3 belangrijkste uitdagingen voor wereldconcerns

Zeker als bedrijven nieuwe markten willen betreden, komen er nogal wat operationele kwesties om de hoek kijken. Voor het gemak maak ik onderscheid in drie categorieën die elk een grote impact hebben. Ik geef ook wat suggesties over hoe je die uitdagingen en kwesties te lijf kunt gaan.

Rob Cools is Product Marketing Director bij Workday

1.    Prestaties zijn lastig te analyseren en rapporteren

Bij de uitbreiding van de activiteiten naar andere landen en continenten en de groei in producten en productlijnen, wordt het steeds lastiger om prestaties consequent en eenduidig te beoordelen en erover te rapporteren. Dat maakt het risico op verkeerde beslissingen groter. Een bedrijf dat dezelfde producten en diensten in verschillende landen verkoopt, gebruikt vaak verschillende financiële systemen en hanteert andere datadefinities voor de activiteiten in elke regio. Dat kan ertoe leiden dat prestaties van dezelfde producten en services op een andere manier worden geïnterpreteerd en gerapporteerd. Zo worden op basis van juiste cijfers verkeerde conclusies getrokken en foute beslissingen genomen. Het resultaat kan bijvoorbeeld zijn dat bepaalde onderdelen rendabeler lijken dan ze zijn.

Lees ook: Hoe bouw je als CFO aan een flexibel en veelzijdig team?

2.    Gebrek aan financiële controle

Voor wereldwijd opererende bedrijven is het soms moeilijk om financiële controle over de activiteiten te houden, vooral bij het betreden van kleinere of opkomende markten. Organisaties beschikken niet altijd over gestandaardiseerde processen met ingebouwde controlemechanismen om compliance op alle locaties te waarborgen. Dat kan gaan om zaken als hoe een bedrijf moet samenwerken met lokale leveranciers of over hoeveel bankrekeningen een lokale onderneming mag hebben. Gebrek aan standaardprocessen vertroebelt het zicht op wat met de activa gebeurt. Daardoor neemt het risico op fraude toe. Vaak zijn controles handmatig en beperkt tot een specifiek land. Vanuit de hoofdvestiging zijn die controles veelal lastig in te zien en vast te stellen.

3.    Centrale eisen, lokale compliance    

Het omgaan met lokale en regionale wet- en regelgeving – zoals belastingregels, privacywetgeving, antiwitwaswetgeving, salarisadministratie en boekhouding – kan grote operationele problemen opleveren voor internationale bedrijven. De specifieke behoeften van decentrale locaties kunnen te complex zijn om centraal te beheren. Sommige multinationals kiezen in dat geval voor een hands-off benadering. Ze willen dat buitenlandse locaties voldoen aan de centrale rapportage-eisen en schakelen lokale specialisten in om de specifieke landvereisten te regelen. Andere organisaties kiezen ervoor om voor dit doel in elk land afzonderlijke afdelingen op te zetten. Dat leidt onherroepelijk tot grotere inefficiëntie en complexiteit.

Je kunt nauwelijks van een finance team verwachten dat ze grip houden op een wereldwijd bedrijf als de gegevens over twintig of dertig financiële systemen zijn verspreid.

Een belangrijke oorzaak van deze drie operationele uitdagingen is dat de bedrijfssystemen losgekoppeld zijn van elkaar – zeker bij de financiële functies. Traditionele ERP-systemen kunnen de complexere omgevingen nauwelijks aan. Bedrijven die groeien implementeerden in het verleden meestal een bestaand ERP-systeem op het hoofdkantoor en landspecifieke boekhoudsystemen in de decentrale vestigingen. Destijds een keuze uit kostenoverwegingen, maar nu lopen die organisaties aan tegen een wirwar van financiële systemen op diverse platforms die door verschillende ICT-bedrijven zijn gebouwd, ingericht en veelal aangepast. Al die systemen hebben weer hun eigen processen, beveiligingsregels en data in diverse formats – bijna nooit volledig of gesynchroniseerd. Dit is een enorm obstakel bij het verzamelen, in overeenstemming brengen en consolideren van gegevens. Zo krijg je nooit grip op wat er precies gebeurt bij de verafgelegen locaties, buiten het zicht van centrale controleurs en auditors.

Eén enkele bron van juiste gegevens

Dat is tegenwoordig het meest waardevol. Bedrijven die data effectief gebruiken, hebben beter en dieper inzicht in hun bedrijf, kunnen de besluitvorming versnellen en verbeteren en zijn veel beter in staat om nauwkeurige planningen en prognoses te maken. Allemaal voorwaarden voor betere prestaties overall.

Lees ook: Topprioriteit voor CFO’s: kun je je data wel vertrouwen?

De grootste uitdaging zit in het feit dat er niet één enkele bron van waarheid is. Je kunt nauwelijks van een finance team verwachten dat ze grip houden op een wereldwijd bedrijf als de gegevens over twintig of dertig financiële systemen zijn verspreid. Analyseren en rapporteren over resultaten wordt zo een tijdrovend en frustrerend proces. Daarbij weet je dat de broninformatie op het moment van gebruik al verouderd is en dat de kans op fouten erg groot is.

Wereldwijde standaard is leidend

Innovatieve systemen – met name de cloudoplossingen – zijn hier het antwoord. Cloudsystemen brengen financieel beheer en financiële analyse samen in één systeem waarin alle bedrijfsonderdelen, waar ze dan ook gevestigd zijn, geadministreerd worden. Daardoor is er één enkele bron van waarheid op basis waarvan gegevens worden verwerkt en geanalyseerd. Bedrijven hebben bovendien behoefte aan een fundament dat hen in staat stelt om financiële en niet-financiële gegevens te integreren en op basis van datawetenschap en machine learning diepere inzichten te genereren, zoals voorspellende analyses.

De ideale strategie voor een multinational is om wereldwijd de lijnen uit te zetten en lokaal die lijnen te bewaken. Daarbij moeten op alle locaties de juiste controlemechanismen ingesteld worden om compliance te garanderen. Zonder deze controles loopt een bedrijf een groot risico op fraude en is men vooral bezig met achteruitkijken naar de oorzaken van problemen. Dat is niet alleen een strategische en beleidsmatige kwestie, dat heeft ook met technologie te maken. Bij traditionele systemen zijn de oplossingen voor compliance, interne controles en audits vaak afzonderlijke systemen, los van het financiële kernsysteem. Wanneer alle transacties in één wereldwijd systeem kunnen worden beheerd en gemonitord, kunnen auditors de gegevens vanaf elke plek inzien. Daardoor verminderen de complexiteit en de tijd en kosten van wereldwijde audits.

Klaar voor de toekomst?

Het landschap voor mondiaal opererende organisaties zal niet eenvoudiger worden. Voor multinationals is dit de tijd om deze belangrijke operationele uitdagingen aan te pakken. Creëer een solide basis en bepaal daarin de voorwaarden voor de manier waarop data ingezet wordt. Dit stelt multinationals in staat om de manier waarop ze gegevens gebruiken, beslissingen nemen en plannen voor de toekomst, structureel en blijvend te verbeteren.