voor het afhandelen van creditcardbetalingen of andere bedrijfsuitgaven. Er wordt uitgekeken naar de komst van AI en de groeiende beschikbaarheid van data die mogelijk een uitkomst kunnen bieden in de toekomst. Echter, in een situatie waarbij er binnen je organisatie al weinig zicht is op de uitgaven, waarbij je finance team medewerkers moet najagen om informatie te vragen over betalingen of om aanvullende documentatie op te vragen, zoals facturen of bonnetjes, sla je in essentie een cruciale stap over in het digitaal transformeren van je organisatie.

Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 73% van de financiële medewerkers van mening is dat er ruimte is voor verbetering met betrekking tot uitgavenbeheer binnen hun organisatie. Hierbij gaat het met name om een vermindering van tijd besteden aan handmatige processen, wat kan resulteren in een aanzienlijke toename van arbeidsproductiviteit. Met een effectief uitgavenbeheersysteem kan je een enorme digitaliseringsslag maken binnen je organisatie; zo kon het team van Parkos de maandafsluiting terug te brengen van meer dan 30 dagen tot 14 dagen. Dit draagt zowel bij aan een vereenvoudiging van het werk van de betrokken partijen, als een gezonder werkklimaat.

Het team van Mercell kent dit obstakel als geen ander. Voordat Payhawk werd ingevoerd, deelde het team van Mercell één betaalkaart met meerdere medewerkers. Zo herinnert Senior Business Controller David Sandler zich dat zodra de teamleider de uitgave goedkeurde, medewerkers een e-mail (of een andere vorm van een bericht) moesten sturen naar de CFO om de eenmalige code te ontvangen om een transactie te doen.

Eén van de essentiële functies van Payhawk voor Mercell is het in de kaarten geïntegreerde uitgavenbeleid. Deze functie vermindert het risico op fraude en biedt werknemers het juiste niveau van autonomie met een afgebakend kader. Daarnaast heeft Mercell meer transparantie over zijn uitgaven. Het team kan naar behoefte betalingen kan doen, terwijl het financiële team de uitgaven nauwlettend in de gaten kan houden en suggesties kan doen om onder andere budgetten te optimaliseren.

Kostenbesparing door middel van digitaal uitgavenbeheer

Met compliant blijven aan ESG-criteria en CSRD-richtlijnen als uitdagingen aan de ene kant, staan aanpassingen doorvoeren om inflatie tegen te gaan eveneens bovenaan de lijst van uitdagingen voor de finance professional in 2024. De voornaamste aanpassingen om inflatie tegen te gaan liggen vaak voor de hand: het verminderen van zakelijke uitgaven. Echter, het is van cruciaal belang om gedetailleerd inzicht te hebben in deze uitgaven. Bedrijven dienen daarom effectieve praktijken te implementeren en een strategie te ontwikkelen die digitalisering omvat, om de volledige traceerbaarheid van hun zakelijke uitgaven te waarborgen.

“73% van de financiële medewerkers is van mening dat er ruimte is voor verbetering met betrekking tot uitgavenbeheer binnen hun organisatie”

Digitale transformatie kan helpen bij het verlagen van de kosten voor financieel beheer door verschillende processen te automatiseren, waardoor financiële middelen vrijkomen voor andere strategische initiatieven. Zo wil 39% van de ondervraagde besluitvormers meer tijd besteden aan risicoanalyse, 31% aan het plannen van het budget, 31% aan ondernemingsplanning en -strategie, en 28% aan procesoptimalisatie.

Echter mag kostenverlaging niet ten koste gaan van de kwaliteit van financiële diensten of regelgevende conformiteit. Voorzichtig beheer en adequate planning zijn essentieel om negatieve impact te minimaliseren en tegelijkertijd besparingen aan te moedigen. Financiële teams moeten in staat zijn budgetten op te stellen op basis van kostenbesparingsdoelstellingen. Dit zal financiële managers aansporen om manieren te vinden om uitgaven te verminderen, regelmatig financiële processen te evalueren om potentiële inefficiënties te identificeren en voortdurende verbeteringen door te voeren. Integratie van technologie, met behulp van geavanceerde financiële beheertools om kosten en uitgaven te voorspellen en besparingsmogelijkheden te identificeren, is een cruciale stap in het digitaal transformeren van je organisatie. Op deze manier worden de financiën en professionele kosten van het bedrijf gestroomlijnd, en kan je als organisatie-zijnde beter anticiperen op uitdagingen omtrent inflatie.

Nieuwe features

Kortom, de implementatie van een real-time inzichtelijk platform zoals Payhawk kan worden ingezet om processen efficiënter te maken, flexibiliteit te ‘boosten’ en schaalbaarheid te faciliteren. Dit platform heeft enorm veel development kracht om veel updates en nieuwe features te releasen gedurende het jaar aan de hand van klantenfeedback. Daarnaast zijn er op 5 maart nieuwe features gelanceerd die het uitgavenbeheer voor de finance professional nog efficiënter en waardevoller maken.

Zo wordt een creditcard voor klanten in de EU mogelijk, terwijl voorheen er werd gewerkt met een debet gereserveerd bedrag. Dit is met name waardevol voor het werkkapitaal en behouden liquiditeit. Daarnaast kan het Payhawk integreren met 59 bekende HR-systemen, waarbij gegevens van werknemers niet meer handmatig ingevoerd te hoeven worden. Dit zal met name enorm veel tijdsbesparing kunnen betekenen bij het onboarden en offboarden van werknemers. Ten slotte, komen er meer controlemogelijkheden bij aan de hand van ‘advance card controls’. Hiermee kan er centraal worden aangegeven dat kaarten in bepaalde landen wel of niet gebruikt mogen worden, wanneer ze gebruikt mogen worden, en kunnen bepaalde leveranciers of verkooppunten uitgesloten worden, of juist alleen voor een selecte groep gebruikt worden.