Dynamische sturing met zero-based budgeting

Aangeboden door: 

De coronacrisis bracht diverse problemen met zich mee die de marktdynamiek veranderden. Tegelijkertijd bood de pandemie bedrijven een onverwachte kans om voor veel van hun activiteiten op de resetknop te drukken. Voor sommige bedrijven was dit zelfs hét middel om ongeschonden uit de wereldwijde crisis te komen. Hoe het ook zij, 2021 biedt de gelegenheid om bestaande processen te evalueren en daarmee af te koersen op een zekerder toekomst in het nieuwe normaal.

Een van de manieren om bedrijfsactiviteiten opnieuw te evalueren is zero-based budgeting (ZBB). Bij deze methode worden nieuwe budgetten van nul af aan (vandaar ‘zero-based’) opgesteld. Voor alle uitgavenposten wordt nagegaan of ze essentieel zijn voor het komende boekjaar. Dit is allerminst een nieuw concept: de oorsprong van ZBB dateert van zo’n halve eeuw terug. Er is echter sprake van een heropleving van ZBB als grondslag voor diverse activiteiten op het gebied van financiële planning en analyse (FP&A). Een combinatie van deze methode met een op business drivers gebaseerde aanpak is in het bijzonder populair.

De ontwikkeling van zero-based budgeting
ZBB heeft de afgelopen jaren een aanzienlijke ontwikkeling doorgemaakt. Het is uitgegroeid tot een bedrijfsinstrument dat verder gaat waar traditionele kostenanalyses ophouden. ZBB wordt namelijk op nieuwe manieren op de financiële planning en analyse toegepast. Uiteraard is het gebruik van ZBB als primaire tool voor budgettering alleszins te rechtvaardigen. Maar het hanteren van deze methode kan ook worden gezien als de eerste stap in de ontwikkeling van een gloednieuw planningsmodel voor het ‘volgende normaal’.

Het toepassen van dit model op het volgende normaal sluit goed aan op het toenemende belang van moderne benaderingen van Integrated Business Planning (IBP). Deze aanpak, die als best practice wordt aangemerkt, verenigt financiële en operationele data uit alle delen van de organisatie. Het grote voordeel van IBP is dat het een transparant 360-gradenoverzicht biedt op de verschillende afdelingen binnen een onderneming (en wederzijds overzicht tussen die afdelingen). Als een dergelijk gedeeld overzicht van data wordt gevoed aan een digitale totaaloplossing zoals Board ontstaat daarmee één bron van de waarheid die altijd accuraat en up-to-date is en daarmee als input kan dienen voor slimme besluitvorming. IBP en de ondersteunende software vergroten het vermogen van bedrijven om scenario’s te plannen. Dit maakt het onder meer mogelijk om financiële simulaties uit te voeren om de impact van strategische initiatieven op het gebied van bestedingen en budgettering optimaal vast te stellen.

Goed, maar waarom is dit nu precies het juiste moment om de inzet van een zero-based budgeting-aanpak te overwegen? Kort gezegd is er geen accurate manier om te weten wat er van het ene jaar op het andere gaat gebeuren. Want wie had nou zoiets ingrijpends voor het bedrijfsleven kunnen voorspellen als de coronacrisis? Het was simpelweg onmogelijk geweest voor bedrijven om eind 2019 een accuraat budget voor 2020 op te stellen. Door zoveel mogelijk middelen vrij te maken als maar mogelijk is met een ZBB-aanpak kunnen bedrijven een model ontwikkelen dat zich aan externe omstandigheden kan aanpassen, of het nu gaat om subtiele of ingrijpende veranderingen.

De mindset van zero-based budgeting
ZBB behelst veel meer dan alleen het terugdringen van de bestedingen. Het is een nieuwe denkwijze. Neem bijvoorbeeld een toonaangevende Amerikaanse producent van drankwaren. Het bedrijf beschikte over vijf grote magazijnen voor de opslag van geconcentreerd siroop die voor flessen in heel de Verenigde Staten was bestemd. Nadat het bedrijf was overgestapt op een ZBB-mindset kregen magazijnmedewerkers een simpele vraag gesteld: “Als er op dit moment nergens in het land magazijnen waren, hoeveel magazijnen zouden jullie dan aanraden om te bouwen, en op welke locaties zouden die dan moeten komen te staan?”

Om een antwoord op deze vraag te vinden werd een functieoverschrijdend team samengesteld. Hierin hadden financiële, logistieke en operationele medewerkers zitting. Het team verzamelde en analyseerde data voor de afgelopen jaren over de volumes, kosten en de locaties van bottelaars. Het team slaagde er met behulp van lineair programmeren in om wijs te worden uit al het cijfermateriaal, het optimale aantal magazijnen te bepalen en hun ideale locatie vast te stellen. Verrassend genoeg bedroeg het optimale aantal magazijnen slechts één. Dat bleek het magazijn in Louisville in Kentucky te zijn. Dit was overigens de exacte locatie waar FedEx zijn centrale distributiecentrum had gevestigd.

Dit leverde de producent van drankwaren over een periode van vijf jaar ettelijke miljoenen dollars aan kostenbesparingen op, plus verbeterde klantentevredenheid (een bottelaar in dit geval).

Dit zou simpelweg nooit gebeurd zijn zonder op basis van de ZZB-aanpak de volgende vraag te stellen: “Als we vandaag met een blanco vel papier zouden beginnen…”

Omdat er bij ZBB met een leeg canvas wordt begonnen kan IBP als een krachtige aanvullende tool dienen vanwege zijn mogelijkheden voor het plannen van scenario’s. Bedrijven kunnen hiermee de gevolgen van uiteenlopende bestedingen op het bedrijfsresultaat en andere belangrijke operationele KPI’s modelleren. Op die manier kunnen ze bepalen wat met grote waarschijnlijkheid van positieve invloed zal zijn op de winstgevendheid en welke uitgaven de budgettering negatief beïnvloeden. Dit maakt het mogelijk om beter gefundeerde beslissingen te nemen.

Aandachtspunten bij zero-based budgeting
Bedrijven kunnen veel baat hebben bij ZBB. Maar net zoals bij elke belangrijke besluitvormingstechniek zijn er zowel voordelen als nadelen aan verbonden.

Enerzijds vergroot ZBB het vermogen van bedrijven om met onverwachte ontwikkelingen om te gaan. Het vertegenwoordigt daarnaast een toekomstbestendiger model voor de budgettering van maand op maand en jaar op jaar. Het leidende principe bij dit model is kostenbeheersing, een beproefde methode voor het waarborgen van een verantwoorde omgang met uitgaven binnen elke bedrijfsafdeling, en dus niet alleen de financiële afdeling. En kostenbeheersing is weer een uitstekende manier om vraagtekens te zetten bij de status quo van wat wel en niet werkt en beslissingen voor de toewijzing van budgetten voor uiteenlopende afdelingen en zakelijke gebieden te rechtvaardigen.

Met deze benadering van bestedingen helpt ZBB bedrijven met het maken van efficiëntieslagen. Door het evalueren of opnieuw onder de loep nemen van alle aspecten van het budget krijgen bedrijven meer grip op hun bestedingen. Ze kunnen daarbij ondoelmatige uitgaven signaleren om de kosten terug te dringen. Op die manier kunnen ze waar nodig meer middelen aanwenden om de activiteiten van afdelingen kracht bij te zetten.

Anderzijds kan het toepassen van ZBB een langdurig proces behelzen. En zonder de juiste ondersteunende software worden de knelpunten nog sterker voelbaar. In de praktijk komt hier veel meer bij kijken dan het bedrijfsbreed toewijzen en intrekken van financiële middelen. Er moet ook rekening worden gehouden met zaken als arbeidscontracten, huurovereenkomsten, licenties enzovoort. Al deze factoren zijn in meerdere en mindere mate van invloed op het budgetteringsproces. Het voordeel van een model als ZBB dat organisaties toekomstbestendig maakt is dat al deze overwegingen kunnen worden meegenomen in nieuwe plannen. ZBB bevordert wat dat betreft het initiatief en de flexibiliteit: afdelingshoofden moeten een creatieve aanpak hanteren om er maximaal van te kunnen profiteren.

Hoewel er tal van voordelen aan ZBB zijn verbonden kan het implementatieproces de nodige uitdagingen met zich meebrengen. Er is een plan nodig om alle voordelen van ZBB te realiseren, plus de juiste software voor een effectief beheer van alle eisen die dit met zich meebrengt. 

Door de financiële planning en analyse aangestuurde planningsmodellen op basis van ZBB

Gewapend met de juiste software voor zero-based budgeting kunnen bedrijven hun processen voor financiële planning en analyse aanvullen met essentiële mogelijkheden. Zo biedt onze oplossing Board hen de volgende mogelijkheden:
• Automatisering van financiële processen: Financiële afdelingen kunnen processen zoals de planning en het beheer, de managementrapportage, de jaarafsluiting, de consolidatie en de publicatie van jaarcijfers automatiseren. Op die manier kunnen ze afstappen van tijdrovende taken rond het verzamelen en voorbereiden van data, zodat ze meer tijd overhouden voor relevante gegevensanalyses.
• Verbeterde planning van scenario’s: Financiële, strategische en operationele processen kunnen op elkaar worden afgestemd voor het modelleren van de gevolgen voor de korte en lange termijn van uiteenlopende strategieën voor het bedrijfsresultaat en om na te gaan welk traject de meeste voordelen en winst oplevert.
• De combinatie van ZBB met een op business drivers gebaseerde planning: Bedrijven die beide benaderingen combineren binnen een holistische oplossing voor het verbeteren van het strategiebeheer, het stroomlijnen van de kosten en het optimaliseren van de herinvesteringen kunnen profiteren van duurzame kostenbesparingen en krachtiger groei.
• De implementatie van een Digital Boardroom: Bedrijven kunnen een historisch perspectief inruilen voor een toekomstgerichte aanpak met de Digital Boardroom. Dit is een ‘single point of truth’ die de besluitvorming ingrijpend kan verbeteren met real-time inzichten in de historische prestaties en de verwachte/voorspelde resultaten.
• Meer grip op de interne samenwerking en governance: Ondernemingen kunnen de activiteiten van de verschillende afdelingen beter afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen met een aanpak die op effectieve en gestandaarde wijze de samenwerking bevordert en ondersteunt.

Uiteindelijk kunnen bedrijven met behulp van de juiste software met FP&A-mogelijkheden hun planningsmodel voor de budgettering en andere financiële processen volledig herzien of zelfs een compleet nieuw model ontwikkelen. De combinatie van een grondiger begrip van interne business drivers en het vermogen om externe business drivers effectiever te analyseren (zoals de coronacrisis als extreem voorbeeld, of de invloed van de Brexit op de internationale markten) maakt de forecasting van budgetten voor het komende jaar en de daaropvolgende jaren mogelijk.

Het besef dat verandering de enige constante is vergroot het vermogen van organisaties om plannen op te stellen die hen in staat stellen om optimaal van de marktsituatie te profiteren, de concurrentie voor te blijven en het snelst op nieuwe ontwikkelingen in te springen.

Dit alles resulteert in een overkoepelend, op business drivers gebaseerd model voor forecasting en planning: een model dat is gebaseerd op intelligente analyses, en medewerkers de beste hulpmiddelen aanreikt om gefundeerde beslissingen te nemen. De besluitvorming is daarmee niet langer gebaseerd op statische en potentieel verouderde budgetten (want zoals we weten kunnen de dingen in korte tijd ingrijpend veranderen), maar op flexibele processen en budgetten die van meet af aan zijn gerechtvaardigd en veerkrachtig genoeg zijn om mee te veranderen met de dynamische zakelijke omgeving.