E-Facturatie: welke businesscase past het beste bij uw bedrijf?

Door Bartłomiej Wójtowicz, Comarch

Wat is e-facturatie?

We lichten het principe verder toe aan de hand van enkele voorbeelden. Veel bedrijven sturen ondertussen facturen in pdf-formaat via e-mail en zijn er trots op dat ze behoren tot de meer innovatieve ondernemingen. Andere bedrijven, zoals vele productiebedrijven, worden vaak door bepaalde klanten ‘verplicht’ om gebruik te maken van elektronische facturatie voor handelsvorderingen, maar werken voor kleinere klanten nog steeds met papieren facturen. Anderzijds zijn er ook inkoopbedrijven die e-facturatie gebruiken voor handelsschulden bij verkopers. Zij stuiten echter vaak op het probleem dat veel documenten ongestructureerd of in verschillende formaten binnenkomen en deze dus nog steeds manueel moeten worden verwerkt, waardoor de kans op foute facturen stijgt.

Elke onderneming is anders en heeft dus een unieke oplossing nodig die is afgestemd op het aantal zakenpartners, het geografisch bereik, de bedrijfsstructuur en het documentvolume. Elke onderneming moet zelf beoordelen of het huidig niveau van e-facturatie hen de verwachte voordelen oplevert. 

Businesscases voor e-facturatie

Bedrijven zijn zich steeds meer bewust van de voordelen van e-facturatie, en de ‘businesscase’ wordt steeds vaker gebruikt binnen bedrijven over de hele wereld. Bij het voorbereiden van een case is het cruciaal om bepaalde parameters binnen uw bedrijf te analyseren:

•    Volume van inkomende en uitgaande facturen 
•    Aantal partners
•    Grensoverschrijdende facturatie – alle landen die betrokken zijn bij de e-facturatie (en de bijhorende verschillende wetgeving)
•    Kosten verbonden aan AP/AR-afdelingen en archivering – zowel rechtstreekse kosten (afdrukken, postzegels) als onrechtstreekse kosten (geschillenbeslechting bij het zoeken van facturen, verzoeken van klanten voor kopieën van verloren facturen, archivering). Volgens Billentis schommelen de rechtstreekse personeelskosten in een AR-afdeling tussen € 2,50 en € 10 per factuur en in een AP-afdeling tussen €5 en €15 per factuur.
•    Mogelijkheden van IT-systemen

Holistische benadering

Een gecentraliseerde aanpak binnen de gehele groep kan een schaalvoordeel opleveren. Het volume van inkomende en uitgaande documenten moet worden geanalyseerd, evenals de processen in combinatie met intern documentenbeheer. In de analyse moet ook rekening worden gehouden met de technologische maturiteit van de zakelijke partners om een goede tool voor te stellen en de werklast te voorspellen. Sommige partners zullen geïnteresseerd zijn in integratie, terwijl andere liever webapplicaties gebruiken. Deze informatie is van cruciaal belang voor het plannen van de on-boardingactiviteiten. 

Een ander belangrijk punt is de naleving van de wettelijke voorschriften. Aangezien verschillende wetten en regels gelden voor partners in verschillende landen, vormen wettelijke vereisten vaak de grootste uitdaging. Om een voorbeeld te geven: in sommige regio's is het verplicht om een elektronisch factuur te verwerken via de infrastructuur van overheidsinstellingen (clearance model dat voornamelijk wordt gebruikt in Latijns-Amerika). In andere regio's worden de e-facturen rechtstreeks naar de ontvangers gestuurd, maar moet de juistheid van gearchiveerde facturen tot wel tien jaar later kunnen worden aangetoond (post-auditmodel dat meestal wordt gebruikt in de EU en het Gemenebest). De laatste tijd is e-facturatie voor overheidsdiensten in steeds meer landen verplicht.

De juiste tool op maat van uw bedrijfsbehoeften 

Voor een proces dat zo complex is als e-facturatie, is een uitgebreide oplossing nodig voor de volledige automatisering van het opstellen, verzenden, leveren en beheren van documenten. Zo wordt de verwerking van een factuur eenvoudiger en handiger. Er zijn veel verschillende standaarden en normen, en zakenpartners hebben vaak verschillende verwachtingen over de manier waarop facturen moeten worden verzonden en ontvangen en het formaat van de facturen. Met een degelijke oplossing kan u gegevensuitwisseling implementeren met elke zakelijke partner, ongeacht hun technologische maturiteit of geografische ligging.

Klik op onderstaande afbeelding om een grote versie te bekijken

Sommige bedrijven zoeken meerdere leveranciers voor de verschillende stadia van het proces: een partner voor EDI, een andere partner voor papier en scans en nog een andere voor factuurbeheer. Zo’n aanpak is niet altijd bevorderlijk. Het kan leiden tot onoplettendheid en slechte prioritering, incompatibiliteit tussen systemen en het ontbreken van de synergie van één leverancier, die zorgt voor de automatisering van het volledige proces. 

Van E-Facturatie tot Procure-to-Pay

Het automatiseren van het e-facturatieproces kan nog meer voordelen opleveren wanneer het wordt geïntegreerd met andere processen binnen het bedrijf. De holistische benadering, ook wel order-to-cash of procure-to-pay genoemd, garandeert dat u ook andere processen in de toeleveringsketen kan automatiseren en integreren met facturatieprocessen. Een totaalaanpak van zowel de interne als de externe communicatie met alle partners, inclusief de uitwisseling van productgegevens en van commerciële, logistieke of financiële gegevens, garandeert immers de beste resultaten. Bedrijven kunnen daardoor snel en veilig betrouwbare gegevens raadplegen, processen optimaliseren en de kosten voor het verwerken van documenten verlagen.

Leer meer en download de White Paper: E-INVOICING – GEEF UW BEDRIJFSRESULTATEN EEN DUWTJE IN DE RUG