Webinar! Maak je organisatie zo onverwoestbaar als de Toyota Hilux

Om erachter te komen wat er speelt in de markt, moeten de voeten in de klei. Sinds maart 2020 bestaat die klei echter vooral uit pixels en wordt vanachter een scherm gecommuniceerd met klanten en collega’s. In plaats van af te wachten tot er weer fysieke events georganiseerd konden worden, besloot Alex van den Doel, Managing Director Aon Global Risk Consulting, de huidige webinars naar een volgend niveau te tillen: “We organiseerden de afgelopen jaren al de nodige succesvolle webinars, maar richtten ons toen wat meer op zenden dan op interactiviteit. De Risky Friday-webinars brachten daar verandering in. En met groot succes.”

Risky Friday: hoe effectief is uw risicomanagement eigenlijk?
Tijdens de twee Risky Fridays van 2020 ging Aon met de deelnemers het gesprek aan over de effectiviteit van hun risicomanagement. Hoe stond hun organisatie ervoor bij de start van de COVID-19-uitbraak en wat was de situatie een half jaar later? Tijdens de derde editie op vrijdag 19 maart 2021 werden vooral de belangrijkste risico’s en kritische resources voor 2021 besproken en hoe deze zich verhouden tot het huidige risico- continuïteits- en crisismanagement van de deelnemers. Ook keken Aon’s experts samen met de deelnemers terug op ‘een jaar COVID-19’. Van den Doel: ”Vanzelfsprekend is elke organisatie uniek en kent dus ook haar eigen uitdagingen. Toch was er de nodige overlap in de bevindingen. De stijging in het verzuim als gevolg van COVID-19 en psychische klachten was bij de meeste organisaties significant. Dit is wellicht niet heel verrassend te noemen. Wat wel opviel, is dat de impact op collega’s, manier van samenwerken en communicatie veel groter was dan verwacht en daarmee ontzettend uitdagend. Vaak bevond de aanwezige klantdata zich verspreid binnen de organisatie en werden deze niet goed geanalyseerd. Dit zorgde soms voor minder goed inzicht en het niet voldoen aan de verwachtingen van klanten. De klantrelatie kwam hierdoor nogal eens onder druk te staan.”

“Een van de organisaties werd hard geraakt in haar supply chain waardoor zij genoodzaakt was om de geplande bouw van een fabriek naar een ander werelddeel te verplaatsen. Een ander kon niet de gewenste volumes produceren vanwege een plotseling tekort aan grondstoffen door verhoogde vraag uit de markt.”

De belangrijkste leerpunten van deze periode
COVID-19 heeft organisaties, ook zij die niet direct getroffen zijn, aan het nadenken gezet over hoe risicomanagement kan gaan bijdragen aan het bereiken van doelstellingen. Van den Doel: “Een, wellicht ontnuchterende, conclusie voor veel organisaties was: goed risicomanagement betekent niet dat er geen incidenten kunnen ontstaan. Maar door risicomanagement te koppelen aan goed business continuity management en crisismanagement, wordt het herstellend vermogen van een organisatie versterkt.”

“Met name voor organisaties in een productie-omgeving zijn de supply chain-issues als gevolg van COVID-19 een wake-up call geweest en aanleiding om risicomanagement en business continuity management op te pakken en/of te actualiseren. Voor organisaties met een kantooromgeving is het thuiswerken een belangrijk aandachtspunt en dan met name het blijvend betrokken en gemotiveerd houden van medewerkers. Wanneer medewerkers nauw betrokken zijn bij het operationeel risicomanagement, verbeteren de processen en nemen de risico’s af.“

Analysemethoden en risicomanagement-speerpunten voor 2021
Een organisatie kan kiezen uit een scala van analysemethodieken om het risicomanagement naar een hoger niveau te tillen. Van den Doel: “Twee effectieve analysemethodes die wij sowieso adviseren zijn risico-scenarioanalyses om de long-tail-risico’s (kleine kans, grote impact, red.) explicieter te maken en oorzaak en gevolg-analyses om de controls beter en effectiever te kunnen inrichten. Afhankelijk van het huidige niveau van het risicomanagement zijn de business impact-analyse, cyber impact-analyse en risk control-analyse ook van grote waarde. Voor de incidenten die toch door de verdedigingsmuur heen breken, zijn een bestaand crisisplan, scenariokaarten voor de belangrijkste risico en vooral oefenen op crisissituaties essentieel.”

“Een aandachtspunt voor alle organisaties is om een integrale blik op risico’s te hanteren waarbij de onderlinge interactie tussen de verschillende risico-eigenaren geprioriteerd is. Daar komt ook een stuk risicoleiderschap en sturing op mensen en betrokkenheid bij kijken. Zorgen voor een goede doorvertaling van de topdown-risico’s naar operationele risico’s en bijpassende beheersmaatregelen en eigenaren van uitvoering van deze maatregelen.”

Scenariokeuzes voor 2021
Een goed voorbereide organisatie heeft meerdere mogelijke crisisscenario’s in hun risico- en crisismanagement-draaiboek staan. “Iedere organisatie is of wordt geraakt door een crisis. Dat kan een kleine onderbreking in de supply chain zijn, een uitval van leveranciers, een cyberincident of wellicht een combinatie van alle drie. Of een crisis waar iedereen last van heeft, zoals met COVID-19 het geval is. Door alle mogelijke, meest disruptieve scenario’s te oefenen, al dan niet met een professionele externe partij, voorkomt een organisatie een hoop ellende als het echt zover komt.”

Hoe richt u het risicomanagementproces in én past u dit toe?
Hoewel de focus het laatste jaar veelal op de pandemie lag, gaat risicomanagement natuurlijk veel verder. Toenemende cybercriminaliteit, geopolitieke (handel)spanningen, klimaatverandering, innovaties en de groeiende vraag naar transparantie. Allemaal hebben ze een steeds grotere invloed op de markt en het succes van uw organisatie. Van den Doel: ”Deze ontwikkelingen vragen om een evolutie op het gebied van risico-, continuïteits- en crisismanagement. Er is een breder perspectief nodig om het hele spectrum in de VUCA (volatility, uncertainty, complexity, en ambiguity, red.)-wereld te kunnen overzien. Er is creativiteit nodig in het anticiperen op nieuwe, opkomende long tail-risico’s en bestaande risico’s met een grote impact. De aanpak moet integraal zijn; risico-, continuïteits- en crisismanagement zijn meer verbonden en nieuwe tweedelijnsfuncties zoals binnen HR nemen in belang toe. En resilience is daarbij een steeds meer een onderscheidende factor: bedrijven die het beste anticiperen, voorbereiden en reageren, zijn de winnaars.”

Test uw resilience: bent u de Toyota Hilux of een Fiat 500?
Een van de meest iconische en onverwoestbare auto's is de Toyota Hilux. Het programma Top Gear heeft tijdens meerdere afleveringen de auto kapot geprobeerd te maken, maar de auto was te weerbaar. Van den Doel: “Wij vinden dit een mooie analogie voor de resilience van organisaties. Hoe zorgen wij ervoor dat een organisatie en haar mensen zo veerkrachtig en onverwoestbaar zijn dat niets hen klein krijgt? Samen met William Bontes, CFO Louwman Group, ga ik in gesprek over wat hiervoor nodig is. Maak uw organisatie net zo onverwoestbaar en weerbaar als de Hilux!”

Aanmelden kan hier!