Vivienne de Leeuw (Havenbedrijf Rotterdam) in CFO Studio: “Stakeholdermanagement is een heel belangrijk onderdeel van mijn werk.”

Vorige week stond CFO Studio in het teken van de uitdagingen en ontwikkelingen die de rol van de CFO transformeren. Welke kennis en vaardigheden heeft de CFO meer dan ooit nodig en in hoeverre is de CFO nu een strategische business partner? Onze host Melle Eijckelhoff  besprak dit thema samen met Vivienne de Leeuw, CFO van het Havenbedrijf Rotterdam – en met Michiel Aalpoel, director Cloud Apps development EMEA bij Oracle.

Navigerende CFO
Welke veranderingen ziet De Leeuw in haar jouw rol als CFO? In hoeverre heeft ze de rol van de CFO zien transformeren? De Leeuw ziet zichzelf niet als een traditionele CFO, maar meer als navigator, bijrijder. Waar willen we naartoe en hoe komen we daar? Dat zijn de vragen waar haar passie zit. De Leeuw: “Terugkijken en verantwoording afleggen blijft belangrijk en verantwoording afleggen is een absolute must. Maar goed, weten waar je naartoe moet is key.”
Er wordt al veel geautomatiseerd en data verzameld over end-to-end processen, maar De Leeuw denkt dat we nog wel een stapje te zetten hebben in het toepassen van data: “Je  kunt nog zulke mooie dashboards bouwen, realtime of niet, maar als je ze niet inzet om te sturen is het een nice to have, het gaat je dan niet verder helpen.”

Ook Aalpoel ziet dat ‘relentless automation’ organisaties verandert. Waardoor ook de rol van de CFO steeds meer verschuift van bookkeeper naar strateeg met blik op de gehele organisatie en operatie. Daarbij ziet hij ook steeds meer de beweging naar beslissen op basis van real-time informatie, mogelijk gemaakt door de verregaande automatisering van finance operations. De skills en kennis die nodig zijn voor de financial van de toekomst liggen volgens hem dan ook in data-analyse en support: “Waarheid komt met geloofwaardigheid. Je moet als CFO enigszins in een glazen bol kijken, maar die glazen bol moet wel gevoed worden door feiten.”

Energiehub van Europa
Rotterdam heeft de grootste haven van Europa en is daarmee goed voor 565.000 banen, direct en indirect. Vorig jaar werden er meer dan 15 miljoen containers overgeslagen. Hoe manage je die complexiteit als CFO? De Leeuw: “De impact die wij hebben als haven community is vele malen groter dan ik dacht voordat ik er aan de slag ging. We hebben veel stakeholders, we zijn publiek-privaat en staan daarmee op een interessant kruispunt. We zijn in Rotterdam ook de grootste energiehub van Europa en dat is een interessante positie met de energiecrisis die nu op ons af lijkt te komen. Meer dan 50% van onze inkomsten komt van bedrijven die in de fossiele brandstof zitten. Als je ergens het verschil kunt maken in de energietransitie, dan is het hier. Een vijfde deel van alle uitstoot van Nederland vindt plaats in onze haven. Dus hier moeten we het ook aanpakken. Maar dat kunnen we niet doen door de haven een paar jaar dicht te zetten. De winkel moet openblijven en we gaan samen met onze bedrijven de overgang maken naar een klimaatneutrale haven.”
Het Rotterdamse havenbedrijf zit midden een aantal grote projecten op het gebied van duurzaamheid en op het gebied van digitalisering. “Niet alleen om onze eigen processen wendbaarder te maken zodat we kunnen inspelen op wat er gebeurt, maar ook om de logistieke keten te optimaliseren. Maar we kunnen het niet alleen. Stakeholdermanagement is een heel belangrijk onderdeel van mijn werk.”

(klik op afbeelding om de hele aflevering te bekijken)

Finance team
Volgens De Leeuw moet de CFO soms ook het lef hebben om andere petten op te zetten en sparringspartner te zijn van collega’s. “Welke nieuwe mogelijkheden ontstaan er voor de organisatie wanneer we andere risicoprofielen zouden hanteren? Kunnen we scenario’s bouwen of sensitivy analyses neerzetten die meer opties geven? Om die vragen te onderzoeken heb je wel mensen nodig die dat kunnen – en ook willen.” De Leeuw maakt als CFO ruimte vrij voor die nieuwe finance rol, ruimte die gemaakt kan worden door het automatiseren van repetitieve processen – en ze ziet dat haar finance collega’s hun nieuwe, analyserende rol zelf ook leuker vinden.

De finance organisatie van het Havenbedrijf Rotterdam is opgedeeld in de afdeling Business control en Finance control. Maar daarnaast zijn er ook nog Strategic Finance en Treasury. De Leeuw: “Treasury spreekt voor zich, maar Strategic Finance houdt zich echt bezig met de navigator rol, welke nieuwe projecten gaan we aan? Welke partners moeten daarbij? De private investeringen moeten gewoon rendement draaien.”  Daarnaast heeft De Leeuw ook een flinke procurement afdeling vanwege alle Europese aanbestedingen die de haven doet.

Hartslag van de haven
Wat zijn de KPI’s waar De Leeuw op stuurt? “Dat is bij ons een divers palet, waarbij je misschien zou verwachten dat ik begin met de kosten en de omzet – maar we beginnen bij het Havenbedrijf Rotterdam altijd bij de veiligheid, omdat die bepalend is voor onze betrouwbaarheid naar klanten toe. Dus dat staat bovenaan in onze monitors. Dan de volumes aan overslag – in tonnen, in welke sectoren en bij welke klanten. En dat vertaalt zich dan weer naar onze omzet. Daarnaast is het havenbedrijf ook uitbater van alle gronden in de haven, dus daar komen ook opbrengsten uit.“
Tenslotte kijkt De Leeuw of het havenbedrijf van al die inkomsten wel genoeg uitgeeft aan de speerpunten, waarvan de duurzame transformatie van de haven een grote nadruk heeft. “We hebben een grote ambitie op CO2-reductie. Als organisatie zijn we zelf al klimaatneutraal in onze eigen bedrijfsvoering – kantoren en voer- en vaartuigen – maar we zijn natuurlijk maar een klein bedrijf eigenlijk. We willen onze klanten helpen om die transitie ook te maken.”

Realtime data
In hoeverre speelt realtime data al een rol in de besluitvorming van De Leeuw? “Realitime data speelt wel een rol in de operationele kant van het bedrijf, vaarbewegingen, de overslag – maar op dit moment nog geen rol in de besluitvorming van onze financials, al hebben we tijdens Corona wel een aparte finance commissie opgericht om te monitoren of onze klanten in haven niet zouden omvallen. Daar hebben we toen een realtime monitor voor gemaakt die bijhield welke betalingen wanneer binnenkwamen. Maar eigenlijk willen we nog meer doen om klanten nog sneller te kunnen informeren bij congestie in de binnenvaart.”

Hoe kijkt Aalpoel naar de logistieke uitdagingen van de sector vanuit zijn ervaring met nieuwe technologieën? “Congestie is precies een van de risico’s waarbij wij bedrijven in de gas- als containersector ondersteunen. Zorgen dat je goede belading hebt, op tijd de aan- en afvoer kunt regelen, staat of valt bij voorspelbaarheid. Dat betekent dat je goed moet monitoren. Wat wij bij Oracle doen is machine learning inzetten om op basis van congestiesignalen goede scenarioanalyses te maken en die vroegtijdig te communiceren aan klanten, zodat ze bijvoorbeel langzamer kunnen gaan varen als er geen plek is in de haven.”
Vergelijkbare monitoring doet Aalpoel ook aan de financiële kant: “We kijken dan voor bedrijven of klanten omvallen in bepaalde crisis, proberen zicht te krijgen op cashflow. Er is tegenwoordig zoveel data over cashflow. Als je die data nou eens gaat gebruiken, dan kun je bedrijven vroegtijdig adviseren om actie te ondernemen. Zorgen dat je op tijd kunt acteren, door middel van data in en buiten je systemen goed te gebruiken, daar helpen wij bij.”

Meer weten over de rol Vivienne de Leeuw pakt als CFO in het implementeren van slim datagebruik binnen de keten van stakeholders van het Havenbedrijf Rotterdam? Kijk dan hier de hele aflevering terug van CFO Studio.