Eenvoudig voldoen aan compliance met een modern financieel systeem

Data, data en nog eens data. Volgens het adviesbureau Seed Scientific zal de dagelijkse gegevensproductie wereldwijd naar schatting 463 exabytes bereiken tegen 2025. Bovendien is het regelgevingskader voor boekhouding de afgelopen jaren veel complexer en strenger geworden.

Boekhoudstandaarden worden voortdurend herzien, met een maanden- of zelfs jarenlange voorbereiding hierop als gevolg. De druk op financiële teams is nog nooit zo hoog geweest, vooral op het vlak van accounting compliance. In dit artikel verkennen we hoe moderne financiële systemen accounting compliance vereenvoudigen, van verbeterde efficiëntie tot nauwkeurige rapportage.

52% van de Fortune 500 is verdwenen

Het bedrijfslandschap wordt steeds complexer door een striktere regelgeving, de noodzaak voor datagedreven beslissingen en een snel toenemende digitale transformatie. Dit wordt duidelijk geïllustreerd door het feit dat sinds het jaar 2000 maar liefst 52% van de bedrijven in de Fortune 500 failliet is gegaan, overgenomen of verdwenen, als gevolg van digitale disruptie. Daarnaast blijkt uit een internationaal onderzoek van Workday naar wendbaarheid bij organisaties dat de financefunctie bijna net zo belangrijk wordt gevonden als IT als het gaat om het stimuleren van digitale groei. Deze ontwikkeling is eenvoudig te verklaren: met toegang tot overvloedige data over prestaties en andere aspecten, en met personeel dat vertrouwd is met metrics, bevindt finance zich in een unieke positie om zelf digitaal te transformeren door middel van moderne cloudsystemen, en om tegelijkertijd digitale initiatieven in andere delen van de organisatie te ondersteunen.

Lees ook: Hette Mollema (Workday): "Als CFO speelt u in iedere crisis een hoofdrol."

Compliance en legacysystemen: het werkt niet

In het verleden leverden financiële systemen vaak gefragmenteerde nalevingsprocessen op. Terwijl het systeem bijvoorbeeld de wettelijk voorgeschreven boekhouding ondersteunde, werden andere vereisten zoals de documentatie van processtromen, niet in het systeem opgenomen. Als gevolg besteedden medewerkers veel tijd aan het onderhouden van offlineprocessen en documentatie. Die financiële systemen vereisten ook dure, tijdrovende upgrades of aanpassingen ter ondersteuning van nieuwe boekhoudstandaarden en zelfs elementaire bedrijfsveranderingen, zoals het opzetten van nieuwe operationele entiteiten of het wijzigen van vereisten voor het goedkeuren van transacties.

Moderne, cloudgebaseerde financiële systemen vereenvoudigen daarentegen juist compliance- en audittaken. Zo helpen bijvoorbeeld regelmatige updates van die systemen nieuwe standaarden en regelgeving te ondersteunen zonder de extra kosten, moeite en vertraging die een on-premise software-upgrade met zich meebrengt. Ook kan een modern financieel systeem snel een nieuwe bedrijfsentiteit aanmaken of bedrijfswijzigingen configureren, waardoor alles in de applicatie overeenkomt met de manier waarop het bedrijf op dat moment opereert. Deze wijzigingen nemen slechts enkele minuten in beslag, vergeleken met maanden bij legacysystemen. Dat voorkomt dat financiële experts foutgevoelige tijdelijke oplossingen moeten gebruiken terwijl ze wachten op de volledige invoering van veranderingen in de oude systemen. Bovendien kunnen elke wijziging en transactie binnen de financiële systemen worden voorzien van een datum, tijd en persoon.

Snelle en overzichtelijke rapportages

Moderne, cloudgebaseerde financiële systemen laten organisaties op een overzichtelijke manier toe rechtstreeks rapporten te creëren die de bedrijfsprocessen in kaart brengen, wijzigingen in die processen documenteren en volledig zichtbare en gedetailleerde audit trails bieden voor alle transacties. Ook zijn krachtige ad-hocrapportages mogelijk. Die bieden extra inzichten, wat organisaties in staat stelt om hun forecasts snel bij te werken en stakeholders helpt om sneller beslissingen te nemen.

Workday Financial Management

Neem als voorbeeld van een modern cloudsysteem voor finance Workday Financial Management. Met onze oplossingen kan het team van de CFO effectiever boekhouden, processen automatiseren, sneller consolideren, beter rapporteren en diepgaand analyseren in één systeem. Daarnaast stellen always-on audittrails en interne controles financeteams in staat om gelijke tred te houden met compliance. Dit is belangrijk: als teams minder tijd kwijt zijn aan transactieverwerking en rapportages blijft er meer tijd over voor analyse, actie en strategie.

Kortom, moderne financiële systemen spelen een essentiële rol in het vormgeven van de toekomst van accounting compliance. Door het bieden van efficiëntie, flexibiliteit en diepgaande rapportagemogelijkheden stellen deze systemen financiële teams in staat om niet alleen aan de huidige eisen te voldoen, maar ook om een proactieve rol te spelen bij digitale groei en strategische besluitvorming. In een wereld van voortdurende verandering en toenemende dataproductie worden deze systemen de sleutel tot het waarborgen van nauwkeurigheid, transparantie en succesvolle compliance.