Verouderde rapportagesystemen: “Met Fiat Panda meedoen aan Parijs-Dakar”

Aan de CFO worden steeds meer eisen gesteld. Hij of zij moet niet alleen de financiële processen binnen een bedrijf op orde hebben, hij moet ook steeds meer meedenken en -beslissen over andere bedrijfsactiviteiten. Maar het lukt de CFO alleen goed om als ‘rechterhand van de CEO’ op te treden als hij over de juiste informatie beschikt. En dat is lang niet altijd het geval, zegt Rob Cools, directeur product marketing EMEA van Workday. Volgens het mede door Workday gesponsorde onderzoek The Future of Financial Reporting van bureau FSN hebben bijna alle (97 procent) van de 1.000 geïnterviewde CFO’s zelfs slaapproblemen, omdat ze niet beschikken over de juiste data. Juiste data hebben ze zeker niet als het gaat om beslissingsondersteunende informatie waarmee het bedrijf sneller kan reageren en anticiperen op actuele ontwikkelingen. De CFO kan geen analyse en advies geven, aangezien de gegevens waarop hij of zij zich zou moeten baseren niet deugen.

Onbetrouwbare informatie

“De meeste bedrijven hebben hun financiële administratie wel op orde, en op hun balans en winst- en verliesrekening valt ook niet veel aan te merken”, zegt Cools. “Het gaat evenwel mis in de aanvullende rapportages: de data worden uit allerlei primaire administratieve systemen getrokken, en ondergebracht in datawarehouses. Daar worden vervolgens rapportagetools op losgelaten. Het einde is helemaal zoek als bestuurders vervolgens met hun eigen spreadsheet nadere analyses gaan uitvoeren. Dan kan het gebeuren dat verschillende boardmembers hun eigen waarheid creëren. En dan heb je wel een probleem als bedrijf.” De multidimensionale cubes, dashboards en andere schijnbaar geavanceerde instrumenten die gebruikmaken van slordig bij elkaar geharkte gegevens zijn dus onbetrouwbaar: “Ik heb wel eens meegemaakt dat een bedrijf volgens de financiële administratie 570 mensen in vaste dienst had en volgens de personeelsadministratie 580”, aldus Cools. Bovendien is de informatie ook vaak verouderd, want die is gebaseerd op deeladministraties die slechts af en toe worden bijwerkt. “CFO’s zien in het algemeen het nut in van actuele rapportages en willen op grond daarvan prognoses maken. Maar hun rapportagesystemen lenen zich daar niet voor.” Geen wonder overigens: die systemen zijn vaak zeker tien, twintig jaar oud.

Hangen en wurgen

De rapportagesystemen stammen uit de tijd dat nog niet zo’n zwaar beroep werd gedaan op de CFO. Voor het maken van de primaire financiële rapportage voldeden ze prima. Nu niet meer. Veel bedrijven besluiten desondanks die verouderde systemen te behouden, en ze aan te passen en uit te breiden door ze via allerlei moeizame ICT-trajecten aan soms tientallen aanvullende informatiesystemen te koppelen. “Alsof je met een Fiat Panda probeert mee te doen aan Parijs-Dakar”, zo typeert Cools deze gang van zaken. “Het lukt misschien wel, maar alleen met hangen en wurgen.”

Het kan veel makkelijker, geeft hij aan: gooi de legacy software de deur uit en begin opnieuw, met software waarmee de CFO kan voldoen aan alle eisen die tegenwoordig aan hem worden gesteld. Rethink your technology is dan ook het mantra van Workday. Cools adviseert te kiezen voor software die van de grond af aan is opgebouwd en gebruikmaakt van de nieuwste technologie. Dergelijke software is betrekkelijk snel en makkelijk op te zetten en te gebruiken, omdat er niet allerlei databases hoeven te worden gekoppeld om rapportages te krijgen.

“Tien jaar geleden moest je wel met relationele databases werken, nu niet meer. Nu is het bijvoorbeeld mogelijk alle informatie uit het grootboek volledig uit te splitsen en kosten toe te schrijven aan kostenplaatsen en cost drivers. Zodoende kun je veel beter beslissingen nemen op grond van cijfers in plaats van het onderbuikgevoel.” Als alle data bovendien in de cloud zijn opgeslagen, is de informatie niet alleen eenduidig maar ook realtime opvraagbaar. Zeker voor bedrijven waarvoor snelheid van levensbelang is, kan dit alles een groot concurrentievoordeel opleveren. Cools: “Een klant van ons is bijvoorbeeld handelshuis IMC. Dat heeft miljoenen transacties per dag, en wil de informatie tot op detail kunnen analyseren. Het bedrijf heeft bovendien besloten bij alle boardmeetings gebruik te maken van realtime informatie over investeringen en beleggingen. En ze willen à la minute kunnen reageren op ontwikkelingen en met rolling forecasts werken.”