Start een ‘in-house’ bank en beschik over meer werkkapitaal tegen lagere kosten

Door Joris Gijzendorffen en Joris VisserVoor ondernemingen met vestigingen in meerdere landen kan het daarom voordelig zijn om betalingen vanuit een centrale locatie uit te voeren.Het centraliseren, standaardiseren en automatiseren van betalingsprocessen binnen de groep biedt de mogelijkheden voor onder andere een goede voorspelling van de totale ‘cash outflow’ van de onderneming en het samenvoegen van  betalingen in een optimale betalingsbatch. Dit betekent minder mensen voor accounts payable en lagere (externe-) bankkosten. Het centraal beheren van de cash door het gebruik van in-house bankrekeningen maakt het mogelijk om efficiënt en zonder cash ‘payments-on-behalf-of’ binnen de groep te doen, cash pooling van de werkmaatschappijen naar de centrale entiteit uit te voeren en reconciliatie van betalingen binnen een business groep te doen. Voordelen hiervan zijn onder andere een afname in het aantal externe bankrekeningen, minder valutatransacties, afname in de intercompany-transfers en het vrij maken van ‘locked liquidity’. Uitdaging bij de centraliseringOp basis van onze ervaring in betalingscentraliseringsprojecten voor multinationale ondernemingen zien we drie belangrijke uitdagingen die illustreren dat het om een ingrijpende transformatie gaat:1. Stakeholder managementDe verandering raakt veel afdelingen in de financiële kolom in de onderneming. Treasury, Tax, Legal, Accounts Payable, Accounting & Reporting en de lokale financiële afdelingen hebben te maken met de veranderende betalingsprocessen. Daarnaast heeft de verandering ook consequenties voor de afdeling inkoop. Uitdaging voor het transformatieprogramma is om de betrokken afdelingen al vroeg mee te nemen en breed te informeren. 2. Vastleggen van het toekomstige operating model en processenDe vragen “wie is eindverantwoordelijk voor wat?” en “wie voert wat uit?” staan centraal in het operating model voor betalingen. Het is een uitdaging om hier een helder en gedragen antwoord op te krijgen. Op basis van de antwoorden op deze vragen kunnen de betalingsprocessen verder uitgewerkt worden, inclusief de processen voor de zogenoemde “non-happy”-flows, zoals het terugdraaien van betalingen en procedures voor oplossen van disputen. Aanpassingen in het operating model op een later moment in de transformatie hebben hun weerslag op de processen en IT.3. Keuze en implementatie van de ondersteunende ITAls vanzelfsprekend is ook de impact op de IT systemen groot. Er wordt immers een ‘in-huis bank’ gebouwd. Het registreren en uitvoeren van alle betalingsaanvragen en de link naar de accountingsystemen gaat veranderen. Het gebruik van de huidige IT en eventuele nieuwe IT-modules en -pakketten vraagt om aanpassingen. De aansturing van de IT-leverancier(s) om een goede oplossing te krijgen vergt de juiste timing, solide procesdocumentatie en helder vastgelegde business- en functionele eisen.De voordelen van een gecentraliseerde in-huis bank  in combinatie met een ‘payment factory’ voor een multinational betekent voor de externe bank minder activiteiten en opbrengsten uit het verwerken van betalingen. De relatie tussen de multinationale onderneming en de bank wordt daarmee eenvoudiger en goedkoper.Joris Gijzendorffen en Joris Visser zijn beiden Managing Consultant bij Capgemini Consulting. Consultants van Capgemini bloggen op CFO.nl over strategie en IT.