Over het wetvoorstel ViDA hebben de 27 lidstaten van de EU op 5 november 2024 een unaniem politiek akkoord bereikt. Hoewel er nog een paar formele stappen nodig zijn, is het zeer waarschijnlijk dat deze omvangrijke modernisering van de btw-wetgeving doorgang vindt. Hoogste tijd voor bedrijven dus om zich in deze materie te verdiepen en erop te anticiperen, aldus Sandra de Vries, Business Development Manager van 4CEE.

“De invoering op termijn van ViDA betekent dat facturen die tussen Europese landen worden uitgewisseld voor de deadline van 1 juli 2030 elektronisch moeten zijn”, zo licht De Vries toe. “Daarbij bestaat de mogelijkheid dat individuele landen ook al voor die tijd e-facturen verplicht mogen stellen voor binnenlandse transacties tussen bedrijven, zoals nu al in Nederland verplicht is tussen de overheid en het bedrijfsleven. Het ontvangen en versturen van pdf-facturen is dus vanaf 2030 niet meer toegestaan.”

“In vergelijking met Nederland zijn bedrijven in België al een stuk verder.”

Leren van de zuiderburen

De Vries vertelt dat Nederlandse bedrijven veel kunnen leren van onze zuiderburen. België heeft namelijk van de mogelijkheid gebruikgemaakt ViDA eerder in te voeren, namelijk per 1 januari 2026. “België heeft vanaf volgend jaar de verplichting alle facturen via e-facturering en Peppol – een soort digitale postbus voor het versturen en verzenden van e-facturen – te laten verlopen. Dit geldt zowel transacties binnen de EU als voor binnenlandse factuurstromen tussen bedrijven. In vergelijking met Nederland zijn bedrijven in België al een stuk verder. Daar komt bij dat e-reporting in België, een ander onderdeel van ViDA, in 2028 al verplicht is. Dit houdt in dat bedrijven via de informatie op e-facturen de ontvangen en betaalde btw realtime aan de Belastingdienst moeten rapporteren. Dat is in Nederland dus ook verplicht vanaf 2030.”

Lees ook op CFO.nl: Arina Freitag (CFO van TenneT): “Landen die niet investeren in klimaatneutraliteit zullen op termijn economisch achterblijven.” 

Pdf-facturen na 2030 niet meer toegestaan

De ontwikkelingen in België volgt De Vries op de voet. Niet zo vreemd, want Tradeinterop, een van 4CEE’s labels, bedient ruim zeventig klanten in Vlaanderen en ontvangt veel vragen van hen over hoe om te gaan met de aanstaande wetgeving. “Waar het om gaat is: wat is je vertrekpositie? Afhankelijk daarvan kun je stappen maken om tot het einddoel te komen.”

Hoewel Nederlandse bedrijven nog ongeveer vijf jaar voor de boeg hebben voordat ViDA verplichtingen geeft, legt De Vries uit dat bedrijven die op dit moment alleen pdf-facturen ontvangen en verzenden, bij voorkeur nu aan de slag gaan. “De eerste stap die je dan kunt zetten is van de pdf-factuur een XML-factuur te maken. XML is een soort digitale taal die ontvangers elektronisch kunnen inlezen. Dat is alvast een mooi begin.”

“Bij veel ERP-pakketten zit de aansluiting op Peppol en het e-factureren met XML al onder de motorkap ingebouwd.”

ERP-pakketten vaak makkelijk aan te sluiten

Bedrijven die met een ERP-pakket werken – een softwaresysteem dat de kernprocessen van een bedrijf verbindt – hebben mogelijk een kortere weg te gaan, vertelt De Vries. “Bij veel ERP-pakketten zit de aansluiting op Peppol en het e-factureren met XML al onder de motorkap ingebouwd. In dat geval is het relatief eenvoudig het systeem compliant te krijgen voor ViDA. Het voordeel daarvan is weer dat bedrijven die ook met Peppol werken, dat direct zien in hun systeem waardoor de elektronische facturenstroom automatisch op gang komt.”

Meer eisen aan leveranciers

De noodzaak om stappen te zetten naar e-factureren moet overigens niet alleen ingegeven zijn door de ViDA-wetgeving, zegt De Vries. Ook merkt zij dat steeds meer grotere partijen van hun leveranciers eisen dat ze e-facturen sturen, het liefst via Peppol. “Dat heeft te maken dat het ontvangen en verwerken van een e-factuur lagere kosten voor de ontvangende partij met zich meebrengt en betere data oplevert. In contractbesprekingen komt e-factureren dan ook steeds vaker aan bod als een verplichting voor toeleveranciers.”

“Bij het verzenden van e-factureren krijg je vaak eerder de factuur betaald.”

Stap voor stap toewerken naar e-factureren

De Vries adviseert bedrijven stap voor stap toe te werken naar het volledig ontvangen en verzenden van e-facturen, te beginnen met de stap die het meeste winst oplevert. “Vaak komt het neer om als eerste de focus te leggen op het ontvangen van e-factureren, omdat dit complexer is. Dat heeft te maken doordat je van leveranciers verschillende formaten e-facturen ontvangt die je moet omzetten naar één formaat. Het versturen is wat dat betreft eenvoudiger, want dat doe je gelijk met één standaardformaat. Uiteindelijk is de keuze afhankelijk van de specifieke situatie van een bedrijf, want als de cashflow een probleem is, is het mogelijk beter eerst het verzenden op orde te krijgen. Bij het verzenden van e-factureren krijg je vaak eerder de factuur betaald.”

E-factureren levert direct voordelen op

De Vries benadrukt dat de overstap naar e-factureren bedrijven direct voordelen oplevert. “Denk daarbij aan meer grip op de onbeheerde indirecte kosten, de zekerheid dat facturen binnen de organisatie op de juiste plek belanden, het voorkomen van factuurfraude en het realiseren van aanzienlijke kostenbesparingen. Dit laatste doordat minder medewerkers betrokken zijn, die ook nog eens sneller kunnen werken en geen handmatige fouten meer maken.”

Volgens De Vries is e-facturering de basis voor het verder automatiseren van de administratieve en financiële processen binnen een bedrijf, zoals ordermatching, contractmanagement en declaratieverwerking. “Uiteindelijk zijn alle processen te automatiseren, tot aan digitaal ondertekenen en het robotiseren van standaardprocessen toe. Maar alles begint bij het nemen van de eerste stap.”

Geef je finance-team een voorsprong. Kom 15 april naar FM Dag 2025.

Geïnspireerd door The Tipping Point van Malcolm Gladwell verkennen we op FM Dag 2025 samen met 250 finance professionals de subtiele, maar krachtige ingrepen die zorgen voor snelle en impactvolle veranderingen. Van slimme automatisering tot het vroegtijdig signaleren van financiële risico’s: als CFO speel jij een cruciale rol in het kantelpunt van jouw organisatie. Profiteer van de speciale groepstickets en stimuleer innovatie binnen jouw organisatie.

Reserveer nu met early bird-korting