Zo startte TomTom met Robotic Process Automation

Onlangs brachten de redacties van het Finance cluster van Sijthoff Media (CFO.nl / Financieel-Management.nl / AccountantWeek.nl) en AG Connect een Online Special uit over Finance en IT. Interessant voor iedereen die werkt op het snijvlak van IT en Finance (en wie doet dat niet, tegenwoordig?),

De komende weken delen wij op CFO.nl een aantal artikelen uit deze special. Deze week: RPA bij TomTom. 

Door: Eveline Meijer

De gemiddelde financiële afdeling heeft diverse repeterende taken die veel tijd kosten. Dergelijke taken kunnen goed geautomatiseerd worden met Robotic Process Automation (RPA). TomTom zag hier in 2017 al kansen in en zet er nu flink op in. Met een eerste robotscript wist het bedrijf al 50 uur per maand te besparen.

Robotic Process Automation is een technologie waarmee processen geautomatiseerd kunnen worden via zogeheten softwarerobots. Dergelijke robots begrijpen wat er op het scherm staat, kunnen typen, door systemen navigeren en data identificeren en verzamelen. Op die manier emuleren ze menselijke acties om bijvoorbeeld repetitieve taken uit te voeren.
Voor financiële afdelingen kan dat op veel manieren voordelen bieden, vertelt Renzo Taal, managing director EMEA bij RPA-leverancier UiPath. Zo kan een softwarerobot de facturering automatiseren, zodat mensen daar geen werk meer aan hebben en er minder fouten worden gemaakt. “Een andere optie die we steeds vaker zien, is auditing. Je kunt op schaal processen laten auditen en kijken of daar fouten in zitten”, legt hij uit.

De menselijke factor
Softwarerobots kunnen veel werk uit handen nemen, maar de mens nooit vervangen, benadrukken zowel managing director EMEA Renzo Taal van UiPath als IT-manager RPA en Enterprise IT Cathy Masterson van TomTom. “Binnen financieel werk zitten veel repetitieve taken, maar er is ook veel hersenwerk. Je kijkt naar figuren, maakt vergelijkingen en bekijkt of alles wel klopt. En er is veel regelgeving waar je aan moet voldoen, wat vrij ongestructureerd werk kan zijn. Dat is moeilijk te standaardiseren”, aldus Masterson.

Bovendien moet er altijd in de gaten worden gehouden of robots hun werk nog wel goed doen en of alles nog up-to-date is. “Je kunt een robot niet laten lopen zonder dat je hem op een bepaalde manier controleert”, aldus Taal. “Maar ik zie wel dat mensen die robots gebruiken veel meer vaardigheden ontwikkelen binnen automatisering”, sluit Masterson af. “Ze krijgen meer ruimte om zichzelf te ontwikkelen en ik zie dat er meer rotatie is in banen, waar technologie een grote oorzaak van is.”

TomTom begon in 2017 in samenwerking met UiPath en Deloitte met een pilot voor RPA, naar aanleiding van het Great in Finance-programma van CFO Taco Titulaer. Cathy Masterson – nu IT-manager RPA en Enterprise IT bij TomTom, maar destijds nog werkzaam bij de financiële afdeling van het bedrijf – nam in 2018 de leiding over het onderwerp en in 2019 werd een Center of Excellence voor RPA opgericht. Sindsdien is het aantal softwarerobots binnen TomTom flink gegroeid: er draaien nu ruim 200 robotscripts. “We hebben ons gericht op aankoopbetalingen, de grootboekboekhouding en payrolling en hebben nu ook pilots voor auditing.”

50 uur per maand bespaard
Masterson besloot destijds als eerste te leren wat een robot precies kan doen voor een proces en wat de valkuilen zijn. Eén van de eerste softwarerobots die ze maakte, was voor het financiële team in Mexico. Daar zijn strenge regels over facturen, waar altijd een speciaal xml-bestand aan gekoppeld moet worden. Maar dat gebeurde niet altijd, waardoor facturen niet aankwamen bij klanten en ze dus niet betaald werden. “Door dat probleem op te lossen, bespaarden we zo’n 50 uur per maand.” De robot was bovendien snel gemaakt: Masterson begon om vier uur ’s middags aan het project en was rond tien uur ’s avonds klaar. “En ik kan niet eens heel goed programmeren.”

Valkuilen
Natuurlijk heeft RPA ook zo zijn uitdagingen. Eén daarvan is het onderhoud bij veranderingen, vertelt Cathy Masterson, IT-manager RPA en Enterprise IT bij TomTom. “Als je bijvoorbeeld met SAP werkt en naar een nieuwe versie wilt verhuizen, of – zoals in ons geval – je aankoopsysteem van SAP SRM verplaatst naar Coupa, dan moet je daarvoor wel onderhoud aan je robots plegen”, vertelt Masterson. Maar de grootste uitdaging is om in te zien dat RPA geen oplossing voor álles is, meent Masterson. “Er zijn enterprise-applicaties die gebouwd zijn om heel goed werk te leveren voor bepaalde taken. Je moet nooit proberen om zo’n systeem te vervangen door RPA. Je moet jezelf juist als onderdeel van de gehele suite zien.”
Taal adviseert echter om niet direct robots te gaan maken, maar eerst een ontdekkingsfase in te lassen. Daarin kan een bedrijf met behulp van diverse tools uitzoeken welke processen er zijn en waar kansen liggen. “Je kunt wel direct robots inzetten, maar robots werken aan de hand van aannames. Die moeten dus eigenlijk eerst kijken wat er nu precies gebeurt in een bedrijf”, vertelt Taal.
Daarnaast is het van belang om inzicht te krijgen in de architectuur van het bedrijf, meent Masterson. “Ik ging in gesprek met de IT-afdeling over hoe servers opgezet worden. Uiteindelijk zijn we overgegaan op de cloud. En je wilt met de mensen van het C-niveau praten, om hen achter je te krijgen, en nadenken over governance.”

Softwarerobots met persoonlijkheid
Tot slot is het van belang om ook de werknemers aan boord te krijgen. “Ik ben veel bezig geweest met verander­management. Als onderdeel daarvan hebben we alle robots een eigen persoonlijkheid gegeven, met hun eigen emoji. En ze schrijven berichten op Yammer, ieder vanuit zijn eigen perspectief. Op die manier maak je de robots toegankelijker. We hebben ook een webportaal waar je robots kunt zien werken. Ik probeer het echt tot leven te wekken en ik denk dat het daarom zo goed bij ons werkt. Mensen zien hen echt als een extra werknemer en dat is precies wat we willen.”

Dit artikel is afkomstig uit de Finance-ICT Special van FM en AG Connect. Lees de hele special hier: