De weg naar een succesvolle finance transformatie

De economische crisis heeft veel bedrijven genoopt fors te bezuinigen en hun balansen op te schonen. Dit heeft de CFO tot de rechterhand van de CEO gemaakt en er wordt steeds meer van hem verwacht. Was de taak van de CFO of financieel directeur vroeger beperkt tot prudent boekhouden, financieel plannen, risico management en compliancy. Tegenwoordig drukt menig CFO een zware stempel op de koers van het bedrijf en is hiermee een strategisch klankbord dat ervoor zorgt dat de business op koers blijft.Anders gezegd is de financiële functie bezig met een fundamentele verschuiving van traditionele controllership naar een strategische business partner. Maar op hetzelfde moment, onder organisatie-brede kostendruk, dwingen de financiële functie om de mogelijkheden te verkennen om slanker, efficiënter te werken en de totale kosten van de financiering te verminderen.  Standaardisering voor meer efficiencyIn antwoord hierop neemt de nieuwe CFO een aantal rollen aan. Hij is een aanjager van vereenvoudiging. Vereenvoudigde rapportage-eisen en processen is een essentieel ingrediënt voor een efficiënte bedrijfsvoering. Hij is bij uitstek een voorloper in harmonisatie en standaardisatie, Hoe hoger het niveau van harmonisatie in processen, data en applicaties, des te hoger is de betrouwbaarheid en snelheid van informatie geleverd.Hij is de ‘COO’ van de end-to-end rapportage keten: Meer controle op het verzamelen van gegevens en informatie management proces betekent meer effectieve en efficiënte rapportage voor de besluitvorming Tot slot is hij de gegevens gouverneur en verandering ‘shaper’.  Een goede data-architectuur en een robuuste data governance fungeert als een sterke basis om de transformatie te financieren. Ondernemingen die erin slagen om hun financiele functie te transformeren, richten zich doorgaans op drie belangrijke principes:  1. Processen en praktijken • Geharmoniseerde processen en rapportage architectuur – globale en regionale proces templates • Het delen van best practices in de hele onderneming • Eenvoudigere en slimmere processen • Gestandaardiseerde data (bijvoorbeeld CoA, kostenplaats structuren, LoB) – idealiter een gouden standaard • End-to-end proces ownership om ontslagen te vermijden 2. Organisatie en cultuur • Het beheren van back-office processen door middel van een wereldwijde zakelijke dienstverlening (GBS) organisatie • Door gebruik te maken van het juiste talent door middel van een global service delivery model • Het definiëren van verantwoordelijkheden voor de lokale CFO’s, shared service centers en zakelijke centra van deskundigheid (op basis van transactionele volumes, aard van de activiteiten, bedrijfsorganisatie) • Consolidatie van rechtspersonen,omgaan met veranderingen effectief en duidelijke communicatie inzake de voordelen van de verandering aan de werknemers 3. Standaardisatie van IT • uitlijnen van IT-standaardisatie op het hoogst mogelijke proces niveau  • Het instellen van strikte naleving van normen en die afdwingen • Het sluiten van oude applicaties / Application rationalisatie • Het selecteren en implementeren van een enkele globale oplossing • Creeeren van business teams om de oplossing te beheren, met de IT-organisatie als een enabler  Hoe Business Process Outsourcing (BPO)  kan helpen bij een succesvolle finance transormatieIn het whitepaper Partnering in the CFO’s Journey to a world-class finance function betoogt Infosys dat het outsourcen van business processen de transformatie kan katalyseren. De tijd dat bedrijven alleen maar outsourcen om kosten te besparen, ligt al lang achter ons. BPO kan de transformatie ondersteunen door meer transparantie in het proces te brengen. Bovendien versnelt het de noodzaak voor het uniform meten van variabelen die als input dienen voor verschillende processen. De outsourcing partner kan u ook verrassen door op een andere, verfrissende manier aan te kijken tegen oude problemen. De kostenbesparingen van een BPO zal ongetwijfeld dienen als brandstof voor de transformatie, de BPO betrokkenheid (met haar operationele model, het bestuur, en betrokken efficiency besparingen) fungeert als motor voor het transformatie programma. Wat nog belangrijker is, een BPO-programma bevrijdt ook van een significant beheer en creëren bandbreedte, verschuiven hun aandacht van het uitvoeren van transacties klusjes tot een echte business partner binnen de onderneming.De omvang van de waarde die een BPO partner kan leveren zal evenredig aan het verschil tussen de huidige toestand van de onderneming en de ambitieuze wereldklasse zijn. In tegenstelling tot de populaire perceptie dat alleen perfecte processen uitbesteed kunnen worden, kan meer waarde worden gerealiseerd wanneer een bedrijf daadwerkelijk ongelijksoortige processen uitbesteedt – het enige nadeel is dat ze een cruciale change management training zullen moeten ondergaan om deze waarde te ontsluiten. Om de transformatie zo snel mogelijk te laten verlopen heeft Infosys het Proces Progression Model TM (PPM) ontwikkeld. Het is een stappenplan dat klantprocessen meeneemt op een reis van progressie en continue verbetering. Onafhankelijk van de bestaande toestand van de cliënt proces / sector / functie, wordt het model afgestemd op de klant om het proces te transformeren door middel van een evolutie curve van hogere proces volwassenheid, meetbare resultaten, en een verbeterde klanttevredenheid van de klant. Het model richt zich op de volledige cyclus van de doelstellingen van de drie fasen van de progressie van een bedrijfsproces – opereren, te optimaliseren en te transformeren.  Ontvang het Infosys whitepaper Wilt u de whitepaper: ‘‘Partnering in the CFO’s Journey to a world-class finance function” ontvangen? Neem contact op met Carel Vos via 040 232 11 03 / 06 21 19 17 35 of carel_vos@infosys.com