Business partnering, de uitdagingen van morgen

De afgelopen tien jaar zijn financiële functies steeds meer onder druk komen te staan. Verschuivingen in de marktverwachtingen, nieuwe regelgeving, snel veranderende technologie en de toegenomen concurrentie eisen allemaal hun tol.Dit heeft ertoe geleid dat veel bedrijven naar kostenbesparende initiatieven op zoek gaan. Als het gaat om het transformeren van de financiële functie, is er niet één specifieke aanpak. Toch kan je wel bepaalde trends terugvinden. Het gebruik van een shared service center of outsourcing provider om financiële routine activiteiten voor hun rekening te nemen, komt steeds vaker voor. Van de andere functies binnen het financiële departement wordt verwacht dat ze een toegevoegde waarde leveren, maar bepaald, dat ze een ‘business partnering’- rol op zich nemen.Hoe business partnering het bedrijf ondersteuntFinanciële business partnering betekent voor iedereen iets anders. Maar over het algemeen gaat het om financiële verantwoordelijken die aan de zijde van verschillende bedrijfsafdelingen werken en financiële informatie, hulpmiddelen, analyses en inzichten aan executives geven, hun manier van denken uitdagen, hen helpen om meer doordachte besluiten te nemen en bedrijfsstrategieën sturen.Deze partnerschappen werken op talloze manieren. Bijvoorbeeld, business partners kunnen met afdelingshoofden binnen het bedrijf samenwerken om te helpen verduidelijken hoe specifieke kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) worden berekend of hoe men met wisselkoersen moet omgaan. Ze kunnen met HR werken om beloningspakketten voor het hele bedrijf te helpen berekenen, door gebruik te maken van vergelijkbare cijfers en correcties op inflatie te doen.Ze kunnen prognoses beoordelen om er zeker van te zijn dat deze realistisch zijn en dat er geen grote risicofactoren over het hoofd zijn gezien. Ze kunnen de financiële impact van garanties die met een promotie samenhangen aan het salesteam uitleggen. Ze kunnen met de R&D-afdeling samenwerken om ervoor te zorgen dat concurrerende onderzoeksprojecten consequent worden beoordeeld hetzij door criteria op te stellen, zoals kortetermijnopbrengsten, niveaus of risico’s, hetzij door het strategische belang vast te leggen om dergelijke beoordelingen te kunnen maken.  Resources verplaatsen Business partners zijn ook betrokken bij de analyse van het effect van initiatieven op de bedrijfsontwikkeling. Gezien de huidige kortere economische cycli, is het toewijzen van resources een steeds ingewikkelder managementproces geworden. Bedrijven moeten erg alert zijn om resources te verplaatsen uit gebieden waar ze niet langer van nut zijn en te investeren in gebieden waar deze juist wel een erg waardevolle impact op het bedrijf zullen hebben.Van financiën wordt inderdaad steeds meer verwacht dat ze de strategische ontwikkeling ondersteunen, vaak het grootste risico dat een bedrijf neemt. De afdeling financiën is niet louter het controleren van cijfers en formules maar het begrijpen en controleren van hypotheses achter managementvisies en ervoor zorgen dat de beoogde doelen één lijn vormen met de bedrijfsstrategie. Deze dubbele rol is een uitdaging op zichzelf. Dit vereist de moed om zich bikkelhard op te stellen, ondanks eender welke druk uit tegenovergestelde hoek. Uitgebreide capaciteitenOm in deze evolutie te kunnen meegaan, moeten bedrijven de juiste vaardigheden in huis hebben en in dit kader is talent van cruciaal belang. Een deel van de oplossing ligt in talentmanagementprogramma’s en de toewijzing van werk aan shared service centres, zodat de eigen financiële afdeling zelf de benodigde vaardigheden kan ontwikkelen. Tot voor kort hadden de meeste financiële professionals een puur financiële achtergrond en hadden zij slechts technische financiële vaardigheden nodig om hun werk te kunnen doen. Tussenmenselijke kwaliteiten werden als optioneel beschouwd. Tegenwoordig hebben ze als business partners commerciële feeling voor het bedrijf, leiderschapskwaliteiten, teambuildingvaardigheden, tussenmenselijke kwaliteiten, presentatie- en andere gelijkaardige ‘soft skills’ nodig.Onderzoek van Robert Half toont aan dat een belangrijke kwaliteit – en bovendien een van de grootste uitdagingen – die van business partners gevraagd wordt, een diepgaand inzicht van zowel het bedrijf als zijn branche is. Maar daar blijft het niet bij. Financiële managers zeggen ook dat goede communicatievaardigheden essentieel zijn, met de klemtoon op overredingskracht. De capaciteit om te overtuigen is met name belangrijk als business partners met het senior management te maken krijgen.Het juiste talent vindenCommerciële knowhow, leergierig, met uitstekende communicatie- en leiderschapskwaliteiten: het profiel van de business partner verschilt enorm van de klassieke financiële werknemer van weleer. Het is dan ook geen verrassing dat het vinden van mensen met deze capaciteiten enorm lastig is. Vaak is het nog een grotere uitdaging om traditionele finance executives een business partnering rol te laten opnemen. Om toch aan de vraag te voldoen, kan HR helpen met de ontwikkeling van een talentontwikkelingsplan op langere termijn om te kunnen begrijpen welk type mensen er nodig zijn. Hoe laten we hen verder ontplooien, wat is het juiste opleidingsprogramma en hoe gaan we dit op poten zetten? Om financiële werknemers met het juiste profiel aan te trekken, kan het nodig zijn dat het senior management de traditionele loopbaantrajecten herdefinieert. Ambitieuze financiële professionals moeten duidelijke en interessante mogelijkheden binnen de financiële functie en het bedrijf in het algemeen zien. Dit helpt om mensen met de juiste kwaliteiten en ambities aan te trekken om business partners te worden.Business partnering – Vijf stappen om aan de slag te kunnen gaan!1. Bepaal uw doelstellingenAangezien ieder bedrijf uniek is, is de eerste stap naar een doeltreffende implementatie het bepalen wat business partnering voor uw organisatie betekent en wat de bedrijfsleiding wenst te bereiken. Veranderen omwille van het veranderen is geen optie: het is essentieel om specifieke interdepartementale doelstellingen vast te leggen die op één lijn liggen met de algemene bedrijfsstrategie.2. Voer een competentieaudit uitBepaal welke competenties er al in het bedrijf bestaan en bekijk welke teamleden niet alleen de vereiste technische capaciteiten en ‘soft skills’ maar ook inzicht in het bedrijf en communicatieve vaardigheden in huis hebben om met andere business units samen te werken. Knowhow van uw eigen werknemers en hun doelen wat betreft business partnering zullen voor het financeteam als richtlijnen dienen. Het ontwikkelen van de talenten binnen uw bedrijf door middel van begeleidingsprogramma’s, professionele ontwikkeling en managementopleidingen kan helpen bij het vinden van potentiële business partners die u wellicht over het hoofd hebt gezien.3. Voer een systeem- en procesbeoordeling uitZodra het juiste talent gevonden is, is het belangrijk dat deze mensen toegang hebben tot de noodzakelijke informatie en rapporten waardoor ze een toegevoegde waarde kunnen bieden. Kennis van de doelstellingen van iedere afdeling en het aanleveren van gegevens om belangrijke initiatieven te ondersteunen, zorgen ervoor dat de kloof tussen finance en de rest van het bedrijf wordt overbrugd.4. Huur een tijdelijke oplossing inEen tijdelijke manager kan uw bedrijf helpen om de verandering naar een business-partnering-omgeving in goede banen te leiden of de lopende uitvoering daarvan te ondersteunen. Tijdelijk personeel kan tevens werknemers begeleiden of helpen om de achterstand van het dagelijkse werk weg te werken terwijl de verandering plaatsvindt. 5. Stel extern talent vastHet vinden van extern talent voor business-partnering-rollen kon tot voor kort een behoorlijke uitdaging zijn. Aanwervingsmanagers moeten daarom eerdere werkervaringen van potentiële kandidaten kritisch beoordelen en bekijken hoe ze bij hun vorige werkgever(s) commercieel inzicht hebben verworven. Ga op zoek naar kandidaten met een sterk gevoel voor databewerking, financiële analyse en controlling expertise in combinatie met doeltreffende interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden.Overweeg in het sollicitatiegesprek zeker ook situationele en competentiegerichte scenario’s. Door te vragen aan kandidaten hoe zij technische accounting zouden uitleggen aan een publiek zonder financiële achtergrond krijgt u een beter inzicht in hun vermogen om met diverse afdelingsteams samen te werken. Door kandidaten bovendien een praktijkopdracht te geven als voorbeeld hoe finance met de IT- of HR-afdeling kan samenwerken, zult u gemakkelijker kunnen vaststellen of zij snel en strategisch kunnen denken terwijl u hun stap-voor-stapbenadering van de situatie kunt beoordelen.Risico’s beperkenOok al bestaat business partnering al een tijdje, de trend is sinds kort echter in een stroomversnelling terechtgekomen. De afgelopen jaren heeft de economie ons alvast geleerd dat de hedendaagse conjunctuurcycli korter zijn geworden en dat de toewijzing van middelen moeilijker is. Bedrijven moeten veel flexibiliteit aan de dag leggen om resources te herverdelen en te investeren in middelen die een meerwaarde voor het bedrijf kunnen opleveren. Tegelijkertijd moeten risico’s ingeperkt en onder controle gehouden worden. Het is in deze context dat een financieel business partnering nuttig zijn: door met andere afdelingen samen te werken, kan iedereen rekening houden met de financiële gevolgen van zijn beslissingen, een niet te onderschatten element in de huidige economie. Eenvoudig is deze verandering niet maar ze komt zonder twijfel de algemene business strategie ten goede.Stephan Renken, Country Manager Robert Half NederlandRobert Half werd in 1948 opgericht en is marktleider op het gebied van rekrutering en consultancy, gespecialiseerd in het plaatsen van financiële professionals.