Richtlijn zal e-facturatie minder stimuleren

Op 16 april 2014 hebben het Europees Parlement en de Raad de EU-Richtlijn 2014/55/EU met betrekking tot elektronisch factureren bij overheidsopdrachten vastgesteld. Deze richtlijn is een kader om de belemmeringen voor de grensoverschrijdende handel, die het gevolg zijn van het naast elkaar bestaan van meerdere juridische voorschriften en technische normen inzake e-facturering, en het gebrek aan interoperabiliteit moeten wegnemen of verminderen.

Nick van den Berg heeft al een vijftal jaar ervaring in de e-facturatie sector in binnen-en buitenland. Sinds 2018 is Nick binnen Comarch verantwoordelijk voor de Benelux markt als het gaat om e-facturatie. Vanuit zijn rol als E-Invoicing Consultant is hij gefocust op het adviseren van internationale organisaties als het gaat om het automatiseren van financiele processen.

Door te zorgen voor semantische interoperabiliteit en verbetering van de rechtszekerheid zal deze richtlijn de invoering van elektronische facturering moeten bevorderen. Hierdoor kunnen lidstaten, aanbestedende entiteiten en ondernemers aanzienlijke voordelen te genereren als het gaat om besparingen, milieu en verminderingen van de administratieve lasten.

Geen grote impact

Tijdens het lezen van de EU-Richtlijn was ik behoorlijk positief. Het zag er eindelijk naar uit dat er een beweging was in de juiste richting als het gaat om het verplicht stellen van elektronisch factureren binnen de EU. Totdat ik op een gegeven moment bij punt 34 en 35 van de het document kwam. Tot deze 2 punten gaat het vooral over de manier waarop de EU de interoperabiliteit wil verbeteren en elektronisch factureren wil standaardiseren door een eigen Europese standaard te creëren, inclusief alle juridische manieren om deze punten uit te leggen.

Terugkomend op punt 34 in de Richtlijn. Hier blijkt uit dat aanbestedende diensten en aanbestedende entiteiten alleen verplicht gesteld worden om elektronische facturen te moeten kunnen ontvangen en verwerken. Verder wordt er uitgelegd dat de elektronische factuur moet voldoen aan de Europese norm en aan de syntaxes van de lijst die door de Commissie in het Publicatieblad van de Europese Unie is gepubliceerd.

Over naar punt 35, hier wordt er nogmaals op gewezen dat alleen de ontvangers van een factuur, in dit geval alleen aanbestedende diensten, aankoopcentrales en aanbestedende instanties, verplicht zijn elektronische facturen te ontvangen en verwerken. Bovendien wordt er uitgelegd dat het recht van de verzender om de factuur volgens de Europese norm voor elektronische facturering, volgens nationale of andere technische normen, of op papier in te dienen, niet belemmerd mag worden door deze richtlijn.

De EU-Richtlijn schrijft dus technisch gezien dat decentrale overheden, ik noem in dit geval alleen de decentrale overheden omdat er sinds begin 2017 al een verplichtstelling is voor Centrale overheidsinstellingen, alleen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Daarnaast kom ik niet één regel tegen in de Richtlijn die stelt dat een leverancier verplicht is om een e-factuur aan te kunnen leveren. Wel mag een decentrale overheid dit opnemen in de inkoopvoorwaarden. Al met al lijkt het mij dus niet dat deze Richtlijn veel impact zal hebben op de adoptie van e-facturatie.

Ook verplichtstelling B2B e-facturatie is belangrijk

Als het gaat om de regelgeving op het gebied van e-facturatie zien we vooral dat de EU zich bezighoudt met het opstellen van verplichtingen voor Business-to-Government communicatie. Of dit een strategische beslissing is geweest of een beslissing gebaseerd op de kostenbesparing voor de overheidsinstellingen van de EU lidstaten laat ik voor nu even in het midden.

De belangrijke factor als we kijken naar Business-to-Government facturatie, en met name het aantal ontvangen facturen door de overheid, is dat dit slechts een klein percentage (5-10 procent) van het totale aantal facturen in de EU is.

Verplichtstelling voor e-facturatie is voor overheidsinstanties vooral aantrekkelijk voor het besparen van kosten voor de lidstaten van de EU

Een logische gedachte zou zijn dat bedrijven, door het verplicht te stellen voor overheidsinstanties, ook e-facturering in Business-to-Business zullen toepassen. Als we echter kijken naar landen die al langere tijd verplichte regelgeving hebben voor e-facturatie aan overheidsinstellingen zien we dat totaal niet het geval is.

Toen ik in Denemarken woonde, een van de landen waar e-facturatie al sinds 2005 verplicht is voor B2G communicatie, zag ik dat B2B e-facturatie eigenlijk net pas een beetje in opkomst is. Dit is terug te zien in de cijfers, waarbij iets meer dan 50 procent van de bedrijven in staat is om een e-factuur te sturen maar het bijna alleen maar gebruikt wordt voor B2G communicatie.

Een ander voorbeeld is Frankrijk, waar er vanaf 2017 een verplichtstelling geldt voor e-facturatie (weer alleen de focus op B2G communicatie). In Frankrijk worden jaarlijks meer dan 2 miljard facturen uitgewisseld, slechts 15 procent hiervan is een e-factuur.

Uit bovenstaande twee voorbeelden kan ik in elk geval concluderen dat de verplichtstelling voor e-facturatie voor overheidsinstanties vooral aantrekkelijk is voor het besparen van kosten voor de lidstaten van de EU. Ze dragen echter niet het verwachte steentje bij als het gaat om B2B facturatie.

Voorbeelden van verplichtstelling

E-facturatie is de afgelopen 10 jaar een veel gehoord onderwerp als het gaat om het automatiseren van de factuurverwerking. Meerdere landen op verschillende continenten hebben een volledige verplichte regelgeving geïntroduceerd voor e-facturatie. De meeste van deze landen maken gebruik van de “Clearance Approach”.

De “Clearance Approach” is een aanpak waarbij de belastingdienst de traditionele controlemethode heeft herzien door te eisen dat elke factuur voor of tijdens het uitwisselingsproces elektronisch door hen wordt goedgekeurd.

Als we zowel naar Europa als naar andere continenten kijken, zijn Mexico en Italië twee voorbeelden van verplichte regelgeving waar de EU wat van zou kunnen leren.

Veel lidstaten van de EU zullen nauwlettend in de gaten houden hoe de nieuwe wetgeving zal verlopen

Mexico is wereldwijd één van de voortrekkers op het gebied van e-facturatie. Het is verplicht om 100% van de transacties elektronisch uit te wisselen. Naast e-facturatie is ook e-accounting verplicht voor bedrijven en particulieren, en alle maandelijkse salarisstroken moeten automatisch worden verzonden. Naast efficentieverbeteringen in archivering en de vermindering van papier, hebben e-facturatie en e-accounting geleid tot een vermindering van de belastingontduiking, waar de belastingomzet gestegen is met meer dan één derde.

Organisaties in Mexico wisselen jaarlijks iets meer dan 10 miljard e-facturen uit. Meer dan alle lidstaten van de EU bij elkaar.

Vanaf 1 januari 2019 is Italie het eerste land in de EU dat een 'Clearance Approach' hanteert en het verplicht stelt om 100 procent van de facturen als e-factuur te laten uitwisselen. Veel lidstaten van de EU zullen nauwlettend in de gaten houden hoe de nieuwe wetgeving en met name de technische uitrol hiervan zal verlopen.

Met meerdere projecten die op dit moment worden uitgerold binnen Comarch, het bedrijf waar ik voor werk, kunnen we zeker zien dat het implementeren van 100 procent verplichtstellingen van e-facturatie niet van de een op de andere dag gebeurt. Natuurlijk zijn er hier en daar wat technische problemen geweest maar dit was ook al wel te verwachten. Het zal echter interessant zijn om te zien waar Italie aan het eind van het jaar zal staan en of het ook hier de belastingomzet zal verhogen.

Comarch is aangesloten bij de European E-Invoicing Service Provider Association (EESPA). Daar vertegenwoordigt Nick het bedrijf tijdens bijeenkomsten met betrekking tot interoperabiliteit en standaardisatie wat betreft de toekomst van e-facturatie in Europa.