VP ServiceSource: Finance heeft veel meer tijd voor business analytics

In het klassieke Grand Hotel Huis ter Duinen, tussen barokke schilderijen, gouden lambrisering en kristallen kroonluchters, is Lemberg zijn tijd ver vooruit. Waar in veel bedrijven financials worstelen met de opkomst van technologie en de implicaties die dat heeft voor de finance functie is er bij de financials van ServiceSource weinig twijfel. “Voordat wij werkten met cloud-software deed ServiceSource het merendeel van de planning en reporting in MS Excel en waren we 80 procent van onze tijd bezig met het verwerken van cijfers en het leggen van verbanden. Met een geïntegreerd HR en Finance systeem kunnen we onze tijd nu investeren in analyses om de business te ondersteunen. “Kennis business drivers Dat bij iedere vergadering een financial aanschuift is in de ogen van een klassiek bedrijf geen goed nieuws. Weinig werknemers zitten te wachten op een controlerende financial die over de schouders meekijkt op zoek naar budgetoverschrijdingen en risico’s. Volgens Lemberg is dat bij ServiceSource niet aan de hand. “Mijn collega’s uit de business hebben een sterke behoefte aan kennis over de drivers van de markt. Ze zitten met veel vragen waar niet eenvoudig een antwoord op te vinden is. Finance kan hierin helpen.” Lemberg maakt hierin een koppeling aan de opkomst van big data. Verkoopprocessen en marketingacties zijn vaak digitaal en klantgedrag kan online worden gemeten. Hierdoor komt er steeds meer data beschikbaar waar waardevolle informatie in besloten zit. De kennis en vaardigheden om de nuttige informatie er uit te filteren zit deels bij de business en deels bij finance. Meer tijd voor business analyticsEen voorwaarde voor de samenwerking met de business is dat finance niet de hele dag achter een Excel-spreadsheet zit om de financials op orde te krijgen. Dankzij de implementie van nieuwe software hebben de financials meer tijd vrij. “Het bedrijf bestaat ruim vijftien jaar en richt zich steeds meer op het management van de levenscyclus van omzetten. We werken wereldwijd met drieduizend man. In het begin konden we goed uit de voeten met Excel, maar naarmate het bedrijf groeide namen ook de complexiteit van de financials toe. Er ging relatief veel tijd zitten in het controleren van de cijfers en het systeem werd minder stabiel.” Toen duidelijk werd dat het systeem gebaseerd op Excel niet mee houdbaar was is finance, in samenwerking met IT en de business, op zoek gegaan naar een goed schaalbaar systeem voor zoveel de financials als HR. Hun zoektocht resulteerde in een samenwerking met Workday, waarmee ze een proces van co-development aangingen waarin ServiceSource samen met Workday de software aanpaste aan de wensen van het bedrijf. Vaak stuit de invoer van nieuwe systemen op veel weerstand. Bij ServiceSource werd de nieuwe software snel gebruikt. “Binnen een maand na lancering was 99,4 procent van de werknemers ingelogd in het nieuwe systeem. Één van de redenen hiervoor is dat het systeem toegang verschaft tot data die werknemers zeer aan het hart gaan, zoals vakantiedagen en de dag dat het salaris werd uitbetaald. Dat is één van de voordelen van het combineren van HR-gegevens en financials in hetzelfde systeem.” Nu de financiële en HR-data netjes in een goed lopend systeem worden bijgehouden heeft het finance team geïnvesteerd in data-analyse om de business te ondersteunen. Hiervoor is software van Anaplan gekocht, waarmee op gebruik makend van de gegevens uit Workday strategische data-analyses kunnen worden gemaakt. Waardevolle analyses voor de businessVolgens Lemberg biedt juist de combinatie van beide systemen een grote toegevoegde waarde. “Met de nieuwe software hadden we betrouwbare cijfers in veel minder tijd. Die tijdswinst konden we met het systeem van Anaplan omzetten in waardevolle analyses voor de business.” De vice president ziet hierin de toekomst van finance. Hij gelooft dat de functie van finance verder verschuift naar het maken van analyses om de business te ondersteunen. Dit is van groot belang voor de activiteiten van ServiceSource.  Door trends te analyseren heeft ServiceSource het eigen businessmodel aangepast aan veranderingen in klantgedrag. Het bedrijf ging van start door het proces van contractvernieuwing over te nemen van bedrijven. Lemberg: “Wij werken sterk ‘datadriven’. Onze waardepropositie was: geef ons de verantwoordelijkheid voor de contractvernieuwing dan zorgen wij ervoor dat je omzet met 15 procent stijgt.” Dit was een aantrekkelijk voorstel en lange tijd kon ServiceSource zo de markt veroveren. De situatie veranderde omdat er steeds minder bedrijven werken met jaarlijkse contractvernieuwingen en omdat de kosten en de moeite om te switchen voor klanten steeds kleiner worden. Daarom moest ook ServiceSource haar propositie aanpassen en is het bedrijf nu gericht op het automatiseren en optimaliseren van de ‘recurring revenue streams’.  Groeien met de juiste informatie  Voor Lemberg is het heel belangrijk dat ze goed blijven volgen wat de klant wil. “We hebben een snel veranderende markt waarin klanten willen je meebeweegt.” De mogelijkheid om snel te schakelen is volgens de financial een belangrijke driver voor de groei van het bedrijf. En groei, daar wordt Lemberg een gelukkig mens van. “Ik wil met een goed team winnen en het bedrijf laten groeien. Ik heb veel voor technologiebedrijven gewerkt. De sleutel om te groeien is om de juiste informatie te hebben in een geautomatiseerde en schaalbare oplossing. Zo kunnen wij onze tijd steken in analyses waarmee de juiste beslissingen gemaakt kunnen worden.”