Verplicht e-factureren komt dichterbij: hoe bereidt u zich voor?

De komende jaren wordt e-facturatie in steeds meer landen verplicht. Nederland blijft niet lang achter. Wat betekent dit voor u?

In navolging van landen als Italië en Polen is nu ook in België én Duitsland de kogel door de kerk: e-facturatie wordt verplicht voor zakelijke transacties. Dit betekent dat bedrijven elkaar e-facturen moeten sturen en dat andere factuurvormen, zoals de veelgebruikte pdf, niet meer worden toegestaan. Ook voor Nederlandse CFO’s markeert dit een cruciaal moment van aanpassing en voorbereiding.

Regels Duitsland

In Duitsland heeft de invoering van de Wet op Groeikansen, goedgekeurd op 22 maart 2024, de weg vrijgemaakt voor een gefaseerde implementatie van verplichte e-facturatie.
Vanaf 1 januari 2025 moeten alle bedrijven die betrokken zijn bij B2B-transacties in Duitsland elektronische facturen kunnen ontvangen. Vervolgens geldt er een overgangsperiode zodat bedrijven zich kunnen klaarmaken om volledig op e-facturatie conform de EN16931-standaard over te stappen.

Met ingang van 1 januari 2027 wordt e-facturatie in Duitsland verplicht voor bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000 per jaar. Voor bedrijven met een omzet van minder dan € 800.000 per jaar gaat deze verplichting in op 1 januari 2028. Ook voor bestaande Electronic Data Interchange (EDI)-verbindingen met niet-conforme e-factuurformaten geldt een verlengde overgangsperiode tot en met 31 december 2027.

Dit betekent dat vanaf 1 januari 2028 alle facturen voor B2B-transacties in Duitsland elektronisch uitgewisseld moeten worden. Er geldt een uitzondering voor facturen van minder dan € 250 euro en bepaalde specifieke transacties. 

Regels België

Ook het Belgische Parlement heeft begin 2024 groen licht gegeven voor een nieuwe wet die elektronische facturatie verplicht maakt voor zakelijke transacties.

In België is e-facturatie -net als in Nederland- al langer verplicht in de publieke sector. Nu gaan onze zuiderburen deze verplichting doortrekken naar de private sector. Met ingang van 1 januari 2026 moeten alle belastingplichtige bedrijven e-facturen versturen en ontvangen. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het Europese Peppol-netwerk, wat reeds al gebruikt wordt voor e-factureren met de Belgische overheid.

Hoe zit het met Nederland?

Op dit moment is e-facturatie in Nederland alleen verplicht wanneer bedrijven zakendoen met (Rijks-)overheden en andere aanbestedende diensten (B2G). Voor zakelijke transacties tussen bedrijven mag e-facturatie natuurlijk wel, maar is het nog niet verplicht.

Hier gaat verandering in komen. De Europese Commissie maakt namelijk werk van het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (kortweg ViDA), dat e-invoicing voor B2B-transacties verplicht in alle Europese lidstaten, waaronder Nederland. Deze nieuwe regelgeving schrijft voor dat e-invoicing vanaf 2028 de norm moet zijn binnen de EU. In eerste instantie zullen de regels vooral van toepassing worden voor cross-border transacties. De verwachting is dat er direct hierna ook een nationale verplichting wordt ingevoerd voor de lidstaten.

De stap van België en Duitsland om e-facturatie te verplichten komt dus zeker niet uit de lucht vallen, maar sorteert alvast voor op deze nieuwe Europese wetgeving. Nederland zal de komende jaren dit voorbeeld moeten volgen.

Waarom verplicht e-factureren?

De belangrijkste beweegreden voor de Europese Commissie om met ViDA e-facturatie in de hele EU te verplichten, is het vereenvoudigen van de btw-aangifte en het voorkomen van btw-fraude. Ieder jaar lopen de nationale overheden namelijk miljarden euro’s aan verwachte btw-inkomsten mis. Met de invoering van e-facturatie wordt het voor de overheid mogelijk om op factuurniveau de btw-controles uit te voeren. Dit wordt ook wel Continuous Transaction Control genoemd.

Daarnaast heeft e-facturatie tal van voordelen voor de bedrijven zelf, zoals het versnellen van het facturatieproces en een snellere betaling van facturen. Ook minimaliseert het de kans op menselijke fouten en houdt het de boekhouding actueel, wat cruciaal is voor het meten van de financiële gezondheid van een onderneming. Het potentieel voor kostenbesparing is bovendien aanzienlijk, gezien studies aantonen dat e-facturatie per factuur tot wel 9 euro kan besparen. Kortom: het facturatieproces wordt efficiënter, goedkoper, sneller en betrouwbaarder.

Bereid u op tijd voor

Het advies voor Nederlandse bedrijven is om alvast te beginnen met de implementatie van e-facturatie. Zo kunt u snel voldoen aan de regels in de landen om ons heen, kunt u gehoor geven aan de wensen van klanten of leveranciers die de overstap ook al gemaakt hebben én bent u voorbereid als de onvermijdelijke verplichting ook voor Nederland wordt aangekondigd. En niet geheel onbelangrijk, u plukt direct de vruchten van elektronisch zakendoen.

Een belangrijke eerste stap is een inventarisatie van uw huidige factuurstromen en -systemen. Wat is er op dit moment al mogelijk en waar schort het nog aan? Hiermee kunt u gericht op zoek naar een e-facturatie service provider. Deze service providers, zoals 4Exchange, kunnen u bijvoorbeeld toegang verschaffen tot het Peppol-netwerk als zij beschikken over een Peppol Access Point. Verder kunnen dit soort partijen u volledig ontzorgen in het opmaken en versturen of ontvangen en slim verwerken van e-facturen. Dit uiteraard conform de e-facturatieregelgeving in de landen waar uw bedrijf actief is.

Meer weten over de overstap naar uitgaande of inkomende e-facturatie?

Neem contact op met 4Exchange.