CFO, check your assumptions at the door. Maar ook je consolidatie

Wat kun je winnen door weg te bewegen van traditionele consolidatie-tools? Continuïteit in een veranderende wereld.

In een levendige fireside chat tijdens de Leadership in Finance Summit 2023 – Check your assumptions at the door – deelde Sven Kester van Hoogwegt zijn ervaringen over de winst en uitdagingen van een sterk gemoderniseerde consolidatie.

Hoogwegt is de grootste onafhankelijke leverancier van zuivelproducten en -ingrediënten ter wereld, met een jaarlijkse omzet van zo'n 3,9 miljard euro. Moderator en CFO community manager Amber Overbosch en Sven Kester, Financial Director Group Control, leidden de zaal langs de belangrijkste vragen rondom een succesvolle transformatie bij Hoogwegt. Hoe krijg je een breed draagvlak voor zo'n verandering, zonder de centrale ambities uit het oog te verliezen? Hoe beweeg je soepel weg van traditionele tools, en wat levert dat uiteindelijk op?

– Hoe creëer je een burning platform voor een grote transformatie?

– Hoe bewaar je het evenwicht tussen input van teamleden en de overkoepelende ambities?

– Wat is hét voordeel van het moderniseren van consolidatie?

Check your assumptions

"Een decentrale bedrijfsvoering, zoals we die voorheen hadden, kan niet meer," zegt Sven. "De wereld is kleiner en transparanter geworden." Dat maakte de slag naar een centraler aangestuurde, moderne consolidatie des te urgenter. En daar hoorde ook een passend software-apparaat bij.

Amber herinnert Sven en de zaal aan de tagline van deze summit, 'Check your assumptions at the door'. Vandaag draait het, onder veel meer, om aannames. Dus: dat een modernere consolidatie loont, in hoeverre is dát een aanname?
Sven antwoordt dat het vooral een verwachting is, die je kunt toetsen aan de resultaten. De winst van de modernisering van de consolidatie is nu al terug te zien, op meerdere vlakken. Onderaan de streep gaat het natuurlijk om de financiën. Maar… continuïteit komt op een belangrijke tweede plaats.

"Onze medewerkers zijn heel loyaal," zegt Sven. "sommigen van hen zijn ook op leeftijd, en bij die generatie wordt er zogezegd veel in het hoofd gewerkt." Met andere woorden: hun kennis en methoden zijn niet altijd gecentraliseerd, laat staan beschikbaar in overzichtelijke data. "Dat kan op langere termijn tegen je werken, dus móet je het op tijd op orde brengen."

Lees ook op CFO.nl: Leadership in Finance Summit leert de CFO: "Assume nothing and expect anything."

Het vuur aansteken

Uit het publiek komt de eerste, maar zeker niet de laatste vraag: hoe maak je die urgentie voelbaar binnen het hele bedrijf? Hoe creëer je een burning platform? "Ik heb geprobeerd om het vuur op meerdere plekken aan te steken," zegt Sven met een lach. "Het gloeide gelukkig al behoorlijk: IT was niet blij met het traditionele softwarepakket, het inloggen was niet heel prettig. En het management vond, terecht, dat het rapporteren te veel tijd kostte."

Er waren dus verschillende haakjes om de business case voor een modernisering van de consolidatie aan op te hangen. "Dat werkt het beste: meerdere brandjes tegelijk. Dus ook verschillende invalshoeken die je kunt inzetten." Zoiets gaat uiteraard niet vanzelf: je moet je mensen onderdeel maken van de oplossing. "Vragen wat zíj zien, wat hun ervaringen zijn. Wat ook weer niet betekent dat je achter elke suggestie aanrent."

De sleutel ligt in het vinden van het juiste evenwicht tussen de lokale of zelfs individuele behoeften, en de organisatiebrede ambitie. Dat betekent: duidelijk maken dat je openstaat voor input, maar ook het centrale belang van de transformatie helder overbrengen. Een gouden regel daarbij is dat je beter net te veel kunt communiceren dan te weinig, dan blijven mensen zich gekend voelen.

De grote winst

Wat is tot nu toe het resultaat van de transformatie, vroeg een CFO vanuit de zaal. Sven legde uit dat de consolidatie in het nieuwe systeem, Fluence, nu al veel verder geautomatiseerd is. Met de traditionelere tools waren er rondom de consolidatie en de rapportage meer kleine hand- en spandiensten nodig, verdeeld over alle bedrijven. Dat was stukken minder overzichtelijk, en vooral erg tijdrovend, dus ook kostbaar. Al die onnodige kosten, energie en frustratie behoren binnenkort tot het verleden – net als de traditionele rapportage- en consolidatietools.

"Daarnaast kunnen we lokale cijfers gemakkelijker rapporteren," zegt Sven. "Processen en manieren van werken die vooral in de hoofden van de medewerkers zaten, en dus van allerlei persoonlijke voorkeuren en stijlen afhingen, laten we nu meer en meer door het pakket zelf doen. Dat gaat veel makkelijker en levert naar de toekomst meer consistentie en efficiëntie op."
Hetzelfde geldt voor het intercompany-overleg over gegevens: dat vond vaak plaats via mail en/of telefoon. De volgende stap is dat álle data worden geüpload in Fluence, en dus veel inzichtelijker zijn. Dat maakt het heen-en-weer-gecheck overbodig, wat een overzichtelijkere en centrale bedrijfsvoering oplevert, en medewerkers die veel meer tijd en energie hebben voor de activiteiten waar ze het verschil in kunnen maken – en zelf ook het meeste plezier uit halen.

Bij wijze van afsluiting komt Sven nog één keer terug op 'check your assumptions': de succesvolle modernisering van de consolidatie sterkt zijn overtuiging dat je je aannames of mogelijke blinde vlekken kunt bestrijden door transformaties vanuit verschillende invalshoeken te bekijken: management, IT, lokale teams. "Laat die aan het woord, toets je aannames bij hen, en maak dan je keuzes. Dan kom je tot breed gedragen transformaties."