Rondetafel: CFO’s en CHRO’s vinden elkaar in crisistijd

In tijden van crisis wordt de verstandhouding tussen de CFO en de CHRO meer beproefd dan anders. Hoe ga je onder druk van urgente omstandigheden om met principiële dilemma’s: Komt de directie wel of niet naar kantoor? Hoe bedwing je reflexen op de korte termijn als de omzet nagenoeg wegvalt? Kun je de purpose en people agenda ongeschonden door de crisis loodsen? Slaagt de board erin vanuit huis met één mond te spreken naar de buitenwereld?  

Onder leiding van Kevin Mottard, head of executive networks bij Alex van Groningen, werd een aantal harde noten gekraakt tijdens de online rondetafelsessie die plaatsvond op initiatief van Alex van Groningen, in samenwerking Oracle. Aan dilemma’s geen gebrek zo bleek tijdens de 1,5 uur durende online sessie waaraan deelnamen CFO’s en CHRO’s van SNV, Intravacc, De Bijenkorf, Den Hartogh Logistics, Cloetta Holland B.V., Eden Hotels, Florensis, BrandLoyalty en Prorail.

Nu of nooit

André van den Bos, HCM Solution Consultant bij Oracle, ziet dat klanten divers reageren maar één ding gemeen hebben: “Als het om digitaliseren gaat maakt deze crisis tenminste één ding duidelijk: het is nu of nooit. Organisaties zijn noodgedwongen zoekende naar mogelijkheden om sneller te digitaliseren. Zelfs binnen Oracle zie ik dat gebeuren, hoewel wij al erg gewend waren aan thuiswerken bijvoorbeeld.”

Vrees voor faillissement op korte termijn is er bij geen van de deelnemers, maar de noodzaak om – fors – te sleutelen aan het verdienmodel speelt bij de meeste wel. Al doet iedereen zijn best om gedwongen ontslagen tot het laatst toe te voorkomen, zal dat in veel gevallen niet helemaal lukken. “De NOW-regeling houdt veel organisaties en mensen overeind, dat geeft velen even lucht. In ons geval is de NOW-regeling eigenlijk uitstel van executie, omdat het geen duurzame oplossing biedt.” 

De impact op management en medewerkers is hoe dan ook groot. “Ik denk dat we onderschatten wat er nog aan gaat komen. Als samenleving zijn we nu vooral bezig met overleven. Ik maak me zorgen hoe de medewerkers straks mentaal uit deze crisissituatie komen. Zij zitten nu ook in de overlevingsmodus,” aldus een CHRO.

Handtekeningen ophalen verleden tijd

Een CFO vult aan: “Wij besteden nu heel geregeld aandacht aan de medewerker thuis. Wekelijks peilen we hoe medewerkers er in zitten middels een smiley-systeem. Verder zien we dat allerlei processen digitaal sneller en efficiënter blijken te kunnen. Neem het gebruikelijke handtekeningen ophalen. Zelfs dat is vervangbaar.” 

De CHRO hierboven reageert dat in haar internationale organisatie wordt nagedacht over wereldwijd elke dinsdag thuis werken, want de voordelen dringen zich op. Het is duurzamer als niet iedereen steeds naar kantoor komt. Online vergaderen blijkt als voordeel te hebben dat naar de verstandige opmerkingen van introverte medewerkers veel beter wordt geluisterd. En nood breekt wet: “Mensen die niet wilden veranderen, gaan nu opeens wel veranderen.”

Maar thuiswerken zorgt ook voor de nodige hoofdbrekens, zoals een CFO constateert: “Mensen die thuiswerken, worden meer geconfronteerd met hun persoonlijke situatie, met de zorg voor anderen, ziektegevallen om hen heen. Al kunnen de meesten van onze medewerkers online uit de voeten, ideaal is het zeker niet.”

Survival of the fittest

Een van de CHRO’s haalt Darwin van stal: “Het komt nu nog meer dan normaal aan op aanpassingsvermogen. Je kunt nog zo succesvol zijn en nog zulke sterke schouders hebben. Alleen als je je weet aan te passen aan de nieuwe omstandigheden, overleef je deze crisis. Dat geldt voor organisaties en voor medewerkers.” 

Als het gaat om beslissingen op het personele vlak hebben de CHRO en de CFO elkaar hard nodig. Al blijkt de rolverdeling daarbij soms spontaan te veranderen, zoals een CHRO vertelt: “Ik werk heel fijn samen met mijn CFO. En bij een gezamenlijke presentatie laatst benadrukte hij heel empathisch de moeilijke positie van de medewerker en wees ik er met het opgeheven vingertje op dat de continuïteit wel ergens van betaald moest worden. Tot mijn eigen verbazing nam ik zelf opeens de rol van CFO aan.”   

In andere gevallen blijkt de CFO de HR-directeur als tegenwicht in de discussie “toch echt nodig te hebben”, omdat hij bij alle focus op de cijfers nog wel eens voorbij wil gaan aan het gevoel van de medewerkers. “En daarbij gaat het niet alleen over hun angst voor baanverlies, maar bijvoorbeeld ook over de angst van medewerkers om besmet te raken als ze weer contact moeten hebben met klanten. Ik heb eerder de neiging om te denken: we gaan er toch voor als we daar ons bedrijf mee redden.”

Geweten van de organisatie

Een CHRO uit de non-profit-sector ervaart “totaal geen onderscheid” tussen hemzelf en de andere board-members: “In onze organisatie hoef ik de CFO of de CEO geen empathie bij te brengen en me als het geweten van de organisatie op te stellen; iedereen hier is doordrongen van de purpose en zich bewust van de maatschappelijke impact van alles wat we doen, ook ten aanzien van de medewerkers.”   

En dan het dilemma van de werkgever die de afgelopen jaren veel tijd gestoken heeft in het binnenhalen van schaarse talenten, met onmisbare kennis voor het uitvoeren van de toekomststrategie. “De crisis dwingt ons te reorganiseren maar we zouden onszelf enorm in de vingers snijden als we deze talenten geen vast contract aanbieden,” zegt een van de CFO’s. 

Eén van de hamvragen is tot slot of de corona-crisis een game changer zal zijn voor de digitale ontwikkeling van de organisatie en de mogelijkheden voor thuiswerken. Dat verschilt sterk per organisatie. “Mijn vorige werkgever was internationaal gespreid. Daar hadden we al een online vergadercultuur. Mijn huidige werkgever is puur nationaal. Daar moeten we nu met zijn allen die stap nog zetten,” zegt een CFO. 

Op locatie werken te groot risico?

Verder maakt het veel uit of medewerkers hun taken vanuit huis kunnen uitvoeren. Stel dat een groot deel van de werkzaamheden gebonden is aan de werkvloer, waar 1,5 meter afstand houden lastig is voor medewerkers. Kan de board dan thuis achter de laptop gaan zitten werken, of moet dat omwille van de solidariteit en de onderlinge cohesie juist op locatie? “Wij hebben tot nu toe gekozen voor dat laatste, maar we realiseren ons ook dat we daarmee misschien een te groot risico nemen,” aldus een CFO.

Omdat fysieke aanwezigheid zo gewaardeerd wordt, wil een van de CHRO’s het op korte termijn weer stap voor stap mogelijk maken voor medewerkers op kantoor te komen werken. Dit is voor een andere CFO nog een stap te ver: “De potentiële consequenties van een besmetting zijn enorm en we weten nog lang niet alles over dit virus. Je moet heel voorzichtig zijn tot er een medicijn of een vaccin is.”

Hier tekent het dilemma zich het sterkst af: moet je koste wat het kost elke besmetting en mogelijk overlijden voorkomen of moet je juist voorkomen dat er straks vele honderdduizenden werklozen zullen zijn en tienduizenden faillissementen? 

Fysieke aanwezigheid meer gewaardeerd 

Hoe het ook wordt ingericht en wat de frequentie ook zal zijn, thuiswerken zal volgens alle deelnemers vast onderdeel worden van de wekelijkse routine. “Thuiswerken lag bij ons tot voor kort lastig, nu ziet iedereen er de voordelen van. Tegelijk waarderen medewerkers nu weer meer de fysieke aanwezigheid met de collega’s.”

“De paradox is dat bedrijven zowel moeten overleven als moeten investeren en versnellen en technologie gaat daarbij helpen. Natuurlijk een lastig dilemma, want investeren vraagt middelen,” aldus Van den Bosch van Oracle. Hier ligt wellicht een schone taak voor de banken wordt tot slot met instemming geconstateerd.

Na beëindiging van de sessie kan het gezelschap terugkijken op een onderhoudende discussie. En bovendien onder het genot van een goed glas wijn, thuis aangeboden door de organiserende partners. Want waarom zou je een online rondetafel niet beklinken met een klassieke borrel?