Waarom baten zichzelf niet realiseren

Traditionele aanpakIn de traditionele aanpak zagen we de opgeleverde business case na de ‘go / no-go’ beslissing onderin de la verdwijnen omdat het budget voor de investering toch al was veiliggesteld. Hiermee werd de impliciete aanname gedaan dat de business case ‘zichzelf wel zou realiseren’: we hebben gezegd dat we 10 miljoen aan besparingen kunnen realiseren, dus dan gebeurt dat ook.  Na wat slechte ervaringen (hoge kosten, lage opbrengsten) is er een nieuw inzicht ontstaan in organisaties: we moeten meten of we de baten realiseren en het instrument hiervoor is Benefits Tracking! Dat is een stap in de goede richting, maar hiermee kom je niet veel verder dan achteraf constateren of het wel of niet gelukt is om de gewenste baten te bewerkstelligen. Er kan niets meer worden veranderd aan de voorbije periode; het biedt hooguit inzicht voor de volgende periode.Batenmanagement: monitoren en ingrijpenEr is een betere manier om met de baten om te gaan: Batenmanagement. Hiermee wordt voorspeld of de baten gerealiseerd worden en kan vroegtijdig worden ingegrepen als dat niet zo is. Betrokkenen, zowel uit Finance als uit ‘de business’, moeten op zoek naar indicatoren die voorspellen of de batenrealisatie gaat lukken. Neem bijvoorbeeld het bedrijf dat een nieuwCRM-systeem aanschaft met als doel: meer verkopen. Achteraf is aan de hand van de omzetcijfers bekend of dat gelukt is, maar zijn er indicatoren die ons al eerder vertellen of het goed gaat? Het antwoord is ja. Een goede voorspeller is bijvoorbeeld de salesfunnel; weliswaar is dit geen eindresultaat, maar het geeft wel een indicatie of het CRM-systeem al tot verbetering leidt.Laten we eens aannemen dat de salesfunnel geen groei laat zien ten opzichte van de periode vóór de start met het nieuwe CRM-systeem. Wat dan?Dan blijkt het eigenaarschap cruciaal. Al in de business case-fase moet worden vastgesteld wie de eigenaar van het batengebied is. Wie heeft er belang bij om de salesopbrengsten te verhogen? Dat is de persoon die de ambitie heeft uitgesproken over de gewenste hoogte van de verkoopcijfers. Dat is ook degene die informatie hierover uit de business case krijgt en ermee aan de slag gaat. De eigenaar moet uitzoeken wat de oorzaak is van het uitblijven van saleskansen. Misschien missen er nog functionaliteiten in het nieuwe systeem, of wordt het nog niet goed gebruikt. Er kan dan tijdig en gericht worden ingegrepen. Om het vernietigen of verliezen van waarde te voorkomen moet batenmanagement worden ingericht. In de gewenste situatie wordt hiermee gestart tijdens de voorbereiding van de implementatiefase en wordt dit voortgezet tijdens de exploitatiefase van het nieuwe systeem of de nieuwe werkwijze. Een business case geeft de ambitie weer die je als organisatie wilt waarmaken, maar batenmanagement is nodig om baten te realiseren. Dat doen ze niet uit zichzelf. Nannette Broeks (foto rechts) is Managing Consultant Finance & Performance Management en Eva van Steenbergen (foto boven) Consultant Finance & Performance Management. Beiden werken bij Capgemini en bloggen voor CFO.nl over Valuemanagement bij transformaties.