Bedrijfsproces optimaal? “Vaak kennen mensen de cijfers niet”

Wat is uw visie op het belang van management reporting?
Niek de Haan: “Het kan bestuurders van een bedrijf up-to-date inzichten bieden in de voor hen meest belangrijke elementen. In kansen en risico’s. Zodanig dat ze op basis van de data van nu de juiste strategische keuzes kunnen maken. In die zin gaat management reporting steeds minder over terugkijken en steeds meer over analyseren en het maken van strategische keuzes.”

Marco Francken: “Ik vergelijk management reporting graag met het dashboard in een auto: dat biedt realtime informatie op basis waarvan de chauffeur bepaalt wat hij gaat doen. Waarbij de technologie in de nieuwste generaties auto’s steeds beter kan analyseren. Dat bijvoorbeeld een grote beurt niet standaard nodig is na 30.000 kilometer, maar dat dat moment afhangt van de rijstijl van de chauffeur. Als je drie keer inparkeert met een Tesla, kan hij het daarna zelf … zover zijn we nu nog niet met management reporting, maar die kant gaat het wel op.”

Realiseren bedrijven zich de kracht van optimale management reporting?
De Haan: “In de gemiddelde organisatie zijn de financiële data binnen de managementinformatie redelijk up-to-date. Dat geldt echter veel minder voor de data over de fiscale positie van de onderneming, is onze ervaring. Daar laten bedrijven de kansen op een hoger rendement liggen. Want om goede beslissingen te kunnen nemen op gebied van fiscale planning, is up-to-date informatie over de belastingpositie van de onderneming cruciaal. Zo werken veel ondernemingen met verouderde informatie of met schattingen. Dat leidt tot het missen van kansen. Een voorbeeld: als je een koerswinst op activa fiscaal kunt uitstellen, is het fiscale resultaat lager. Waardoor je minder belasting moet betalen. Ook het werken met cash management is gebaat bij accurate reporting, denk aan koersschommelingen van valuta.”

Niek de Haan, partner International Tax/Global Outsourcing van BDO

In hoeverre speelt de steeds luidere roep om transparantie en integriteit een rol bij fiscale rapportages?
De Haan: “Die druk van buitenaf noodzaakt ondernemingen eens te meer om te werken met accurate tax planning en reporting. Niet alleen om helder te zijn over belastingafdrachten en fiscale structuren; maar ook om toekomstige belastingposities en -betalingen goed in te kunnen schatten. Daarin begeleiden wij ondernemingen wereldwijd: wat zijn bijvoorbeeld de effecten van het verleggen van bepaalde financieringsstromen naar een ander land op de effectieve belastingdruk? In dergelijke management-afwegingen spelen ethische opvattingen de laatste tijd een steeds zwaardere rol.”

Hoe voorspel je wat je de komende jaren aan belasting moet afdragen?
De Haan: “Onder meer door softwarematig een koppeling te maken vanuit de commerciële cijfers naar de fiscale positie. En door te werken met tax forecasting software, waarmee je beter fiscaal kunt plannen, vanuit realtime informatie. Bedrijven werken graag met up-to-date tax software; ze willen hun tijd efficiënt besteden door niet bezig te zijn met het verzamelen van fiscale data, maar met het analyseren ervan.

De resultaten van analyses op het gebied van tax forecasting geven we weer in dashboards. Zodat een bestuurder in één oogopslag kan zien wat de status is van bijvoorbeeld zijn compliance verplichtingen in alle landen waar hij actief is; dus of hij nog in control is of niet. De inzet van deze dashboards voor management reporting is de laatste jaren sterk toegenomen. Ze kunnen bestuurders helpen om tijdig de juiste managementinformatie op te roepen en waar nodig bij te sturen. Niet alleen om te voldoen aan de complexe jaarrekeningvereisten, maar ook om intern de inzichtelijkheid van managementinformatie te vergroten. En fiscale processen beter te beheersen. Om meer in control te zijn.”

De nieuwe techniek van process mining kan ook bijdragen aan betere managementinformatie. Wat is daarvan het geheim?
Francken: “Process mining biedt mogelijkheden om inefficiënte of ineffectieve processen in een organisatie op te sporen die tot nu toe vaak onder de radar blijven. Bij process mining leg je iedere handeling van iedere medewerker zoveel mogelijk digitaal vast. Daardoor maak je het verloop van interne processen beter meetbaar. Je kunt het beschouwen als een geavanceerde vorm van data-analyse.

Binnen organisaties dénkt men vaak dat bedrijfsprocessen optimaal en gestandaardiseerd verlopen. Maar vaak kennen mensen de échte feiten en cijfers niet. Ze kunnen aan het eind van een proces alleen maar constateren dat bijvoorbeeld de doorlooptijden te lang zijn. Dat klanten te lang moeten wachten op een product. Of dat op een bepaalde vestiging sprake is van veel meer retourzendingen dan gemiddeld. Zo leidt process mining vaak tot verbijsterende inzichten en verbeterkansen. Evident is dat interne processen lang niet altijd optimaal verlopen.”

Bestaande ERP- en CRM-systemen laten toch ook zien hoe interne processen verlopen? Wat voegt process mining daar dan aan toe?
Francken: “Inderdaad, veel van dergelijke systemen kennen een vaste blauwdruk voor de volgorde van stappen binnen processen. Voor de meeste van dit soort processen zal process mining geen verrassende inzichten opleveren. Toch is er vaak sprake van substromen die niet volgens de standaard worden verwerkt; en van uitzonderingen waarin medewerkers – al dan niet bewust – de routines omzeilen. Juist dit deel van de activiteiten, waarbinnen inefficiënties of risico’s kunnen ontstaan, leg je met process mining bloot.”

Process mining kost tijd en geld. Wat levert het op?
Francken: “Kostenbesparingen, beter inzicht om de juiste managementbeslissingen te kunnen nemen en een compleet nieuwe aanpak om vast te stellen of een organisatie wel in control is. De crux is dat bestuurders dankzij process mining hun onderneming kunnen leiden op basis van feiten in plaats van op ervaringen en intuïtie. Wij werken sinds vorig jaar onder meer met ‘Disco’, een innovatieve softwaretool die specifiek voor dit doel is ontwikkeld. Daarmee kunnen we een onderneming binnen een uur of vier al een eerste indruk geven hoe zijn interne processen écht lopen. En de processtappen kunnen we dan visueel helder weergeven. Van daaruit kunnen we desgewenst adviseren hoe je die interne processen beter kunt inrichten.”

Komt de toepassing van process mining voort uit het werken met Big Data?
Francken: “Nee, het zijn verschillende concepten. Organisaties zijn de laatste jaren vooral erg bezig met de externe commerciële kansen die Big Data kunnen bieden, en minder met de process mining-opties vanuit interne data. Eigenlijk is dat vreemd, want de ervaring leert dat strategische besluitvorming veel effectiever wordt met realtime procesinformatie van binnenuit.”

                                                                              Marco Francken, partner IT Audit van BDO

Wat is het effect van het verbeteren van fiscale reporting of het invoeren van process mining op het gedrag van managers en medewerkers? 
De Haan: “Om te beginnen verminder je het aantal fouten. Het verbaast me hoeveel fouten er, zeker in grote organisaties, naar boven komen als je gaat spitten in de administratie of de software. Op veel fiscale afdelingen werkt men nog steeds met Excel-tabbladen! Dat is risicovol. En onnodig, met de technologie van nu.”

Francken: “De huidige technologie dwingt bestuurders om na te denken over welke informatie ze nou écht belangrijk vinden. Omdat we tegenwoordig over zo enorm veel data beschikken, is het risico dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Je kunt de wanden van de bestuurskamer wel helemaal volhangen met kpi’s, maar wat dan? Wat mensen zonder meer stimuleert, is dat ze hiermee meer tijd kunnen besteden aan het analyseren van data in plaats van aan het verzamelen ervan. En op grond daarvan de strategie van de onderneming al dan niet herijken of bijsturen.”

 “Process mining breekt nu echt door”

 “Ik werk vanuit de wetenschap aan toepassingen van process mining-technieken. Maar wel in een zakelijke context, dus waar mogelijk samen met bedrijven, bijvoorbeeld op gebied van auditing en operational excellence. In mijn proefschrift richtte ik me destijds op het opsporen en voorkomen van fraude, aan de hand van datamining- en process mining-technieken.

Process mining kennen we al een jaar of tien. Maar het breekt nu, met name in landen als Nederland, België en Duitsland, pas echt door als het gaat om kansrijke toepassingen voor bedrijven. Traag? Nou, datamining deed er twíntig jaar over om echt op grote schaal te worden ingezet. Het is complexe materie. Bedrijven kunnen zich verliezen in de mogelijkheden van process mining. De technische aspecten zijn bepaald geen kernactiviteit van bedrijven; daarom is het in mijn ogen goed om process mining uit te besteden aan specialisten.

Een van de pluspunten van process mining vind ik het visuele aspect. Dat verlaagt de drempel voor topmanagers. Omdat we nu met enorm krachtige computerprogramma’s kunnen werken, is de rekenkracht die process mining biedt, ongekend. Vroeger kwam je niet verder dan analyse van transactionele data, nu kan je via process mining goed in de interne processen duiken. Dat kan zorgen voor flinke efficiencywinsten.”

Prof. dr. Mieke Jans is docent en onderzoeker aan de Universiteit van Hasselt. Ze werkte eerder vijf jaar voor Deloitte België, waar ze onder meer werkte aan process mining-oplossingen. 

“Fiscale automatisering vergemakkelijkt analyse”

“Veel werkstromen rondom de bedrijfsbelastingen zijn vaak repetitief en standaard. Bedrijven willen daar steeds minder voor betalen. En dan is automatisering een prima oplossing. Daarom begon ik tien jaar geleden mijn bedrijf TaxModel. Naast het bieden van in-house tax support ontwikkelen wij standaard belastingsoftware. Gezien het veranderende fiscale landschap neemt de softwarevraag gestaag toe, maar niet snel. Bedrijven aarzelen omdat ze de materie niet beheersen. En fiscalisten hebben weinig affiniteit met software.

Bij de belastingvoorziening voor de jaarrekening werkt pakweg 98% van de bedrijven met Excel. Dat is foutgevoelig en kan makkelijk worden gemanipuleerd. Dit is op termijn niet echt houdbaar.

Sommige multinationals, met hun eigen Tax-afdelingen, zijn wat verder met het automatiseren van de belastingvoorziening. Bij middelgrote en kleinere bedrijven doet bijvoorbeeld de groepscontroller deze taak erbij. Door tijdgebrek is de kwaliteit van de belastingvoorziening dan vaak bedroevend.

Fiscale automatisering zorgt er niet alleen voor dat je je data sneller en beter op orde hebt; het geeft je als bedrijf ook meer tijd tot analyse van je huidige en toekomstige fiscale positie. Voor een CFO is het essentieel dat fiscale rapportages compliant zijn met accountancy regels. En dat hij over begrijpelijke, up-to-date fiscale informatie beschikt, bijvoorbeeld als hij in gesprek gaat met zijn commissarissen.”

Hank Moonen begon in 2005 zijn bedrijf TaxModel, provider van software ‘tax forecasting’ tools en inhouse advisering over tax control frameworks. Hij werkte eerder als fiscalist bij Coopers & Lybrand en PwC.