Finance Inspiration Day 2015: Rol van finance in slimmer, sneller en beter worden

SAP organiseert jaarlijks de Finance Inspiration Day in Den Bosch, in samenwerking met de CFO Association, voor een kleine 100 CFO’s. Het thema van deze editie is: ‘Putting your business in the fast lane through simplifying finance’. Oftewel, hoe kan finance de business helpen slimmer, sneller en beter te worden? Dagvoorzitter Rens de Jong maakt een rondje zaal om de grootste dilemma’s in kaart te brengen waar financials bij deze missie tegenaan lopen. Epco Pottinga (SAP): "Tijd tot inzicht is te traag" “Verschillende IT-systemen, ontstaan door meerdere fusies, die niet met elkaar communiceren”, oppert een CFO. Een ander ervaart vooral stroperigheid in de manier waarop mensen iets proberen te bereiken. Technologie en culturele issues dus, die het zo lastig maken. Hoe kijkt gastheer Epco Pottinga, Director Business Analytics bij SAP, er tegenaan? “De drie dingen die je nodig hebt zijn mensen, structuren en technologie. Mensen zullen moeten samenwerken om snelheid in het bedrijf te brengen. De rol van finance is inzichten te creëren, bijvoorbeeld door financiële data met operationele data, zoals sales of HR, te combineren en daarmee trends in kaart te brengen. Op basis daarvan kan de business betere besluiten nemen, zoals het anders inzetten van de resources. Deze inzichten creëren doet finance al, maar de tijd tot inzicht is te traag. We hebben steeds meer informatie, maar we moeten het wel sneller kunnen vertalen naar praktische insights.”Yuri van Geest (Singularity University): “De snelheid waarmee ontwikkelingen nu gaan hebben we nog nooit gezien” Tijdperk van disruptieBeelden van Thaise stranden voor de tsunami. Toeristen praten over hoe de zee zich mysterieus terugtrekt, en hoe er vervolgens een hoge golf opbouwt. Niemand op dit strand op Phuket beseft wat er zich binnen enkele ogenblikken gaat voltrekken…De afloop krijgen we niet te zien, want die kennen we al. Maar het gevoel dat spreker Yuri van Geest (Singularity University) wilde overbrengen is geland bij het publiek, CFO’s van Nederlandse topondernemingen. “Dit is een typisch geval van kijken naar een nieuw fenomeen en dit proberen te interpreteren met een bestaande mindset.”Van schaarste naar overvloedDe Singularity University volgt ontwikkelingen in technologie die zich exponentieel ontwikkelen. Onlangs publiceerde Van Geest met medeauteur Salim Ismail de Amazon bestseller ‘Exponentiële Organisaties’ over bedrijven – zoals Uber en Airbnb – die door de toepassing van nieuwe technologieën een exponentiële groeicurve vertonen. Onlangs zagen we de opkomst van de unicorn – bedrijven die een jaar na oprichting al 1 miljard dollar waard zijn. Ook dit is al weer achterhaald, volgens Van Geest. “De snelheid waarmee het nu gaat hebben we nog nooit gezien.”Een smartphone in je lichaam die middels sensoren van alles vastlegt? Komt eraan. Je eigen DNA-profiel voor één dollarcent laten vastleggen? Dat kan binnenkort. Real-time high-res video beschikbaar van de hele wereld? Dat is niet meer ver weg. Waarom horen we hier niets over in de media? Die kunnen het volgens Van Geest ook niet meer bijhouden. “We gaan van een tijdperk van schaarste naar een tijdperk van overvloed. Neem de digitale fotografie: je kunt voor nul marginale kosten onbeperkt opnames maken. In plaats van de perfecte foto proberen te maken in een gelimiteerd aantal pogingen is selectie de uitdaging geworden. Dit zien we op vele andere gebieden ontstaan, zoals de energie. De prijs van zonnecellen daalt in een waanzinnig tempo. Of recentelijk robots van 100 dollar die de Baxter robot ontwrichten van 15.000 dollar. Sensoren die steeds goedkoper worden. De levensduur van een S&P 500 bedrijf is gedaald van 67 jaar naar 15 jaar. Bedrijven moeten continu innoveren om relevant te blijven.”Nieuwe modellen Waarom komt de exponentiële organisatie (ExO) nu op? “De reden is dat de oude lineaire modellen niet meer werken. Wie gebruikt er nog een telefoon van 15 jaar geleden? Niemand. Wie gebruikt organisatiemodellen van 100 jaar geleden? Bijna alle traditionele organisaties doen dat. We zijn getraind in het optimaliseren van schaarste, maar allerlei verschillende technologieën hebben de levensfase bereikt waarin ze overvloed gaan creëren. Organisaties maakte altijd gebruik van schaarste om een concurrentievoordeel te verwerven. In tijden van overvloed wordt toegang belangrijker.” De organisatie van eigendom wordt volledig omgekeerd, volgens Van Geest. “Klanten gaan alles voor jou doen: R&D, marketing, logistiek, enzovoorts. Uber en Airbnb doen alleen nog de matching. Hun klanten bieden de input. Hoe kun je daar als traditionele organisatie mee concurreren? Procter & Gamble kost het 300 dagen om een productidee naar het schap te krijgen. Community platform Quirky doet het in een maand. Local Motors bouwt 1.000 keer goedkoper een auto dan traditionele manufacturers. De community doet alles.”Een andere ontwikkeling is dat software de wereld opeet. “In welke industrie je ook zit, je bedrijf wordt een softwarebedrijf. Zelfs voedselbedrijven gaan hun klanten faciliteren in het thuis kweken van groente.” Hardware bedrijven moeten zich omvormen tot softwarebedrijven. En dat moeten ze snel doen, want het tempo dat de ambassadeur van de Singularity University waarneemt is moordend. Ieder bedrijf – klein, middel en groot – is nu met twee dingen tegelijk bezig: de core business managen en innoveren. “De fout die veel bedrijven maken is willen innoveren in de core business. Als je dat doet treedt meteen het anti immuunsysteem in werking”, besluit Van Geest. “Je moet innoveren aan de randen van je organisatie met kleine multidisciplinaire teams. Hier moet je continu mee bezig zijn.” Tussendoor een kijkje in de boardroom van de toekomst   Disruptie in de energiesector: noodzaak voor nieuwe visieNa de inspirerende opening van Yuri van Geest is het tijd voor een praktijkverhaal over hoe disruptie de finance functie raakt. Arjan Blok, voormalig CFO van Essent, heeft bijgedragen aan de integratie van RWE en Essent en deelt zijn ervaringen in het transformeren van de finance functie. De energiemarkt staat al langer bloot aan grote disrupties. “De verdienmodellen staan continu onder druk”, aldus Blok. “Klanten willen meer en meer zelf aan het stuur, variërend van meer inzicht en control door de toepassing van slimme thermostaten, tot aan de productie van stroom door zonnepanelen en warmte-koude opslag.” Niet alleen ontwikkelingen aan de klantzijde stimuleren de omslag van leverancier naar facilitator van het energieproces.  Blok: “Aan de aanbodkant zijn er een aantal spelers bij gekomen. Vereniging Eigen Huis bijvoorbeeld, die via een veiling kortingen bedingt voor klanten en daarbij zelf een marge meepakt. Of Google die de slimme thermostaat NEST koopt voor 3,2 miljard dollar. Waarom? Omdat ze waarde zien in de gebruiksgegevens die door de thermostaat worden verzameld. Waarde voor zichzelf en voor de klant. Over een aantal jaren vinden we het normaal als we het energieproces meldingen als: let op, je wasmachine vertoont kuren, neem contact op met deze of deze reparateur.”Fundament gelegd in passieWat betekent dat nou voor Finance? “Alle ontwikkelingen zorgen ervoor dat de houdbaarheid van huidige en nieuwe verdienmodellen wordt verkort,” stelt Blok. Het betekent dat bedrijven zich continu opnieuw moeten uitvinden. “En dan is het ‘leuk’ dat je als financial kunt uitleggen waarom de performance minder is geworden, maar dat draagt niets bij aan het verbeteren aan de toekomstige winstgevendheid. De nieuwe visie van finance is daarom het navigeren en het ondersteunen van waardecreatie. Concreet betekent dit veel meer focus op de toekomst: wat gebeurt er vandaag dat mijn verdienvermogen van de toekomst beïnvloed? En wat kan ik nu doen om in te spelen op die ontwikkelingen? Het betekent ook daadwerkelijke ondersteuning van de business: niet alleen het adviseren bij de keuze van het juiste innovatieve idee, maar ook dat idee snel en foutloos op de markt te brengen. De navigerende business partner mag zich alleen met dergelijke vraagstukken bezig houden, niet meer met het reguliere finance werk. Reporting processen organiseren we in separate units, waar de focus volledig ligt op simplificatie en standaardisatie.” Arjan Blok (Vml CFO Essent): “Hoe confronterend is het voor een controller om te horen dat niemand je rapporten leest?”  Een fundamentele transformatie kan pas slagen als de medewerkers zelf in beweging komen. Een onderdeel van de transitie was daarom het organiseren van klantkringen waarin de business praatte over de waarde van finance, met de controllers in een kring eromheen. “Hoe confronterend is het voor een controller om te horen dat niemand je rapporten leest?”, aldus Blok. “Soms was de boodschap echt niet leuk, maar het hielp wel om veranderingen snel door te voeren. Om per direct het nutteloze rapport niet meer te maken.” De nieuwe visie kan alleen slagen met de juiste financial op de juiste plaats, zeker nu dat andere competenties worden gevraagd. “We hebben via het concept van ‘open sourcing’ iedereen opnieuw laten solliciteren. Dat heeft iedereen aan het denken gezet: wat kan ik eigenlijk? En belangrijker: wat wil ik eigenlijk? Sommige controllers vonden innovatie spannend, dus zijn geswitched naar de reporting factory. Prima. We hadden ook managers die Excel koning waren, maar minder geschikt om een groep mensen mee te krijgen. Die zijn van plek gewisseld en leveren nu, naar ieders tevredenheid, meerwaarde door snelle en relevante informatie. We hebben ons nieuwe fundament gelegd in passie. Iedereen doet wat zij goed kunnen, iedereen doet wat zij willen en ze weten wat zij vandaag kunnen doen om impact te maken.”  Rens de Jong: "Wat is het grootste probleem: cultuur of technologie?"  Finance transformatie bij SAPSoftwaregigant SAP maakte de afgelopen jaren een grote transformatie door waarbij het business model van de onderneming verschoof van het leveren van on premise softwaresystemen naar het leveren van softwarediensten in de cloud. Niet langer mikt de onderneming alleen op organische groei, maar is een belangrijke rol weggelegd voor acquisities van bedrijven die actief zijn in cloud-technologie. Om het nieuwe business model consistent wereldwijd in te kunnen voeren, moest het gedecentraliseerde model plaatsmaken voor een strakke centrale aansturing. Luka Mucic, sinds 2014 CFO en COO van SAP en in die rol verantwoordelijk voor het transformeren van alle corporate finance-activiteiten en administratieve processen, licht toe: “Voor de finance-functie betekent de transformatie dat transactionele processen zoveel mogelijk zijn geoptimaliseerd door automatisering. Dit gebeurde echter niet uit het oogpunt van kostenbesparing, maar vanuit het idee dat de besparingen weer worden geïnvesteerd in mensen en systemen om een optimale business partner te kunnen zijn voor zowel de commerciële afdeling bij het sluiten van deals als op macroniveau voor financiële planning.” De transformatie bracht ook meer snelheid in de onderneming. “Onze closing is met vijf dagen teruggebracht sinds 2013. Snelheid op zich is geen kwalitatieve waarde, voor mij als CFO is het belangrijk dat we door de snelle closing onze volgende planning en forecastcyclus eerder kunnen beginnen. Je kunt hierdoor de business meer sturen”, stelt Mucic. Daarnaast biedt de extra tijd de mogelijkheid om de kwaliteit van de cijfers goed te waarborgen. Voor CFO’s die in de voorbereiding van een grote transformatie zitten heeft Mucic een praktische tip: “Het grootste gevaar in denken over transformatie is jezelf dood plannen. Wees niet te wetenschappelijk in de planning van je transformatie, je moet een steen in het water gooien en accepteren dat het niet perfect zal zijn.” CFO moet CIO wordenDe titel ‘CFO moet CIO worden’ staat op het scherm. “De CIO? Dat is toch onze IT Manager?” begint de volgende spreker Frank Geelen (Partner CFO Services bij Deloitte Consulting). “De traditionele financial is gewend te focussen op de kostenkant omdat de topline jarenlang heel stabiel was. Die is nu enorm in ontwikkeling. Hypergrowth and krimp zien we steeds vaker. De focus moet verschuiven van kostenfocus naar topline focus.” Bestaat de CFO nog over 10 jaar? Geelen denkt van niet. Maar de Chief Information Officer wel, en daarmee doelt Geelen niet op de IT manager. “In onze huidige rol zijn we veel te veel bezig met verantwoording en lagging indicatoren”, aldus Geelen. “Het maken van kwartaalrapportages kost zeeën van tijd en zijn ze nog relevant? In toenemende mate niet meer. Ondertussen laten we het lopen als het aankomt op data-informatie. Als we als finance iets moeten doen is het alles wat met data-analyse te maken heeft naar ons toetrekken. Wij zijn goed in consolideren, interpreteren en rapporteren. Maar wie trekt nu alles met data en business intelligence naar zich toe? De IT-functie. Ik heb niks tegen IT, maar wij zijn beter geëquipeerd om data om te zetten in waardevolle informatie.”“De i in de titel staat ook voor Chief Influence Officer”, vervolgt Geelen. “Als we niet oppassen worden we steeds minder relevant. We moeten ons focussen op alles wat niet financieel is. Leuk dat we snel financials kunnen opleveren, maar de winst gaan we pakken op de KPI’s waar de business echt op kan sturen. Wat gebeurt er voor in de keten? Hoeveel ideeën gaan er in de R&D pipeline? Hoe staat de medewerkerstevredenheid ervoor? Daar kunnen we op sturen. Op de i van influence valt nog veel te winnen voor finance.”Tot slot, de derde i is van innovatie. Dat gaat dan niet om nieuwe ideeën, stelt Geelen. Die zijn er genoeg. Het gaat om het omzetten van die ideeën in echte businesses. “Nieuwe business modellen moeten we instappen. Afrekenmechanismen en pricing zijn gebieden waar finance als business partner moet aanhaken.”En wat vindt de CIO daar van? “Die wordt CTO”, voorspelt Geelen. “Alle onderliggende technologieën met elkaar verbinden, cybersecurity en het integreren van nieuwe technologie, zoals robotics en 3D printing. Die komt helemaal niet meer toe aan business informatie.”“Tot slot”, besluit Geelen, “moeten we gaan werken aan self destruction. Maandverslagen moet de business on demand uit de muur kunnen trekken. Achteruit kijken is een commodity. Dit duurt nog een aantal jaren, dus laten we zorgen dat we tegen die tijd comfortabel zijn in de nieuwe rol van finance.”