E-facturatie wordt uiterlijk 2028 de nieuwe norm in Europa, maar Nederland loopt achter

Minder dan de helft van de grootbedrijven maakt gebruik van e-invoicing, of ontvangt met enige regelmaat e-facturen. En voor wie denkt dat dat weinig is: één op de vijf corporate organisaties meldt zelfs zelden tot nooit een e-factuur te ontvangen. Opvallende cijfers die naar voren komen uit het jaarlijkse Trendonderzoek Digitale Transformatie Finance en Inkoop. Voor dit onderzoek heeft onafhankelijk onderzoeksbureau DirectResearch meer dan 200 finance- en inkoopprofessionals van organisaties met meer dan 500 FTE ondervraagd.

Volgens het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (ViDA) van de Europese Commissie moet e-facturatie uiterlijk in 2028 verplicht worden voor zakelijke transacties tussen bedrijven in alle Europese lidstaten, waaronder ook Nederland. Oftewel: bedrijven mogen vanaf 2028 enkel nog e-facturen versturen en ontvangen. Wie nu nog gebruikmaakt van PDF-facturen of zelfs papieren facturen heeft dus nog een flinke taak voor de boeg.

Ook lid worden van het CFO.nl Panel?

Als betrokken CFO kun je samen met vakgenoten invloed uitoefenen op de toekomst binnen jouw sector. Bespreek belangrijke trends, ontwikkelingen en strategieën tijdens onze online CFO.nl Panels. Geïnteresseerd in kosteloze deelname? Bezoek CFO.nl/panel voor meer informatie en sluit je aan.

Ja, ik meld me aan

PDF is populaire keuze bij facturering

In 2024 ontvangen de meeste bedrijven hun facturen nog steeds als PDF via e-mail; 53% van de grootbedrijven geeft aan vaak of zelfs altijd hun facturen op deze manier te ontvangen. Andere opvallende resultaten uit het onderzoek:

• 41% van de ondervraagden ontvangt doorgaans e-facturen direct in hun boekhoud- of factuurverwerkingssysteem
• 31% ontvangt regelmatig e-facturen in XML-formaat per e-mail
• 1 op de 5 grootbedrijven ontvangt zelden tot nooit e-facturen

Andere manieren waarop facturen binnenkomen bij de afdeling Accounts Payable zijn via een online portal (23% van de ondervraagde finance medewerkers gebruikt deze methode regelmatig) of via Electronic Data Interchange (EDI), wat bij 20% van de grote bedrijven vaak of zelfs altijd gebeurt. Opmerkelijk is dat één op de vijf grootbedrijven nog regelmatig papieren facturen ontvangt. Slechts 15% van de grootbedrijven heeft definitief afscheid genomen van papieren facturen en geeft aan nooit meer rekeningen per post te ontvangen.

De opmars van e-facturatie

Hoewel e-facturatie nog lang niet de enige facturatiemethode is in het Nederlandse bedrijfsleven, wint het geleidelijk aan terrein. Als we de resultaten van dit jaar vergelijken met die van vorig jaar, dan is er een duidelijke stijging in populariteit te zien.

Vorig jaar gaf 34% van de ondervraagde financiële professionals aan dat hun bedrijf zelden tot nooit een elektronische factuur ontving, in welke vorm dan ook. Vandaag de dag gaat het om zo’n 20% die zelden tot nooit een e-factuur als XML via e-mail ontvangt, terwijl 26% vrijwel nooit een e-factuur direct in het boekhoud- of factuurverwerkingssysteem ontvangt. De cijfers liegen er niet om: e-invoicing wordt steeds populairder, maar er is nog een lange weg te gaan als het gaat om de volledige adoptie van deze methode.

Snellere betalingen met e-facturatie

De overgang naar e-facturatie gaat verder dan simpelweg voldoen aan regelgeving. Het biedt bedrijven namelijk veel voordelen ten opzichte van traditionele facturatiemethoden.

Een van de meest overtuigende voordelen van e-facturatie is de aanzienlijke efficiëntieverbetering. Door het facturatieproces te automatiseren, kunnen bedrijven de tijd die nodig is voor het opstellen, verzenden en verwerken van facturen drastisch verminderen. Het gevolg? Kostenbesparingen door een verminderde personeelsbehoefte, maar ook de verlaagde kans op fouten, waardoor correcties minder vaak nodig zijn.

Bovendien zorgt e-facturatie voor een snellere verwerking van betalingen. Elektronische facturen kunnen onmiddellijk worden verzonden en verwerkt, wat de verwerkingstijd en daarmee de betalingstermijnen verkort.

Te laat betalen van facturen

Uit hetzelfde trendonderzoek uitgevoerd door DirectResearch blijkt een dringende behoefte aan verbetering op dit vlak. Bedrijven hebben namelijk vaak moeite om hun inkomende facturen binnen de afgesproken betaaltermijn te voldoen: één op de tien grootbedrijven betaalt zelfs meer dan de helft van hun facturen te laat. Een schamele 25% van grootbedrijven betaalt vrijwel alle (90-100%) binnenkomende facturen op tijd.

Een belangrijke oorzaak van de vertraging in betalingen is een langdurig goedkeuringsproces. Daarnaast worden betalingen vaak vertraagd door talrijke aanpassingen die nodig zijn in het facturatieproces, zoals het corrigeren van onjuiste facturen, foutieve verzendingen of menselijke fouten die geregeld voorkomen tijdens de verwerking ervan.

Gemiddelde verwerkingstijd van facturen

Uit het trendonderzoek over de digitale transformatie van finance- en inkoopafdelingen blijkt dat de gemiddelde doorlooptijd van een factuur 14 dagen bedraagt. Dit betekent dat vanaf het moment dat een factuur binnenkomt bij de organisatie, het nog zo’n twee weken duurt voordat deze klaar is voor betaling.

In het huidige zakelijke landschap, waar snelheid en efficiëntie van vitaal belang zijn voor succes, zijn er talloze kansen voor bedrijven om hun factureringsprocessen te verbeteren. E-facturatie biedt een uitgebreid scala aan mogelijkheden in dit opzicht. Met e-facturatie kunnen organisaties niet alleen de doorlooptijd van facturen aanzienlijk verkorten, maar ook de nauwkeurigheid verbeteren en kosten verlagen door het elimineren van handmatige invoer en controle.

Daarnaast biedt de overstap naar e-facturatie bedrijven de kans om een dieper inzicht te krijgen in hun financiële verplichtingen en beschikbare middelen. Dit verbeterde inzicht, samen met een snellere verwerking, vereenvoudigt effectievere budgettering en financiële planning. Ook kunnen bedrijven hierdoor sterke relaties opbouwen met leveranciers door betrouwbare en tijdige betalingen te garanderen, wat van cruciaal belang is voor het behouden van een gezond supply chain-ecosysteem.

E-invoicing als standaard

Ondanks het feit dat minder dan de helft van alle grootbedrijven in Nederland gebruikmaakt van e-invoicing, heeft de Europese Commissie toch bepaald dat e-facturatie de Europese norm wordt. De adoptie van e-facturatie kan echter meer met zich meebrengen dan alleen het voldoen aan wettelijke vereisten; het is een strategische keuze die operationele efficiëntie verbetert, kosten verlaagt, snellere betalingen mogelijk maakt en beter inzicht biedt in de financiële situatie.

Maar naast de voordelen, lijkt het er sterk op dat bedrijven binnen aanzienlijke tijd niet langer de keuze hebben: hoe eerder de switch gemaakt wordt naar e-invoicing, hoe beter.

Meer over de digitale transformatie

Wil je meer weten over de huidige status van de digitale transformatie van financiële en inkoopafdelingen bij grote én middelgrote bedrijven in Nederland? Download dan gratis het volledige trendrapport.

Daarin lees je onder meer over:

• Welke trends en ontwikkelingen hebben invloed op Procurement en Accounts Payable?
• In welke mate zijn processen zoals factuurverwerking al geautomatiseerd?
• In hoeverre vormt indirect spend een probleem voor Finance en Inkoop?