Column: CFO, haal meer uit dilemma’s op de werkvloer!

De dilemma´s in het leven van de CFO zijn talrijk en gevarieerd. Dat maakt de functie ook zo interessant. Maar hoe haal je als CFO het meeste uit de spanningsvelden die je zoal tegenkomt?

Niet zelden staat de CFO aan de ene kant van een vraagstuk en staan zijn collega’s aan de andere kant. Althans, zo kan het soms voelen. Maar even zo vaak bevind je jezelf als CFO zelf ook in een spagaat. Ter illustratie een aantal veel voorkomende dilemma’s die Fons Trompenaars en ik verzamelden tijdens ons bezoek aan CFO Day 2018:

• Aan de ene kant willen we risico’s zoveel mogelijke beheersbaar maken. Aan de andere kant willen we op een innovatieve manier ondernemen.
• Er wordt aan ons gevraagd om resultaten te behalen op de korte termijn. Tegelijkertijd willen we sturen op lange termijn rendement.
• Regelgeving dwingt ons tot het versterken van onze compliance en integriteit. Maar we willen als finance organisatie ook wendbaar zijn en agile werken.

Energielek?
Daarnaast heeft de CFO heeft binnen organisaties vaak de belangrijke taak om een aanvullend perspectief te schetsen op basis van harde cijfers. Een perspectief, gebaseerd op data uit allerlei lagen van de organisatie. Die data kan leiden tot een betere strategie, of tot slimmere oplossingen en processen.

Maar de vraag waar je als CFO altijd tegenaan loopt is: hoe ervaren je collega’s op C-level deze rol als manusje-van-alles? En hoe ervaar je je eigen verantwoordelijkheid? Als een dankbare of als een ondankbare taak? Krijg je als CFO energie van 'je collega's meekrijgen', of ervaar je een 'energielek'?

De rel rondom het ontslag van Volksbank-CFO Pieter Veuger vorig jaar is een extreme uitwas van hoe een CFO in de knel kan komen binnen de boardroomdynamiek – en in dit geval was de CFO ook bepaald niet de enige bestuurder die last had van verstoorde verhoudingen.

Maar met een ‘energielek’ bedoelen we niet alleen maar knallende ruzies en sabotage op de werkvloer, maar bijvoorbeeld ook collega’s die wijselijk hun mond houden (wat in heel veel situaties helemaal niet zo wijs is). Het bewierrookte poldermodel is alleen duurzaam als er niet stiekem scheurtjes in de dijk ontstaan, of houtrot optreedt in de sluizen.

Dialogue2Synergize
Maar hoe voer je nu echt een goede dialoog? Wanneer je gesprekspartner andere waarden, normen of ideeën heeft, zorgt dit vaak voor spanning. Hierdoor ontstaan de bovenstaande valkuilen. Maar wat gebeurt er als je deze situaties ziet als een kans? De meest leerzame situaties om je eigen dialoogvaardigheden te ontwikkelen zijn juist gesprekken waarin je met iemand van mening verschilt. En de manier waarop je als bestuurder – en dus ook als CFO – de regie neemt in strategische gesprekken bepaalt in hoge mate de sfeer en de uitkomst van ingewikkelde dilemma’s.

De CFO die goed is in gesprekken voeren, genereert energie, stimuleert ontwikkeling en het vinden van nieuwe oplossingen voor complexe vraagstukken. De gewetensvraag die iedere bestuurder – en dus ook de CFO – zichzelf moet stellen is: hoe ga ik om met andere meningen en weerstand tegen mijn eigen visie? Hoe communiceer ik zelf? Het eerlijke antwoord op die vraag kan alle verschil maken.

Om CFO’s te helpen kritischer naar hun eigen manier van communiceren te kijken, hebben wij – Fons Trompenaars en ik – de dialoogmethode Dialogue to Synergize (D2S) ontwikkeld. D2S leert je om een verschil van mening of dilemma te zien als een kans en ook om die kans te benutten. Het is een methode voor iedereen die op zoek is naar een alternatief voor discussies die leiden tot een energielek in plaats van tot een synergie. Het fundament van D2S bestaat uit vier elementen: Regie, Respect, Reconciliatie en Realisatie, die elk drie bekwaamheden omvatten. Zelfkennis, Zelfbewustzijn, Zelfbeheersing, Onderzoekende Houding, Compassie en Kritisch Redeneren.

Reconciliatie
De beste manier om communicatievalkuilen bij meningsverschillen te voorkomen is: leren inzien dat je een verschil van mening ook productief kunt maken. Hiervoor heb je de eerdergenoemde zes basisbekwaamheden nodig. Maar het grote verschil wordt gemaakt met de bekwaamheden die horen bij Reconciliatie. Dit woord stamt af van het Latijnse ‘reconciliatio’, wat ‘hereniging’ betekent. In deze fase gebruik je dilemma’s en verschillende mening om de realiteit beter te begrijpen en om nieuwe wegen te vinden voor onderliggende vraagstukken. Met Reconciliatie leer je om de spanning bij een verschil van mening te zien als kans om een ander perspectief te laten bijdragen aan het vinden van een innovatieve oplossing. Dit kan met een nieuwe manier van denken: het Doordenken. En door het stellen van een nieuw soort vraag: de Doordenkvraag.

Hoe formuleer ik de Doordenkvraag?
Doordenken betekent dat je tijdens gesprekken ogenschijnlijke tegenstellingen met elkaar integreert. Op die manier maak je gebruik van een ‘meningsverschil’ om tot een productieve samenwerking te komen in plaats van dat iedereen in zijn of haar eigen loopgraaf gaat zitten en elkaar gaat bestoken met zwaar geschut.
Met 'Doordenken' verbind je tegengestelde waarden en krijgen die waarden – zelfs die waarden waarvan je denkt dat ze ‘geen enkele waarde hebben’ – toch een plek in de synergie waarmee je te dealen hebt in je organisatie.

Wanneer je in dit licht de eerdergenoemde dilemma’s van een CFO en zijn collega’s bekijkt, dan begrijp iedereen dat een focus op ‘risico’s beheersbaar houden’ zonder oog te hebben voor ‘ondernemerschap’ kan resulteren in het missen van kansen, omdat er geen risico’s meer worden genomen. Net zoals iedereen snapt dat focus op ‘ondernemerschap’ zonder oog te hebben voor het ‘beheersbaar houden van de risico’s’ de continuïteit van de organisatie in gevaar brengt.
De bekwaamheid om tegenstellingen te integreren in een Doordenkvraag is niet heel ingewikkeld. Je stelt jezelf de vraag: hoe krijg ik meer van wat ik belangrijk vind door de tegenstellingen tussen verschillende perspectieven te integreren?

Voorbeelden van Doordenkvragen bij de eerdergenoemde dilemma’s:

• Hoe kunnen we op een nog innovatievere manier ondernemen door de risico’s beheersbaar te maken?
• Hoe kunnen we op korte termijn nog beter scoren door tegelijkertijd te sturen op lange termijn rendement?
• Hoe kunnen we nog wendbaarder worden in onze manier van werken, juist door onze compliance en integriteit te versterken?

De bekwame CFO
In ons denken lijken tegengestelde perspectieven elkaar uit te sluiten. Het druist in tegen onze logica om zaken die elkaar ogenschijnlijk uitsluiten bij elkaar te brengen. Maar het bewust formuleren van de Doordenkvraag stimuleert ons om deze overtuiging ter discussie te stellen.

CFO’s die de eerste zes bekwaamheden van Dialogue2Synergize beheersen, kunnen deze spanning beter hanteren. Zij gaan gemakkelijker de complexe Doordenkprocessen aan en zien deze processen sneller als uitdaging omdat het appelleert aan hun behoefte om van betekenis te zijn. Zeker als zij ervaren dat Doordenken leidt tot professionele ontwikkeling en innovatieve oplossingen, wordt het nemen van de regie bij dilemma’s een dankbare taak. Zij begrijpen dat je als team de beweging naar rechtsboven wilt maken en dat daar misschien wel een andere doordenkvraag bij hoort – afhankelijk van je vertrekpunt.

Met www.CFO.nl willen wij dit jaar – nog meer dan dat we al deden – in gesprek met onze CFO community. Welke dilemma’s kom je tegen in je werk als CFO? Waar verschillen de perspectieven, binnen de boardroom – of daarbuiten – en hoe kom je daar met elkaar uit?

Vind je het leuk om als CFO of als Finance Director je ervaringen hierin met elkaar te delen, mail dan naar: jaimedonata@alexvangroningen.nl. Indien gewenst koppelen wij je ook aan Roland de Bruijn die je op weg helpt met een (zelf)analysetool waarmee je je eigen dialoogvaardigheden kunt testen – en een gratis feedbacksessie.