CFO’s en de strijd tegen financiële fraude

In een wereld dat een sterke digitale transformatie meemaakt, wordt digitale beveiliging een steeds crucialer onderwerp. Een rapport van de ‘Association of Certified Fraud Examiners’ gaf onlangs aan dat in de V.S. bedrijven gemiddeld vijf procent van hun totale omzet verliezen aan fraude. 

In een recent fraudeschandaal, heeft Litouwer Evaldas Rimasauskas en zijn mede-samenzweerders een scam-e-mail opgezet en die verzonden aan werknemers van Facebook en Google. Ze deden zich voor als de technologiegigant Quante Computer, een leverancier waarmee vele transacties worden uitgevoerd, en hebben zo 100 miljoen euro kunnen buitmaken. 

Dit voorbeeld toont aan dat fraudeurs steeds slimmer en brutaler worden, en krachtigere technologie inzetten, waardoor het risicomanagement vele malen sterker moet zijn. CFO’s moeten zulke scams voor zijn. Dit leidt tot drie vragen die CFO’s moeten stellen en beantwoorden. Het goed toepassen van deze vragen kan leiden tot een ruimer bewustzijn in de beveiliging van het bedrijf. 

Drie vragen die een CFO moet stellen en beantwoorden:

1. Wat zijn de bedreigingen?
Terwijl technologieën krachtiger worden is de realiteit dat de menselijke factor nog steeds de kern is van kwetsbaarheid bij fraudes. In 2018 vond het Euler Hermes-DCFG rapport dat bij 68 procent van alle fraudes invloeden van binnen uit een rol speelden. De fraudeurs buiten het bedrijf hebben connecties met interne mensen, zoals medewerkers, cliënten, service leveranciers en anderen. Dit levert op vier gebieden risico’s op:

Financieel
De financiële impact komt niet alleen doordat er direct geld uit de kas afhandig wordt gemaakt, maar het komt ook voor in termen van operationele inkomsten, zoals oninbare debiteuren wat resulteert in het verlies van cashflow en een lagere nettowinst. 

Datadiefstal
De data die je bezit van een cliënt kan een van de meest waardevolle activa van een bedrijf zijn. De bedreiging van datadiefstal kent twee vormen: 
– Onbereikbaarheid van data, waardoor dit het bedrijf zal blokkeren in zijn commerciële, operationele en industriële activiteiten. 
– Kwaadaardig gebruik van corporate data, wat kan oplopen tot een juridische verantwoordelijkheid van het bedrijf, serieuze reputatieschade en potentiële consequenties voor cliënten.

HR en Psychologische impact
Een schending heeft psychologisch effect op de werknemers vooral wanneer zij zich verraden voelen door een collega die ze goed kenden voor een lange periode. Dit leidt tot schuldgevoel: werknemers en managers vragen zich af of ze hun verantwoordelijkheden voldoende hebben genomen en of dat ze bewust hadden moeten zijn van datgene wat er afspeelde. 

Reputatie 
Veranderen in een slachtoffer van fraude is slecht voor de reputatie van een organisatie. Het creëert een negatieve perceptie van de klanten, de leveranciers, en de aandeelhouders. Een bedrijf kan deze crisis oplossen door een solide communicatieplan op te stellen en een mogelijke crisis goed voor te bereiden. 

2. Waarom investeren in fraude bestrijding?
De best mogelijke beveiliging geeft innerlijke rust en leidt bij stakeholders tot een geruststelling dat het bedrijf niet (of niet meer) een slachtoffer zal worden van een poging tot, of een succesvolle fraude. Een solide beveiliging van processen leidt tot een competitief voordeel door versterking van de reputatie van het bedrijf voor zijn betrouwbaarheid, geruststelling aan de commerciële partners en meer. 

3. Wat zijn de meest effectieve middelen om fraude te verzachten of te voorkomen?
Technologieën die gebruik maken van kunstmatige intelligentie zijn essentiële middelen die de risico’s verzachten. Door het creëren en organiseren van een rigide proces kunnen deze technologieën effectief worden ingezet in het bestrijden van fraude. 

Ook maakt men personeel bewust van de gevoeligheid voor fraude. En dit is een belangrijk element van fraudebescherming. Het voorzien van trainingen in alle lagen van het bedrijf is belangrijk, zodat iedereen zijn eigen rol kent in het identificeren van tekenen van fraude en zo potentiele fraudes tijdig worden blootgesteld.

Samenvattend zijn er hier zeven sleutel verantwoordelijkheden van een CFO wanneer hij of zij de lead neemt in het gevecht tegen fraude. 
1.    Maak risicomanagement een prioriteit.
2.    Automatiseer processen.
3.    Communiceer met IT.
4.    Omhels geavanceerde en opkomende technologieën.
5.    Verbindt alle interne stakeholders.
6.    Implementeer cloud gebaseerde automatiseringensoplossingen.
7.    Kies de beste technologische middelen.