De financiële afsluiting vraagt om snelheid, nauwkeurigheid en controle. Toch zijn veel finance teams nog sterk afhankelijk van spreadsheets, handmatige reconciliaties en versnipperde processen.

Met slimme automatisering en AI kunnen organisaties hun afsluiting niet alleen versnellen, maar ook risico’s verminderen, de zichtbaarheid vergroten en finance professionals meer ruimte geven voor werk met echte toegevoegde waarde.

Voor veel finance teams blijft de financiële afsluiting iedere maand een intensief proces. Data moet worden verzameld en gecontroleerd, transacties moeten worden afgestemd, journaalposten voorbereid en goedgekeurd en afwijkingen onderzocht. Tegelijkertijd moet er voldoende documentatie beschikbaar zijn voor audits.

In de praktijk gebeurt een groot deel van dit werk nog handmatig. Tijdens een recent webinar van Unit4 en Trintech gaf 68% van de deelnemers aan dat het beheren van spreadsheets, journaalposten en ondersteunende documentatie het meeste coördinatiewerk vraagt tijdens de afsluiting.

Het resultaat? Finance professionals besteden kostbare tijd aan repetitieve werkzaamheden, terwijl het overzicht over de voortgang beperkt blijft.

Van handmatig werk naar een gecontroleerd proces

Automatisering biedt de mogelijkheid om dit proces fundamenteel te verbeteren. Niet door simpelweg dezelfde taken sneller uit te voeren, maar door de manier waarop finance teams hun afsluiting beheren opnieuw in te richten.

Unit4 Financials by Coda biedt een betrouwbare basis voor het beheren van financiële data. Trintech Adra vult dit aan met een specifieke controlelaag voor het afsluitingsproces. Zo kunnen organisaties hun bestaande financiële fundament behouden en tegelijkertijd meer automatisering, workflowbeheer en controle toevoegen.

Denk bijvoorbeeld aan het automatisch matchen van transacties, het beheren van balansreconciliaties en uitzonderingen, het stroomlijnen van goedkeuringen en het centraliseren van auditdocumentatie.

Hierdoor neemt de afhankelijkheid van losse spreadsheets en e-mails af en ontstaat er één gestructureerd proces waarin finance teams beter kunnen zien welke taken zijn afgerond, waar actie nodig is en waar mogelijke risico’s ontstaan.

Meer weten over hoe Unit4 samenwerkt met partners om klanten meer waarde te bieden? Lees meer over de unieke partnerervaring van Unit4.

AI ondersteunt, finance houdt de controle

AI speelt daarbij een steeds belangrijkere rol. De technologie kan bijvoorbeeld relaties tussen transacties herkennen, afwijkingen signaleren en suggesties doen om bestaande regels te verbeteren.

Maar juist binnen de financiële afsluiting blijft menselijke controle essentieel.

Het doel is daarom niet om finance professionals uit het proces te halen. AI en automatisering moeten repetitief werk verminderen, zodat professionals zich kunnen richten op uitzonderingen, analyses en beslissingen waarvoor hun expertise daadwerkelijk nodig is.

Dat maakt het mogelijk om sneller te werken zonder concessies te doen aan controle en betrouwbaarheid.

Meer inzicht in iedere stap van de afsluiting

Een ander belangrijk voordeel is zichtbaarheid.

Wanneer taken, reconciliaties, documentatie en goedkeuringen verspreid zijn over verschillende spreadsheets, inboxen en lokale bestanden, is het lastig om een actueel beeld te krijgen van de status van de afsluiting.

Door deze activiteiten samen te brengen in één gecontroleerde omgeving krijgen finance teams beter inzicht in de totale voortgang. Achterstallige taken en uitzonderingen worden eerder zichtbaar en ondersteunende documentatie is gemakkelijker terug te vinden.

Voor organisaties die werken met meerdere entiteiten, landen of shared service teams is die transparantie extra belangrijk. Een gestandaardiseerde aanpak maakt het eenvoudiger om verantwoordelijkheden te beheren, functiescheiding te bewaken en auditors van de juiste informatie te voorzien.

Begin waar de meeste winst te behalen valt

De overstap naar een slimmer afsluitingsproces hoeft niet in één keer plaats te vinden. Finance teams kunnen beginnen bij de onderdelen waar handmatig werk en spreadsheets de meeste tijd kosten of het grootste risico vormen.

Dat kan bijvoorbeeld het matchen van transacties, balansreconciliaties, journaalposten, taakcoördinatie of het verzamelen van auditbewijs zijn.

Door deze processen stap voor stap te automatiseren en te standaardiseren, ontstaat een afsluiting die niet alleen sneller verloopt, maar ook beter beheersbaar en schaalbaar wordt.

Uiteindelijk draait modernisering van de financiële afsluiting om meer dan efficiëntie alleen. De echte winst ligt in meer controle, beter inzicht en meer vertrouwen in het volledige afsluitingsproces.

Lees ook op CFO.nl: Hoe AI-agenten ERP-ervaringen voor dienstverlenende organisaties herdefiniëren