“Verbetertrajecten finance onnodig complex”

Jarenlang werkten Dennis Romijn en Rogier Woudstra binnen de finance functie van Liberty Global. Ze pakten grote projecten op. Romijn: “We hebben een business control-tak opgesteld, management rapportages en systemen ingericht, investeringen gedaan namens het bedrijf en grote transformaties begeleid. We hebben alles binnen een groot concern wel eens aangepakt.”

In die jarenlange carrière als financial zagen ze ook iets dat zo vaak niet goed leek te gaan. Romijn vertelt: “Rondom multinationals zijn veel consultancybedrijven actief. Die leveren vaak diensten af waarvan wij ons wel eens afvroegen wat daar precies de waarde van is. ‘Dit kan anders’, zeiden we tegen elkaar. Er is behoefte aan bedrijven die doen wat zeggen en die kennis hebben van de finance functie.” Het ondernemerschap lonkte voor beiden eigenlijk al jaren.

Dan gaat het om de uitdaging om zelf aan het stuur te zitten en via kortere lijnen meer kunnen bereiken. “Ik vind het altijd belangrijk dat wat ik doe toegevoegde waarde heeft, dat je een stap maakt of een verbetering doorvoert. Dat kan binnen een vaste baan, maar is als ondernemer toch eenvoudiger. Ik heb zelf ook als consultant gewerkt. Mijn ideeën hierover kwamen samen met de wens om te ondernemen”, zegt Woudstra. Ze raakten in gesprek. Een gesprek dat dit jaar resulteerde in de oprichting van adviesbureau voor financials Otium Solutions. Kansen zijn er genoeg zeggen ze: het gebrekkige ondernemerschap onder financials, gebruik van data, robotisering, digitalisering en organisatieveranderingen zijn thema’s die veel langskomen. Romijn: “CFO’s zien de kansen en zoeken naar een ervaren sparringpartner.

"Transformaties worden groot gemaakt"

Probleem in veel consultancytrajecten is dat zaken onnodig complex worden gemaakt. Romijn en Woudstra pleiten juist voor simpelheid: niet vanuit een concept, maar vanuit de praktijk werken. Woudstra: “Vaak worden transformaties heel groot gemaakt, er zijn presentaties met veel slides, moeilijkheden en stappenplannen. Een directe verbetering komt er niet uit, het is alleen een voorbereiding op. Waar iedere financial wel behoefte aan heeft is het oplossen van de tien problemen bovenaan de prioriteitenlijst. Vraag daar naar. Dat gaat direct resultaat opleveren. Een werknemer die voor 20 procent vrijgespeeld is, kan zich ergens anders mee gaan bezighouden.”

Beiden benadrukken het belang om de medewerkers direct bij de veranderingen te betrekken. Dit gaat bij consultancytrajecten nog wel eens anders. “Een grote groep mensen komt binnen, bedenkt een plan. Maar ze kijken vooral naar elkaar. Er is weinig contact met de medewerkers die het moeten gaan uitvoeren.” Door de grootte van de plannen ontbreekt vaak ook de draagkracht om de aangereikte oplossingen te implementeren, zegt Romijn. Het betrekken van die medewerkers creëert draagvlak. Uiteindelijk zijn het de mensen die ermee aan de slag moeten. Woudstra: “Daarom is het belangrijk om dit soort processen niet alleen met de CFO of de betrokken manager te doorlopen, maar met de gehele organisatie. Je maakt mensen niet ondernemend door consultants met een plan te laten komen, dat vertelt hoe ze moeten zijn. Een cultuur laat zich moeilijk vatten op slides.”

Een van de zaken waar financials om advies verlegen zitten, is de digitalisering van de finance functie. Het potentieel is duidelijk, de uitvoering blijft vaak achter, laat onderzoek vaak zien. “Het staat nog in de kinderschoenen”, beaamt Romijn. Woudstra: “Terwijl op vrij eenvoudige manieren al mensen vrijgespeeld kunnen worden door robotisering. Daarvoor zijn helemaal geen grote transformaties nodig. Ik maak vaak de vergelijking met de manier waarop IT nu functioneert. Voorheen waren het vooral grote projecten, nu constante kleine aanpassingen. Zo moet finance ook werken.”

Waarde toevoegen

Waarom finance hierin achterblijft? De finance functie is nog traditioneel ingericht, zegt Romijn. “Men richt zich op het rapporteren binnen een bepaalde tijdspanne, dan is men tevreden. Maar zo voeg je geen waarde toe aan een bedrijf.” Men moet handelen als ondernemer, zegt Woudstra: “Sommige financials zien zichzelf als onderdeel van een stafafdeling: ze ondersteunen, maar denken niet zelf na over het toevoegen van waarde. Terwijl dat wel moet. En daarvoor moeten de processen geoptimaliseerd zijn.”

Daarbij komt dat CFO’s soms huiverig zijn voor verandering door negatieve ervaringen: transformaties die lang duurden, investeringen die niet werden terugverdiend. Romijn: “Maar juist binnen digitalisering kunnen veranderingen heel snel gaan.”

Samenwerken met de organisatie, uitgaan van de praktijk en zaken niet nodeloos complex maken, dat is de aanpak die Romijn en Woudstra voorstaan. Ver weg van de complexiteit, die in discussies over de toekomst van de finance functie naar voren komt. Woudstra: “Je ziet het in de terminologie. Vaak gaat het om grote, abstracte begrippen, zoals de business partner.” Romijn: “Mensen gaan mee in een bepaalde stromingen. Stap daar uit, kijk kritisch en bedenk waar het in de essentie om gaat: het gezonder en winstgevender maken van het bedrijf. Dat vergeten mensen wel eens.”